3. Организация процесса отбора претендентов на вакантные должности
Чтобы программа отбора претендентов была действенной, следует ясно сформулировать качества работника, необходимые для соответствующего вида деятельности. Критерии следует формировать так, чтобы они всесторонне характеризовали работника: образование, опыт, медицинские характеристики, личные качества. «Эталонные» уровни требований по каждому критерию разрабатываются исходя из характеристик уже работающих на предприятии работников, хорошо справляющихся со своими обязанностями, занимавших ранее вакантное место.Решение при отборе обычно состоит из нескольких ступеней, которые следует пройти заявителям. На каждой ступени отсеивается часть заявителей или же они сами отказываются от процедуры. Естественно, что большинство предприятий используют не все ступени – все зависит от характера вакансии.
Собеседования, беседа по найму до сих пор является наиболее широко применяемым методом отбора кадров. Принимая на работу новых сотрудников, организация располагает обычно лишь документальными данными о нём, поэтому беседа приобретает важное значение. Цель практически любого вида беседы - знакомство с претендентом.
3.1 Предварительная отборочная беседа
Предварительная отборочная беседа проводится с целью первого знакомства с претендентами, для того чтобы отсеять заведомо неподходящих кандидатов, не допуская их к более трудоемкому и затратному второму этапу.
Прежде чем приступить к собеседованию, следует составить программу, которая зависит главным образом от числа кандидатов и от того, какие виды собеседования (по отдельности или в комбинациях) будут использованы. После того как составлена программа, получены личные рекомендации и рекомендации от прежних работодателей, а также приглашены кандидаты, можно приступать к процессу собеседования.Существует несколько разновидностей собеседований с кандидатами, выбор которых зависит от традиций организации, особенностей кандидата, вакантной должности.Цель этих собеседований заключается в оценке степени соответствия кандидата портрету идеального сотрудника, его способности выполнять требование должностной инструкции, потенциала профессионального роста и развития, способности адаптироваться в организации, знакомстве с ожиданиями кандидата в отношении организации, условий работы, её оплаты и т.д.Важно помнить, что собеседование является, двусторонним процессом - не только организация оценивает кандидата, но и кандидат оценивает организацию с точки зрения её соответствия его собственным интересам и запросам. Сотрудник, проводящий собеседование, должен предоставить максимально объективную информацию об организации, чтобы заинтересовать кандидата и, в тоже время, избежать приёма на работу тех, чьи ожидания расходятся с возможностями организации. Чем раньше потенциальный работник и работодатель поймут, что они не подходят друг другу, тем лучше будет обеим сторонам. Каждая организация имеет собственную, отличную от других, культуру, которая может не совпадать с ценностями и стилем поведения кандидата. Резкое несоответствие чревато конфликтом, болезненным как для сотрудника, так и для организации.Собеседование по отбору персонала состоит в очной встрече представителя организации с кандидатом на занятие вакантной должности и представляет собой обмен информацией, в ходе которойвыясняется степень заинтересованности кандидата в конкретной работе, его потенциал для работы в вакантной должности. Представитель организации пытается составить собственное мнение по двум основным вопросам:- может ли данный кандидат успешно работать в должности и в организации (способность кандидата);- будет ли данный кандидат успешно работать в должности и в организации (мотивация кандидата).Работа на этой ступени может быть организована различными способами. Предпочтительно, чтобы кандидаты приходили в отдел кадров или на место работы. При этом в организациях применяются общие правила беседы, направленные на выяснение, например, уровня образования претендента, оценку его внешнего вида и определяющих личностных качеств. После этого заявитель направляется на следующую ступень отбора. Претенденты, прошедшие предварительную отборочную беседу, должны заполнить бланк заявления и анкету. Число пунктов анкеты должно быть минимальным, и с их помощью необходимо запрашивать информацию, более всего характеризующую производительность труда претендента. Вопросы могут относиться к прошлой работе и складу ума, чтобы на основе можно было провести психометрическую оценку претендента. Пункты анкеты должны быть сформулированы в нейтральном стиле и предполагать любые возможные ответы, включая возможность отказа в ответе. Эти сведения используются в дальнейшем при беседе по найму.
Наиболее распространенным видом собеседования на данном этапе является собеседование «один на один», во время которого один представитель организации встречается с одним кандидатом. Положительными моментами данного вида собеседования являются следующие: представителю организации легче контролировать ситуацию; разговор может быть непринужденным, полуофициальным; претендент чувствует себя более раскованным, «выдает» больше информации. Отрицательными чертами является то, что велика вероятность субъективности в оценке кандидата, особенно если представитель организации не имеет достаточно опыта в проведении собеседования.Второй вид интервью – групповое. Один представитель организации встречается с несколькими кандидатами на должность, при этом он имеет возможность одновременно сравнивать нескольких претендентов и, что особенно важно, понаблюдать за ними в условиях стрессовой ситуации, причиной которой служит присутствие конкурентов. Другой вариант группового интервью, когда несколько представителей организации встречаются с одним или несколькими кандидатами. При этом повышается объективность оценки кандидатов. Маловероятно, что все интервьюеры одновременно будут предубеждены против какого-то кандидата. Если кандидатов несколько, то процесс собеседования очень сильно усложняется и требует тщательной подготовки и согласованности действий интервьюеров. Весь ход интервью может быть распределен между всеми интервьюерами, в зависимости от их специализации и должности. Плюсом групповой беседы является то, что можно, не нарушая её хода, делать необходимые записи. И, наконец, групповое интервью производит на кандидата более солидное впечатление.
Существует несколько классификаций собеседований (интервью) по отбору персонала, одним из наиболее распространенных является следующее разделение:[5] биографические собеседования, провокативные собеседования, ситуационные собеседования, критериальные собеседования.Биографические собеседования строятся вокруг фактов из жизни кандидата, его прошлого опыта. Биографическое используется для того, чтобы воссоздать факты, не отраженные в резюме, или прояснить те из них, которые вызывают сомнения. Например, по какой причине человек сменил работу или чем занимался в течение периода, не включенного в резюме. Ценность этого вида интервью в расширении и уточнении имеющейся информации. С помощью биографических вопросов можно узнать, на что человек ориентирован – на поиск новых возможностей или на качественную долгосрочную работу.В ходе такого интервью задаются вопросы типа «Расскажите о своей прежней работе? Какой предмет Вам нравился больше всего в школе? Почему Вы выбрали тот институт, в который поступили? Если бы Вы могли вернуться на 10 лет назад, что бы Вы сделали по-другому?»Биографическое собеседование дает возможность оценить то, что кандидат уже сделал в своей жизни и на основании этого предположить, насколько успешно он сможет работать в должности, на которую претендует.Ограниченность биографического собеседования состоит, прежде всего, в невозможности оценить сегодняшнее состояние кандидата, его способности и мотивацию.Провокативное, или стрессовое собеседование помогает выявить «скользкие» моменты. Интервьюер заметил что- то странное и задает вопрос в лоб: «Почему вы опускаете глаза?» или «А почему вы сейчас занервничали?» У каждого, кто устраивается на работу, помимо декларируемых намерений есть и скрытые. Возможно, студентке хочется подработать во время каникул, а когда начнется учеба, она уволится. Кому-то нравится получать образование за счет работодателей: здесь повысил квалификацию – ушел, там поучился – ушел.
Чтобы выяснить, что движет нанимающимся на работу, задают вопросы вроде: что будет после того, как вы пройдете у нас обучение? Но даже провокативное интервью надо проводить тактично: не припирать человека к стенке, а внимательно отмечать в его словах и жестах признаки лжи, двойные послания или несоответствие сказанному. Впрочем, некоторые руководители прибегают и к откровенно жестким методам: могут плеснуть в кандидата водой или «случайно» пролить ему на костюм кофе, чтобы посмотреть на реакцию.
Ситуационное собеседование строят на «примерах из жизни» (кейсах). В ходе ситуационного собеседования кандидату предлагается решить одну или несколько проблем (практических ситуаций). В качестве таковых часто используются реальные или гипотетические ситуации, связанные с будущей профессиональной деятельностью кандидата.
«Клиент раздражен и требует руководителя. Ваши действия?» Или: «С чего вы начнете работу в этой должности?». В зависимости от предложенного претендентом решения делают вывод, владеет ли он необходимыми поведенческими шаблонами, умеет ли ставить цели, способен ли «разруливать» проблемы и проблемки. Такое интервью очень эффективно при поиске кандидата на должность линейного менеджера. Собеседование же с исполнителем лучше заменить профессиональным тестированием: секретарю дают что- то напечатать или предлагают пройти тест на владение типовыми офисными программами.