Управлениями железных дорог по согласованию с соответствующими архивными учреждениями могут представляться на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения годовые разделы описей на дела постоянного хранения структурных подразделений после их согласования ЭК организации, после этого описи утверждаются руководителем структурного подразделения.
Годовой раздел описи на дела по личному составу организации, передающей документы на государственное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, визируется руководителем соответствующего структурного подразделения и согласовывается с ЭК организации железнодорожного транспорта. После согласования описи ЭК организации железнодорожного транспорта она представляется на согласование ЭПК соответствующего архивного учреждения.
Годовые разделы описей на дела долговременного хранения (свыше 10 лет), а также описей на дела по личному составу организаций, не передающих документы на государственное хранение, печатаются в двух экземплярах, подписываются составителями, визируются руководителями соответствующих структурных подразделений, согласовываются ЭК организации и, если эти документы подлежат передаче на хранение в архив вышестоящей организации, согласовываются ЭК вышестоящей организации, а затем утверждаются руководителем организации.
Дела временного хранения учитываются и хранятся в структурных подразделениях согласно номенклатуре дел.
Описи дел структурных подразделений составляются сотрудником подразделения, ответственным за делопроизводство.
1.4 Оперативное хранение и использование документов
Дела структурных подразделений с момента заведения их до сдачи в архив хранятся канцелярии или специально отведенных закрывающихся помещениях. Дела устанавливаются корешками наружу в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающих их сохранность.
Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения, как правило, не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебных и следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководителя подразделения с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и акта о причинах изъятия подлинника.
В течение календарного года на выданные дела или документы заполняются карточки-заместители. В них указывается структурное подразделение, номер дела (документа), дата его выдачи, кому выдано, дата его возвращения, расписки в получении и приеме дела (документа).
Выдача справок по документам, снятие с них копий и выписок, вынос документов и дел из организации (структурных подразделений) и передача их во временное пользование производятся только с разрешения руководителя организации железнодорожного транспорта (структурного подразделения).
Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководства организации железнодорожного транспорта подлинных личных документов об образовании (дипломов, аттестатов), трудовых книжек и других личных документов, не полученных в свое время владельцами. На место изъятого личного документа вкладывается справка или делается соотвествуюшая отметка, а при необходимости - снятая с изъятого документа копия.
Архив организации железнодорожного транспорта контролирует обеспечение сохранности и порядок использования документов постоянного, долговременного хранения и по личному составу до сдачи их в соответствующий архив.
1.5 Передача дел на архивное хранение
Документы постоянного и долговременного сроков хранения, законченные делопроизводством, подлежат передаче структурными подразделениями в архивы организаций через год, а документы по личному составу - через пять лет после завершения их в делопроизводстве.
Документы со сроками хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях и по истечении установленных сроков хранения и практической необходимости уничтожаются. При ликвидации (реорганизации) организации приему в соответствующие архивы подлежат все документы независимо от сроков их хранения.
Передача документов в архив организации производится один раз в год полностью за весь календарный год.
Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, архив оформляет выдачу дел во временное пользование и контролирует их состояние и хранение.
Вместе с делами в архив организации передаются регистрационно-контрольные карточки на документы.
При приеме дел в архив организации сверяются данные описей (индекс, заголовок дела, даты, количество листов) с описанием на обложке дела и с фактическим содержанием документов в деле.
После приема дел заведующий архивом организации или его заместитель расписывается на всех экземплярах годового раздела описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годового раздела описи возвращается структурному подразделению.
При реорганизации или ликвидации организации порядок передачи и дальнейшего использования документов организации предусматривается в приказе о ее реорганизации и ликвидации. При реорганизации организации ее приемник принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизуемой организации и архив. Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанности ликвидационной комиссии.
СОГЛАСОВАНО Заместитель Руководителя Федеральной архивной службы России В.А.Еремченко 2 июня 1998г.
Список используемой литературы:
· Басаков М.И. Справочник секретаря-референта – Ростов на Дону: 2003 г.
· Вигера А.М. Секретарское дело. – Ростов на Дону: 2003г.
· Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство. Образцы документов. Инструкции. ГОСТы. – Москва: Проспект, 1999г.
· Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. – Москва; Новосибирск: ИНФРА-М, 2001.
· Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности. – Москва: ИНФРА-М, 2001г.