Документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, равно как и документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, должны быть погашены штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием числа, месяца и года.
Документальный поток может быть входящим (документы поступают со стороны от других организаций), исходящим (составленные документы предназначены для внешних пользователей) и внутреннего назначения (подготовленные работниками данной организации для собственных нужд).
Организацией документооборота занимается главный бухгалтер фирмы. В его функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленных в виде графика документооборота. Назначение графика — осуществление систематического контроля за составлением и сроками прохождения первичных сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию. Здесь они подвергаются формальной проверке и счетному контролю в виде арифметической проверки, устанавливаются законность и целесообразность зафиксированных в них хозяйственных Операций, происходит соответствующая группировка их в процессе обработки в учетных регистрах и составляются необходимые формы отчетности.
Соблюдение этих условий способствует более четкой организации производства и продаже продукции, а следовательно, и получению большей прибыли.
Процесс обработки в бухгалтерии принятых от исполни гелей документов включает три этапа: таксировку, группировку и контировку.
Таксировка, или расценка, предусматривает перевод на натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Как правило, эта процедура осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуре (м, кг и пр.) на цену за единицу. Если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени — рабочих днях, часах, минутах, то его величина умножается на стоимость единицу данного времени.
Группировка представляет собой следующий этап учетной обработки документов. Последние подбираются в пачки, однородные по экономическому содержанию зафиксированных в них хозяйственных операций. Характер группировки обусловлен перечнем представленных протаксированных документов. Так, документы по приходу материалов группируются в разрезе складов, наименований источников поступления и т. д.; по расходу - в разрезе наименований и направлений в использовании:
на производственные нужды;
на непроизводственные цели (непромышленным производствам и хозяйствам и пр.);
продажи на сторону и т. п.
Цель группировки — подготовить сводные данные по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.
Контировка — указание в первичном документе бухгалтерской записи, т. е. корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет более высокий уровень работы с документами. Поэтому данная процедура выполняется, как правило, бухгалтером, занятым на самостоятельном отдельном участке учетного процесса. Для представления бухгалтерской записи в документе предусмотрено определенное место. Если имеет место сводный документ, то указанная запись фиксируется в конце документа.
Автоматизация учетного процесса определила свои требования к организации документооборота. Появились программные средства, обеспечивающие ввод, хранение, поиск и просмотр документов в электронном виде. В 80-х гг. прошлого века была реализована идея перевода бумажных документов в электронный вид. Она воплотилась в системах управления электронными документами (Document Management Systems).
Составляющими современной корпоративной системы автоматизации документооборота являются:
— системы управления базами данных. Основное их достоинство — обеспечение доступа к структурированной информации. На российском рынке это системы Oracle, Informix, Sybase - системы класса Document Management, обеспечивающие перевод бумажных документов в электронный вид и осуществляющие доступ к неструктурированной информации.
Для реализации этой идеи и доступа к управлению документами, представленными большими массивами с целью обеспечения четкого поиска информации по всему содержанию, разработана и функционирует система Excalibur EFS.
Таким образом, управление документооборотом в значительной мере достигается путем внедрения компьютерных технологий с помощью программных средств, а также локальных вычислительных сетей. С помощью последних решается проблема передачи информации. Это совершенно новый уровень организации документооборота, который более правильным следовало бы называть системой электронного документооборота (СЭД).
В данном электронном архиве первичные документы размещены не в файлах и директориях, а по аналогии с обычными документами в электронных папках, полках, шкафах и секциях. В целях быстрого нахождения таких документов СЭД обладает специальной системой их поиска. Контрольными точками поиска являются дата создания документа, адресат, наименование организации, ключевые слова и другие параметры.
Система электронного документооборота позволяет упорядочить формирование массива учетной информации, создает основу для исключения потери документов, повышает контроль за выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов, их хранением. На каждом ИЗ этапов формирования документооборота обеспечивается предварительный, текущий и последующий контроль.
Дальнейшее развитие автоматизированной системы учета настоятельно требует разработки законодательной нормативной базы при использовании системы электронного документооборота. Параллельное ведение бумажной и электронной системы документооборота ведет к удорожанию подготовки учетной информации. Следует отметить в этой связи, что в странах с развитой рыночной системой используется международный стандарт 150 15489 «Управление документацией».
Система электронного документооборота стала внедряться и в российских организациях.
По истечении года все документы из бухгалтерии передаются в общий архив организации. Время нахождения их в архиве определено Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. в редакции Государственной налоговой службы Российской Федерации и Федеральной архивной службы России от 27 июня 1996 г.), а также ст. 17 Закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете». В соответствии с этим организации должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) организация также обязана хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности.
Предельный срок хранения документов определен для расчетов по оплате труда как списочного, так и несписочного состава (лицевые счета, расчетные ведомости). Он установлен в 75 - В лет.
В — возраст лиц на дату прекращения ведения лицевого счета работника.
Сдаче в архив документов предшествуют определенные подготовительные процедуры. Документы следует подобрать в папки по однородности совершенных хозяйственных операций в хронологическом порядке. Документы постоянного и временного хранения помещаются в разные папки. Однако общим для них является то, что они группируются по каждому отчетному периоду (месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев, год). В папках документы должны быть переплетены. При передаче документов в архив составляется справка.
Изъятие документов в организации может иметь место только на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством органов дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами и налоговыми инспекциями.
Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц организации.
Представитель органа, по распоряжению которого изымаются документы, обязан по окончании изъятия составить опись изъятых документов. Изъятие оформляется протоколом. Копия его под расписку передается работнику организации, у которой производилось изъятие соответствующих документов.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо в данной ситуации имеет право с разрешения представителей указанных органов снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты изъятия.
Не допускается изъятие документов, составляющих государственную тайну.
Персональная ответственность за соблюдение условий и порядка хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности лежит на руководителе организации.
4. Инвентаризация и ее место в первичном учете
Достоверность учетной информации обеспечивается проведением инвентаризации. Технически она представляет собой периодическую опись имущества и обязательств организации на определенную дату с занесением ее результатов в отдельные инвентаризационные ведомости (описи).