Научившись выполнять больший объем задач с меньшими усилиями, вы можете передать что-то на субподряд, чтобы получить более качественную работу, сделанную быстрее. А оставшееся время вы потратите на заботу о своем автомобиле, протирая, смазывая и начищая его, чтобы уверенно пройти все неприятные повороты в Лагуне Сека3 в следующие выходные.
Несомненно, важную роль в подготовке к гонкам играет команда. Несмотря на то что на месте водителя сидит только один человек, автомобилем управляет целая команда. Каждый ее член, будь то руководитель, командир экипажа, ответственный за запчасти, заправщик, механик аварийного ремонта, черлидер, хронометрист или логгер, играет свою роль в успешном заезде.
То же самое касается проектов. Приведем пример: одна из причин того, что мы вовлекаем всю команду в анализ последовательности действий, заключается в том, что это помогает каждому обрести чувство собственной необходимости, вместо которого менее компетентные менеджеры проектов пытаются внушить членам команды страх. При проведении данного анализа мы обращаем внимание не только на классическое соотношение "время - затраты", но и на влияние этого соотношения на риски, качество, предметную область и время, затрачиваемое на управление проектом (особый тип человеческих ресурсов).
Совместное планирование проекта с привлечением проектной команды в полном составе улучшает коммуникации, способствует принятию плана членами группы и повышает эффективность их управления собственной частью проекта. Совсем по-другому обстоят дела у тех менеджеров, которые не способны наладить командную работу и вместо этого практикуют неуместное делегирование полномочий, навязывают конечные сроки и бездействуют, несмотря на возникающие проблемы. Мы видели, какого успеха может добиться эффективно действующая команда как в автогонках, так и в реализации проектов, и другим образом этого достичь невозможно!
Еще одной важной частью командной работы является продажа вашего проекта заинтересованным лицам. Наше участие в гонках началось со спонсорской поддержки добросердечных менеджеров из Орегона, которые разделяли с нами затраты на запчасти, бензин, шины и другие необходимые вещи. Однако наши отношения со спонсорами упрочились только после того, как мы действительно научились "продавать продавцам". Урок, который мы усвоили: не фокусироваться на том, что нужно нам, а делать упор на то, что важно для них.
После того как мы остановили свой выбор на VW Rabbit, нашим основным спонсором стал местный дилер Volkswagen. Нам также удалось привлечь к сотрудничеству ведущую региональную радиостанцию, и мы организовали совместные появления со спонсором, создавая таким образом необходимую "шумиху" для него, его клиентов и для самих себя. Мы превратили наш Great Racing Rabbit в биллборд на колесах, тем самым привлекая к себе внимание потенциальных спонсоров тысячу раз в день (лично и через СМИ) и производя на них приятное впечатление. Прессрелизы и телевизионные интервью всегда подчеркивали важную роль спонсоров в нашей многочисленной команде, обеспечившей успех Great Racing Rabbit.
Чтобы преимущества, получаемые нашими спонсорами, были для них очевидны, мы выявляли эти выгоды и информировали о них спонсоров и их клиентов. Было полезно, когда спонсоры проезжали почетный круг победителей перед десятками тысяч ликующих зрителей. Наши усилия по продвижению спонсоров были настолько успешны, что нам удалось убедить присоединиться к их числу компанию Nike Research. Благодаря ее помощи к нашей униформе, состоящей из майки и джинсов Great Racing, прибавились сделанные специально для нас кроссовки Nike. Мы выглядели более профессионально, чем настоящие профессиональные команды!
Таким образом, поддержка заинтересованных спонсоров и лиц, принимающих решения, жизненно важна для любой проектной команды, которая хочет укрепить свой успех.
Наибольшую угрозу для управления временем выполнения небольших проектов (например, подготовка к следующей гонке) представляет изменение приоритетов. В случае с крупными проектами мы настаиваем на полноценной вовлеченности членов команды и передаче их текущих обязанностей другим сотрудникам на время реализации проекта. Однако попытка совместить "настоящую работу" и участие в автогонках во многом напоминает задачу, стоящую перед теми, кто должен выполнять значимые для предприятия проекты без ущерба для других своих обязанностей. Каждый из нас сталкивался с дилеммой: проекты или основная деятельность, - и опытные менеджеры проектов умеют приводить в равновесие обе составляющие.
У нас все приоритеты были расставлены четко: "настоящая работа" обеспечивала финансирование для гонок, а они были нашей радостью в жизни. И чтобы "работали" оба эти приоритета, мы должны были делать выбор. Кроме того, на каждой неделе был запланирован не один, а множество проектов, имеющих конкретные сроки (дату проведения гонок не перенесут только потому, что вы не готовы). Благодаря этому мы научились четкой расстановке приоритетов: мы удалили из списка приоритетов все, что "было бы неплохо сделать", оставив только то, что "нужно сделать обязательно".
Каждый сезон с марта по октябрь мы работали с портфелем проектов, каждый из которых имел свое финансирование, временные рамки, ресурсы, риски, показатели успешности и выгоды. Управление портфелем проектов подразумевало стратегический выбор: как мы выступим на чемпионате в конце года, если пропустим калифорнийскую гонку в Риверсайде? Как соревнования за пределами Орегона помогут нашим спонсорам установить необходимые контакты с целевой аудиторией? Как вложение ресурсов на более ранних этапах поможет выиграть больше гонок и заработать больше очков, чтобы нам было легче соревноваться в конце сезона, когда силы у всех уже на исходе?
Подготовка составляет 90% победы, но в спорте, где успех измеряется долями секунды, оставшиеся 10% могут уничтожить все. В гонках вы действуете со 100% -ным напряжением в течение часа или дольше. Иногда во второй половине соревнований те, кто не способен выдержать подобный уровень напряжения, могут потерять концентрацию и сделать какую-нибудь глупость, например съехать с трассы на прямом участке. Это является результатом полусекундной потери внимания. Помимо управления большинством проектов немногие виды деятельности настолько же зависят от умения концентрироваться.
Все осложняется тем, что, когда вы овладеете искусством вождения, прохождения крутых поворотов, торможения и управления скоростью, гонка становится испытанием стратегии и силы воли. На этом уровне состязаний "основы" отходят на второй план. Таким образом, достижение победы является интеллектуальным упражнением.
Представьте себе балет: отточенные движения на сцене перед внимательной аудиторией, таким же искусством являются автогонки. Разница заключается лишь в том, что постоянно меняющаяся стратегия и развитие сильных сторон каждого конкурента заставляют всех остальных заново обдумывать собственную стратегию и преимущества. Это может происходить десятки раз - при каждом отражении удара и нападении. Вам необходимо сместиться к внутренней стороне трассы после прохождения прямого участка, выбрать позицию, чтобы выйти вперед в конце серии поворотов, или позволить вашим главным конкурентам "загнать" друг друга к тому моменту, когда вы просто подъедете.
Гонки и проекты имеют много общего - от временных ограничений до важности управления ожиданиями. Показатели успеха на первый взгляд понятны. Целью является победа в гонках или хотя бы достойное место. Что касается проектов, здесь есть важные отличия, и они не всегда ясны. Как упоминалось в другой нашей статье [4], наиболее эффективные менеджеры проектов преуспевают, сначала определяя и согласовывая показатели успешности, а затем отслеживая их и управляя ими.
Когда стало очевидно, что профессиональные гоночные команды с бюджетом в $1 млн займут первое, второе и третье места в соревновании любителей, было очень важно объяснить спонсорам, что попасть в первую половину турнирной таблицы - это высшее достижение. Мы всегда предупреждали об этом до гонок, а не после них. В случае с проектами некоторые руководители и спонсоры ожидают от менеджеров проектов чуда, если не проинформировать их о реальном положении вещей заранее. Вы будете страдать от нехватки ресурсов, вам нужно будет уложиться в нереальные сроки, и все равно вы успешно завершите работу. Это ведь сработало в прошлый раз! Таким образом мы поощряем скорее героизм менеджеров проектов, чем их компетентность.
Мы научились многому, участвуя в автогонках, и используем эти знания и сейчас при реализации проектов. Действительно, любая напряженная деятельность, требующая полной отдачи (неважно, о чем идет речь - об интеллектуальных или физических усилиях, о спорте или отдыхе), может научить вас эффективнее использовать время, отведенное на выполнение работы (и улучшить все остальные показатели успешности). Главное - применять полученные знания и продолжать совершенствовать их. Большинство людей не могут работать более интенсивно, чтобы оптимизировать управление временем реализации проекта или другие важные показатели. Однако, находя более эффективные методы, мы расширяем наши возможности, чтобы добиваться в два, в четыре, в восемь раз лучших результатов с меньшими усилиями.
1. Taruffi P. (1971). The Technique of Motor Racing, Robert Bentley Inc.
2. Johnson A. (1976). Driving in Competition (The Need for Speed), CBS Publications, 3rd ed.
3. Kart City. - www.kartcity.net.
4. Project Levers and Gauges. - www.projectexperts.com/articles/ProjectLevers_andGauges. pdf, http://www.asapm.org/asapmag/articles/ ProjectLevers_andGauges. pdf.