Для реалізації цього напряму роботи з персоналом створюється резерв кадрів для заміщення насамперед керівних посад. Постановою Кабінету Міністрів України "Про затвердження Положення про формування кадрового резерву керівників державних підприємств, установ і організацій" від 18 жовтня 1999 р. № 1912 визначено порядок формування резерву кадрів для органів виконавчої влади та державних підприємств.
Пропозиції щодо включення до кадрового резерву надаються підприємствами, установами, організаціями органу, вищому за підпорядкуванням. Кадровий резерв на керівників державних підприємств, установ і організацій формується міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, місцевою державною адміністрацією, а також організацією, якій Кабінет Міністрів України делегував функції управління майном, що перебуває у державній власності (далі - орган управління майном).
Керівники державних підприємств, установ і організацій (далі - державні підприємства) подають пропозиції стосовно кандидатур для зарахування до кадрового резерву за письмовою згодою кандидата. До списку кандидатур включаються:
керівні працівники і спеціалісти підприємств різних форм власності та об’єднань підприємств;
працівники центральних органів виконавчої влади, місцевих державних адміністрацій та органів місцевого самоврядування.
З особами, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота, що має сприяти підвищенню професійного рівня працівників та підготовці їх до виконання функцій на керівній посаді.
На кожну посаду керівника державного підприємства формується кадровий резерв у кількості не менш як дві особи.
Кандидати для зарахування до кадрового резерву мають бути професійно підготовленими працівниками з повною вищою освітою, які успішно справляються з виконанням службових обов’язків, виявляють ініціативу, мають організаторські здібності, стаж роботи не менше трьох років, а також працівники, котрі отримали відповідну рекомендацію за результатами проведеної на державному підприємстві атестації. Перевага надається чоловікам віком до 55 років та жінкам - до 50 років.
Зарахування кандидатури до кадрового резерву провадиться керівником відповідного органу управління майном за пропозиціями його заступників та керівників структурних підрозділів, які займаються питаннями роботи з кадрами. Державне підприємство, що запропонувало кандидатуру до кадрового резерву, повідомляє про це, в разі потреби, керівництво за місцем роботи зарахованого працівника.
Списки осіб, зарахованих до кадрового резерву, складаються за встановленою формою, розглядаються галузевими або регіональними радами по роботі з кадрами та затверджуються керівником відповідного органу управління майном.
Підприємства, установи, організації можуть самостійно формувати резерв кадрів на посади керівників структурних підрозділів підприємства або його провідних фахівців за визначеним ними переліком.
Формування резерву не повинно обмежуватися тільки складанням списків. Ефективність цієї роботи та, відповідно, такий показник, як дієвість резерву кадрів, залежить від того, як організовано роботу щодо підготовки працівників до обіймання ними посад з більшим обсягом роботи. Форма такої діяльності може бути різною: перепідготовка за новою спеціальністю або перепідготовка для отримання більш високого освітньо-кваліфікаційного рівня, підвищення кваліфікації на курсах з відривом від виробництва, участь у семінарах, нарадах, стажування на посадах, за якими включено в резерв, підвищення кваліфікації з відривом від виробництва чи самостійно тощо. Формування кадрового резерву.
1. Кадровий резерв керівник ів підприємств, організацій і структурних підрозділів залізничного транспорту та їх заступників (далі - кадровий резерв) створюється для заміщення цих посад.
2. Кадровий резерв формується на посади керівників підприємств, організацій, структурних підрозділів залізничного транспорту та їх заступників, що належать до номенклатури генерального директора Укрзалізниці, начальників залізниць, начальників галузевих служб, начальників дирекцій залізничних перевезень, керівників державних підприємств.
3. Пропозиції щодо кандидатур для зарахування до кадрового резерву відповідних номенклатур надаються керівниками та кадровими органами структурних підрозділів, підприємств, установ та організацій, де працюють ці керівні працівники.
4. Списки кадрового резерву номенклатури генерального директора складаються головним управлінням кадрової та соціальної політики, підписуються генеральним директором Укрзалізниці і затверджуються Міністерством транспорту України.
5. Списки кадрового резерву номенклатури начальника залізниці складаються службою кадрів, навчальних закладів та соціальних питань залізниці, підписуються заступником начальника залізниці з кадрів та соціальних питань або начальником служби кадрів, навчальних закладів та соціальних питань та затверджуються начальником залізниці.
6. Списки кадрового резерву номенклатури начальника галузевої служби складаються кадровим підрозділом цієї служби, погоджуються начальником служби кадрів, навчальних закладів та соціальних питань залізниці, підписуються начальником галузевої служби та затверджуються заступником начальника залізниці, згідно з розподілом обов’язків.
7. Списки кадрового резерву начальника дирекції залізничних перевезень складаються кадровим підрозділом дирекції залізничних перевезень, погоджуються начальником служби кадрів, навчальних закладів та соціальних питань, підписуються начальником дирекції залізничних перевезень - заступником начальника залізниці та затверджуються першим заступником начальника залізниці.
8. Списки кадрового резерву на керівних працівників номенклатури керівника підприємства, безпосередньо підпорядкованого Укрзалізниці складаються кадровим підрозділом підприємства, підписуються начальником кадрового підрозділу, погоджуються відповідними главками Укрзалізниці та заступником генерального директора, згідно з розподілом обов’язків, і затверджуються керівником підприємства.
9. Списки кадрового резерву на керівних працівників структурного підрозділу складаються кадровим органом цього підрозділу, погоджуються з кадровим підрозділом дирекції залізничних перевезень або галузевої служби відповідно до підпорядкованості і затверджуються керівником структурного підрозділу.
10. Списки осіб, зарахованих до кадрового резерву, складаються за встановленою формою.
11. Списки кадрового резерву складаються щорічно:
11.1 За номенклатурою генерального директора - до 1 листопада і надаються до Міністерства транспорту України (пропозиції від залізниць щодо кандидатур для включення в кадровий резерв номенклатури генерального директора Укрзалізниці надаються в головне управління кадрової та соціальної політики Укрзалізниці разом з біографічними довідками до 1 жовтня).
11.2 За номенклатурою начальника залізниці - до 1 січня і надаються до головного управління кадрової та соціальної політики Укрзалізниці до 15 січня.
11.3 За номенклатурою начальника дирекції залізничних перевезень та галузевих служб - до 1 грудня і надаються в службу кадрів, навчальних закладів та соціальних питань разом з біографічними довідками.
11.4 За номенклатурою керівника підприємства безпосередньо підпорядкованого Укрзалізниці - до 1 січня і надаються до головного управління кадрової та соціальної політики Укрзалізниці до 15 січня.
11.5 За керівними працівниками структурного підрозділу залізниці - до 1 грудня і надаються відповідно до кадрових органів галузевої служби чи дирекції залізничних перевезень до 1 січня.
12. Разом зі списками осіб, зарахованих до кадрового резерву, що зазначені в підпунктах 11.1 та 11.4, у головне управління кадрової та соціальної політики на кожного резервіста надаються по дві біографічні довідки встановленого зразка.
13. Списки кадрового резерву переглядаються щорічно станом на 1 липня і в разі необхідності вносяться відповідні зміни. Інформація про зміни до кадрового резерву працівників номенклатури генерального директора Укрзалізниці надається в головне управління кадрової та соціальної політики до 15 липня разом з біографічними довідками на осіб, які вперше зараховані в резерв на відповідну посаду.
14. До списку кандидатур в кадровий резерв включаються:
керівні працівники і фахівці структурних підрозділів, підприємств і організацій залізничного транспорту, які мають необхідний досвід роботи за фахом;
фахівці підприємств, організацій, структурних підрозділів залізничного транспорту, які отримали рекомендацію атестаційної комісії щодо зарахування в резерв кадрів;
перспективні молоді спеціалісти структурних підрозділів, підприємств і організацій залізничного транспорту, котрі виявили здібності до управлінської діяльності;
фахівці, які закінчили навчання в магістратурі за направленням від залізниці.
15. Кандидати для зарахування в резерв кадрів повинні мати повну вищу освіту, бути професійно підготовленими, успішно справлятися із службовими обов’язками, мати організаторські здібності, стаж роботи в галузі не менше 3 років. Працівники, що зараховуються до резерву кадрів, мають бути не старші ніж 55 років - чоловіки і ніж 50 років - жінки.
16. Працівники кадрових органів підприємств, установ, організацій, структурних підрозділів залізничного транспорту проводять роботу з виявлення фахівців віком до 35 років, перспективних для управлінської діяльності, складають списки таких спеціалістів та організовують вивчення їх ділових та особистих якостей, підвищення кваліфікації, стажування на управлінських посадах для подальшого прийняття рішення щодо зарахування в резерв кадрів.