При суммированном учете рабочего времени учетным будет являться календарный период (отрезок времени), в течении которого должна быть в среднем соблюдена установленная трудовым законодательством для данной категории работников продолжительность рабочего дня и рабочей недели.
Учетный период по решению организации может измеряться неделей, месяцем, кварталом, полугодием или годом и охватывать как рабочее время, так и часы работы в выходные, праздничные дни и время отдыха. При этом ежедневная и еженедельная продолжительность рабочего времени по графику может в определенных пределах откланяться от нормы часов рабочего дня и рабочей недели. Возникающие в связи с этим недоработка или переработка балансируются в рамках учетного периода таким образом, чтобы сумма часов работы по графику за учетный период равнялась норме часов этого периода. При суммированном учете рабочего времени, как правило, работа производится по графикам, продолжительность смен в которых устанавливается заранее и является обязательной для каждого дня работы.
Вместе с тем, при определенной специфике производства, например у водителей автомобилей, когда у них в силу складывающихся дорожных условий, несвоевременности проведения погрузо-разгрузочных работ, технического состояния подвижного состава и других причин, фактическая продолжительность ежедневной работы в отдельные дни может не совпадать с продолжительностью смены по графику, применяется другая разновидность суммированного учета, при которой, в случае переработки в одни дни, она погашается путем сокращения времени работы в другие дни или предоставлением дополнительного времени (дней) отдыха в рамках данного учетного периода.
4. Функциональные возможности систем учета персонала
Как правило, подобные системы имеют модульное построение.
К основным модулям, которые есть практически во всех системах, можно отнести нижеследующие:
Штатное расписание. Основная задача модуля — описание организационной структуры компании. Здесь вводится информация об организационном делении и штатном расписании.
Учет кадров. Основные задачи модуля — ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников, а также по подготовке и учету приказов, формированию разнообразных списков и отчетных документов. Данные об отпусках, больничных и льготах персонала, вводимые в этот модуль, являются исходными для расчета заработной платы работников предприятия. Пользователи системы могут получать произвольные отчеты по любой информации, введенной в базу данных.
Табельный учет. С помощью модуля ведется учет рабочего времени или формируется табель за определенный период времени с учетом неявок (отпусков, больничных, командировок и пр.), введенный в отделе кадров. Табель можно формировать как по подразделениям, так и по всему предприятию в целом. Данные из этого модуля передаются в модуль «Расчет заработной платы» в качестве исходных для начисления заработной платы.
Расчет заработной платы. Модуль предназначен для автоматизации расчета заработной платы сотрудников предприятия, формирования на основании проведенного расчета различных отчетных документов, автоматического формирования проводок, отражающих на бухгалтерских счетах предприятия затраты на оплату труда сотрудников.
Учет в Пенсионном фонде России. Основным назначением модуля является автоматизация персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах и формирование отчетности для Пенсионного фонда РФ.
Администратор системы. Основным назначением модуля является настройка работы системы и организация разграничения доступа пользователей. Традиционно пользователями системы являются руководители предприятий, менеджеры и инспекторы отдела кадров, сотрудники табельных бюро и военно-учетных столов, инспекторы отделов труда и заработной платы, главные бухгалтеры и расчетчики расчетных групп.
Между собой системы этой группы различаются гибкостью настройки модулей и удобством работы пользователей. У разных разработчиков различна скорость выхода новых версий, которые поддерживают изменения законодательства и учитывают пожелания клиентов. Различаются вычислительные возможности систем — некоторые системы могут рассчитывать заработную плату только для небольших предприятий, тогда как другие успешно справляются с расчетом в компаниях, где работают десятки тысяч человек. Многие заказчики хотят иметь комплексную систему, а значит, поставщики систем управления персоналом должны обеспечить стыковку с программными продуктами других фирм, особо это касается систем финансово-хозяйственной деятельности или соответствующих модулей ERP-систем. Реальность нашего времени — это холдинговые компании, а значит, система должна эффективно работать в распределенной структуре, причем как с выделенными каналами связи, так и при их отсутствии.
Примеры систем учета персонала:
Программный комплекс "АиТ:\ Управление персоналом" состоит из модулей:
· Зарплата - программа зарплата осуществляет окончательный расчет заработной платы и полный анализ затрат на персонал. "АиТ:\ Зарплата" интегрирован со всеми известными финансовыми системами, что позволяет передавать всю необходимую информацию о затратах на персонал с детализацией и группировкой данных по любым параметрам.
· Кадры - программа кадры автоматизирует документооборот отдела кадров, что выводит на новый уровень управление кадрами. Модуль формирует все выходные формы, необходимые для эффективной работы менеджера по персоналу, упрощает обработку больших объемов кадровой информации и существенно снижает трудозатраты на выполнение рутинных работ.
· Табель – программа табель рабочего времени предназначена для учета рабочего времени на предприятии. Анализ рабочего времени позволяет получить структуру использования отработанного времени и неявок по подразделениям, предприятию в целом или произвольным группам сотрудников с учетом нескольких уровней аналитики.
· Компетенция – программа по разработке моделей компетенции персонала, создания центра компетенций и профилей компетенций.
· ПФР - программа персонифицированный пенсионный учет полностью обеспечивает автоматизированное составление отчетности для ПФР РФ. На основании персонифицированных сведений в соответствии с правилами ПФР формируются отчетные документы и создаются текстовые файлы для передачи информации в ПФР.
"1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" – это программа массового назначения для комплексной автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий и организаций. Она успешно применяется в кадровых службах и бухгалтериях, а также в других подразделениях, в задачу которых входит организация эффективной работы персонала.
"1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" – это готовое к работе решение, в котором учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и мировые тенденции развития методов мотивации и управления персоналом.
Прикладное решение "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" автоматизирует решение следующих задач:
· расчет заработной платы;
· управление финансовой мотивацией персонала;
· исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;
· отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия;
· управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование;
· учет кадров и анализа кадрового состава;
· автоматизация кадрового делопроизводства;
· планирование потребностей в персонале;
· обеспечение бизнеса кадрами;
· управление компетенциями, обучением, аттестациями работников.
Литература
1. www.cfin.ru/press/pmix/2002-1/04.shtml
2. www.aitsoft.ru
3. www.cfin.ru/press/pmix/2002-1/04.shtml
4. www.consultant.ru/popular/kzot/
5. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Самоучитель по бухгалтерскому и налоговому учету. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003..
6. ТК РФ