В ММОЦ имеются следующие структурные подразделения: ресторан – менеджер Елена Ластовская, гостиница – менеджер Дмитрий Савостеня, образовательный центр – менеджер Ольга Пилипович, технический отдел – руководитель Игорь Фокин, бухгалтерия – главный бухгалтер Светлана Бурдыко, историческая мастерская – руководитель Кузьма Козак. Менеджер подразделения наделен всеми полномочиями, осуществляет все функции управления. При линейном управлении каждое звено и каждый подчиненный имеют одного руководителя, через которого проходят все команды управления, управленческие звенья несут ответственность за результаты всей деятельности управляемых ими объектов. Вместе с тем образовательный центр является связующим звеном среди структурных подразделений, так как основная задача ММОЦ это организация мероприятий, а затем уже сопровождение ресторанным и гостиничным обслуживанием.
Служба приема и размещения, служба эксплуатации номерного фонда входят в структурное подразделение «гостиница». В подчинении менеджера гостиницы находится персонал стойки приема и размещения, специалисты отдела бронирования и аренды, горничные и уборщицы общественных помещений.
Штатная структура предприятия состоит из следующих отделов: бухгалтерия, отдел образовательных услуг, отдел маркетинга, технический отдел, отдел охраны, гостиница, ресторан.
Списочная численность на предприятии составляет 80 человек, в том числе производственный персонал - 47 человек, административно-обслуживающий персонал – 23 человека.
ММОЦ им. Й. Рау – это своеобразный комплекс, в который входят также конференц-центр, гостиница и ресторан «Вестфалия». В соответствии с целями деятельности и законодательством Республики Беларусь предприятие осуществляет следующие виды деятельности:
- сдает в аренду офисные помещения, в особенности международным организациям и фирмам;
- предоставляет услуги третьим лицам, за счет прибыли от которых финансируется техническое обслуживание центра;
- предоставляет услуги гостиницами и ресторанами;
- осуществляет операции с недвижимым имуществом;
- осуществляет туристскую деятельность (проведение экскурсий по городу);
- осуществляет предоставление прочих услуг потребителям;
- предоставляет социальные услуги без обеспечения проживания;
- осуществляет деятельность по организации отдыха и развлечений, культуры и спорта;
- предоставляет индивидуальные услуги;
- осуществляет издательскую деятельность;
- занимается образовательной деятельностью;
- занимается деятельностью, связанная с привлечением в Республику Беларусь иностранной рабочей силы и трудоустройством граждан Республики Беларусь за границей.
В сотрудничестве с Дортмундским Международным образовательным центром Минский МОЦ:
- проводит собственные многочисленные образовательные мероприятия с использованием собственных и спонсорских средств. Основной акцент в сфере образовательной деятельности ММОЦ ставится на таких темах как «Взаимопонимание и примирение», «Беларусь и Европа», «Школа журналистики», «Церковь и общество», а также «Человек и окружающая среда»;
- занимается организацией образовательных поездок для немецких групп;
- ежегодно устраивает партнерские конференции для общественных объединений и гражданских инициатив из Германии и Беларуси;
- координирует реализацию Программы поддержки Беларуси федерального правительства Германии.
Потребителями услуг ММОЦ являются все слои населения, т. к. центр предлагает широкий выбор услуг. Среди них можно выделить бизнесменов, представителей международных коммерческих и некоммерческих организаций (ООН, ОБСЕ), иностранных туристов. Постоянными клиентами являются: Представительство ООН в РБ, Всемирная Организация Здравоохранения, бизнес-школа «ИПМ», Кока-Кола Бевриджиз Белоруссия, Пивоваренная компания «Сябар», Бритиш-Американ Тобакко, Роберт Бош АГ, Приорбанк, Представительство BASF, КРАВТ, NYCOMED, транспортно-экспедиторская компания ASSTRA, Международная организация по миграции, Белорусское общество Красного Креста и многие другие.
Таким образом, гостиничное предприятие «IBB» достигает удовлетворение потребностей своих клиентов, предлагая широкий набор услуг, отвечающих запросам различных целевых аудиторий. Данное обстоятельство подтверждается положительным имиджем гостиницы, а также наличием постоянным клиентов.
Итак, ознакомившись в общих чертах с деятельностью выбранного для изучения туристического предприятия, целесообразно перейти к анализу реализации функций контроля.
2.2 Анализ реализации функции контроля в «IBB» отеле
Рассмотрим и проанализируем применение в практике гостиницы такой функции менеджмента как контроль.
Среди форм контроля, осуществляемых в гостинице «IBB» стоит отметить и следующие:
1. Надзор за работой подчиненных;
2. Анализ документов;
3. Вызов и заслушивание;
4. Запрашивание письменных отчетов;
5. Проведение планерок;
6. Аттестация;
7. Аудит;
8. Инвентаризация.
На предприятии осуществляется как внешний, так и внутренний контроль.
Для начала, хотелось бы отметить органы, осуществляющие внешний контроль гостиничного предприятия, а именно:
- Министерство ЖКХ РБ – утверждают правила проживания;
- Налоговая инспекция по центральному району г.Минска – проверяет правильность и своевременность уплаты налогов;
- Фонд занятости – следит за наличием вакансий;
- МЧС – следит за пожарной безопасностью;
- санстанция;
- Госстандарт;
- Минспорта;
- Мингорисполком;
- Организации гостиничного хозяйства.
Контроль за соблюдением действующего порядка формирования и применения цен (тарифов) осуществляется Комитетом государственного контроля, органами ценообразования, министерствами, другими республиканскими органами государственного управления, объединениями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, в соответствии с действующим законодательством [12].
Также следует отметить, что ММОЦ следит за нововведениями в туристическую деятельность, предлагаемыми государственными органами, оплачивает все государственные пошлины, осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством Республики Беларусь. ММОЦ взаимодействует с Минским горисполкомом, Министерством спорта и туризма, администрацией Московского района, Белгисом (подтверждение сертификата об уровне обслуживания 3 звезды), Управлением бытового обслуживания. Осуществляется связь с экологическими организациями. ММОЦ первая в Минске гостиница, где соблюдаются правила экологического менеджмента (разделение мусора, солнечная батарея, включение света от фотоэлементов), имеется сертификат, подтверждающий это.
За текущий год гостиницу проверили следующие органы:
1. Налоговая инспекция;
2. Минское управление Департамента Государственной инспекции труда и соц. защиты, проверка была проведена на предмет организации оплаты труда. Проведен контроль выполнения правил учета и расследования несчастных случаев на производстве, а также порядок разработки, согласования и утверждения инструкций по ОТ;
3. Фонд социальной защиты Московского района г. Минска – проверяет правильность начислений и перечислений страховых взносов в фонд соц. защиты;
4. Департамент финансовых расследований – проверяет законность хозяйственно-финансовых операций, а именно была проведена встречная проверка с другими субъектами хозяйствования.
В связи с тем, что гостиница имеет самостоятельный баланс, который составляется каждый год и действует на основе полного хозяйственного расчета, самофинансирования и самоокупаемости, а также то, что источником инвестиционных проектов являются не только собственные средства предприятия, но и заемные средства иностранных инвесторов, проводится обязательная аудиторская проверка, для чего приглашаются независимые аудиторы.
Ежегодно приводится ревизия, при котором проводится контроль товароматериальных ценностей, обоснованность списания денежных средств, операции по расчетным и валютным счетам, а также договорные обязательства.
Внутренний контроль осуществляется руководящими работниками гостиницы. Одной из форм такого контроля является проверка контроля осуществляется при помощи так называемых «чек-листов» [Приложение В]. Главный бухгалтер осуществляет внутренний контроль за своевременным оприходыванием денежных средств, правильным документальным оформлением, связанным с движением денежных средств; обеспечивает строгое соблюдение кассовой расчетной дисциплины, расходов средств по назначению; ведет учет сводных оборотных ведомостей по материально-ответственным лицам, и сверку их с балансом.
За каждым работникам бухгалтерии закреплен свой участок учета, и в конце месяца итоговая информация передается заместителю главного бухгалтера, который выводит финансовые результаты деятельности гостиницы и готовит бухгалтерскую финансовую и налоговую отчетность. Далее заместитель главного бухгалтера доводит до главного бухгалтера основные, наиболее важные показатели (затраты, прибыль, рентабельность, налоги и т.д.).
Экономист ведет контроль за соблюдением цен и тарифов в отеле, разработкой штатных расписаний, составлением бизнес-планов.
Также в гостинице важное значение уделяется такой форме внутреннего контроля как инвентаризация.
Инвентаризация кассы проводится ежемесячно или по необходимости. Назначенная комиссия, в составе заместителя главного бухгалтера в качестве председателя комиссии, бухгалтера и кассира, сопоставляет фактическое наличие денег в кассе с данными бухгалтерского учета. Далее составляется сличительная ведомость, и выводятся результаты инвентаризации. По результатам инвентаризации составляется акт, где отражается результат инвентаризации, который визируется всеми членами инвентаризационной комиссии, а именно главный бухгалтер, бухгалтер и кассир.