Процес визначення результатів завершується позиціюванням напряму діяльності та комерційних ідей для її здійснення. Результати, що відповідають прагненням організації, виражаються у вигляді визначених цілей, стратегій, ключових результатів і проміжних цілей. Результати, що відповідають прагненням керівництва, відображають у вигляді ключових результатів, цілей і календарних планів використання робочого часу. прагнення кожного члена організації виражаються планами просування службовими сходами і у житті в цілому.
Процес управління за ситуацією - управління по днях. Його основою є організація справ, діяльності людей і оточення таки чином, щоб плани втілювалися в бажані результати. Особливістю цього етапу є те, що управління персоналом і взаємодію із зовнішнім середовищем неможливо уявити з усіма подробицями. Тому керівники повинні бути здатними аналізувати і враховувати зовнішні та внутрішні ситуаційні фактори. Необхідно також володіти різними стилями управління і впливу для того, щоб використовувати їх відповідно до вимог сформованої ситуації. Крім того, потрібно брати до уваги наполегливість і творчий підхід з боку як керівника, так і підлеглого. Загалом фінська школа приділяє особливу увагу джерелам впливу (професійним якостям) керівника, основними з яких є:
зацікавленість і творча позиція;
плановість;
загальне управління;
уміння співпрацювати і керувати людьми;
мистецтво мотивування і стратегічного управління;
готовність до ризику;
відповідальність за робочі місця;
уміння пристосовуватися до змін і використовувати їх на користь організації;
готовність до взаємодії та управління групою.
Отже, у системі управління за ситуацією велике значення надається таким джерелам впливу керівників, як їх особисті здібності до управління та авторитет, що базується на здатності до управління, а значення формальної посади керівника поступово зменшується. Велику роль на етапі процесу управління за ситуацією відіграє також планування, що поділяється на такі основні види: стратегічне, щорічне, планування графіків роботи.
Стратегічне планування починається з визнання ідеї результативного підходу до діяльності організації, аналізу сильних і слабких сторін усередині організації та умов зовнішнього середовища. Потім розробляється прогноз на 10-15 років і визначаються цілі на 3-5 років, що відповідають можливостям організації. На цій підставі формується стратегія управлінської діяльності (наприклад, методи підвищення конкурентоспроможності, основні шляхи досягнення цілей).
Щорічно у результаті ситуаційного аналізу регламентується плани результативної діяльності груп та індивідів, тобто визначаються тимчасовий бюджет, необхідні машини й устаткування, трудові ресурси, інвестиції, а також складаються графіки.
На рівні індивіда планується використання часу для тривалих, повторюваних і одноразових робіт; при цьому план складається лише на 50-60% робочого часу. На рівні організації планування результатів здійснюється так, щоб навесні планувалися результати, які потрібно одержати в майбутньому році, а восени розглядалися умови, необхідні для досягнення очікуваних результатів.
Заключним етапом управління за результатами є процес контролю за результатами. Контроль здійснюється з метою оцінки кінцевих і проміжних результатів, рівня виконання передбачених планом заходів, ситуаційного управління. Досягнення кожного ключового результату і завдання оцінюється окремо, на підставі чого розробляться висновки, що мають велике значення для планування на наступний період і вжиття відповідних заходів. Висновки поділяють за термінами виконання необхідних заходів: негайно, після деяких уточнень, на майбутній рік. При цьому заходи, що відкладаються необхідно оцінювати реалістично.
За даною системою управління двічі на рік проводять бесіди за результатами на всіх рівнях організаційної структури. Керівник або член його робочої групи оцінюють, наскільки вдало було встановлено ключові завдання в минулому періоді, чи сприяють вони досягненню поставлених цілей. Потім оцінюється відповідність визначених завдань необхідному рівні (завищення чи заниження), перевіряються досягнуті результати. Коли в колективі сформовано спільну думку щодо досягнутих результатів, розглядається питання про те, що перешкоджало досягненню успіху в майбутньому. Потім визначаються результати, яких необхідно досягти в наступному періоді.
Отже, в управлінні за результатами найбільш істотним є спрямованість на результат. Можливості організації використовуються так, щоб плани діяльності поширювалися від їх стратегічного рівня до планів індивідуального використання робочого часу окремими працівниками.
В управлінні за результатами разом із плануванням високо цінуються виконання планів і контроль. Наполегливість, творчий підхід і обов’язковість при виконанні планів є відмітними рисами цієї системи управління. Важливими факторами, що спрямовують діяльність організації, вважаються відсутність негативного ставлення до випадковостей і незапланованих результатів; збалансований розвиток організації та змісту життя її працівників.
Ефективність системи управління за результатами підтверджена вже багаторічним досвідом успішного функціонування значної кількості підприємств у Фінляндії. Проте вона залежить від багатьох факторів, оскільки зміни системи управління однаково поширюються на всі її підсистеми та елементи: на ціннісні орієнтири людини, на організаційні структури, на систему комунікацій. Розвиток обов’язково вимагає реальної активності вищого керівництва, тому що воно своїм прикладом впливає на ставлення підлеглих до роботи і сприяє залученню до процесу усього персоналу. У цьому разі успіх залежить від уміння використовувати творчі здібності членів організації, що неможливо за авторитарної системи управління. Спершу потрібно змінити культуру управління, а потім, коли підлеглі відчуватимуть відповідальність і бажання перейти на новий шлях розвитку, система управління за результатами стане ефективною. Пріоритетною є зміна парадигми мислення перших керівників (власників) підприємства. Саме у цьому виявляється дія принципу “першого керівника".
Отже, квінтесенція особливостей менеджменту у країнах Північної Європи полягає у вирішенні проблем соціальної забезпеченості людей найманої праці достатньо сприятливі умови праці, старанніше і якісніше виконують свою роботу, постійно підвищують власну кваліфікацію, перетворюються на активного суб’єкта управління підприємством.