У предприятий имеются различные уровни управления, для которых нужны свои типы информационных систем. В свою очередь, соотношение ролей менеджеров и компьютеров в принятии решений также зависит от типов информационных систем.
Информационные системы и предприятия имеют взаимное влияние друг на друга. С одной стороны ИС должны присоединиться к предприятию, чтобы обеспечить необходимой информацией важные группы внутри предприятия. В то же время предприятие должно сознавать и открывать себя влияниям информационных систем, чтобы извлечь выгоду из новых технологий [2].
Взаимодействие между информационными технологиями и предприятиями очень комплексно и подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру предприятия, стандартную технику эксплуатации, политику, культуру, окружающую среду и решения управления. Менеджеры должны сознавать, что информационные системы могут заметно изменять жизнь на предприятии. Они не в состоянии успешно проектировать новые системы или управлять существующими системами без понимания предприятия. Менеджеры решают какие системы будут построены, что они будут делать, как они будут выполнены и т.д. однако иногда эти результаты – чистая случайность и могут быть удачи и неудачи.
Технический взгляд на предприятие поощряет нас сосредоточиваться на способе, которым входы превращаются в выходы, когда технологические изменения внедряются в компанию. Предприятие видится как бесконечно гибкая, с капиталом и рабочей силой, замещающими друг друга совершенно легко. Но более реалистическое поведенческое представление предприятия предполагает, что создание новых информационных систем или переоборудование старых влияет намного больше, чем техническая перестановка машин или рабочих, что некоторые информационные системы изменяют организационный баланс прав, привилегий, обязательств, ответственностей и чувств, который установился за длительный период времени. Предприятия создают информационные системы, чтобы стать более эффективными и сохранять деньги. Информационные системы могут быть источником конкурентоспособного преимущества.
С экономической точки зрения информационные технологии систем могут рассматриваться как средства производства, которые могут свободно заменять рабочую силу. Так как стоимость информационных технологий падает, они заменяют рабочую силу, которая исторически имеет возрастающую стоимость. Следовательно информационные технологии должны привести к снижению числа средних менеджеров и служащих, так как информационные технологии заменяют их. Информационные технологии также изменяют размеры контрактов предприятий, потому что они могут уменьшать операционные затраты. Информационные технологии, особенно использование сетей, снижают стоимость рыночного участия (операционные затраты) и делают их заслуживающими внимание для предприятий, чтобы заключить контракт с внешними поставщиками вместо того, чтобы использовать внутренние источники поставки.
Другое финансовое воздействие информационных технологий заключается во внутренних затратах управления. Согласно теории организации предприятия зависят от затрат организаций, стоимости контролирующих и руководящих служащих. Поскольку размеры предприятия растут, затраты организации повышаются, потому что владельцы должны расходовать все больше усилий на контроль за служащими. Информационные технологии, уменьшая затраты на приобретение и анализ информации, дают возможность организациям снижать затраты фирмы, потому что с их помощью менеджерам проще наблюдать за большим числом служащих [2].
Исследование поведенческой теории нашло несколько доказательств, что информационные системы автоматически преобразовывают предприятия. Исследователи изучали запутанные связи, с помощью которых предприятия и информационные технологии взаимно влияют друг на друга, и оценили то, что информационные технологии могут изменять иерархию принятия решений на предприятии, снижая затраты на приобретение информации и расширяя ее использование.
Еще одно изменение в связи информационных систем и предприятий следует из возрастающей степени интеграции и области действия системы и приложений. Построение систем сегодня затрагивает большую часть предприятия, чем это было в прошлом. В то время как ранние системы производили в значительной степени технические изменения, которые влияли на часть персонала, современные системы вызывают управленческие изменения (кто владеет информацией) и установленные изменения «сущности».
Информационные системы могут стать мощными инструментамии для создания более конкурентоспособных и эффективных предприятий. Информационные технологии могут использоваться, чтобы перепроектировать предприятия, трансформируя их структуру, область действия, средства сообщения и механизмы управления работой, трудовыми процессами, изделиями и услугами. Опишем некоторые из главных возможностей преобразования предприятий, которые сделали доступными информационные технологии:
- Отделение работы места расположения. В настоящее время стало возможным организовать глобальную работу в отдельных рабочих местах. Информационные технологии, такие, как электронная почта, Интернет и видеоконференции, создают хорошую координацию географически рассеянных сотрудников в различных странах и регионах. Совместная бригадная работа через тысячи километров стала реальностью, поскольку проектировщики могут работать над проектом нового изделия вместе, даже если они расположены на различных континентах. Информационные системы с сетевой структурой дают возможность компаниям координировать их географически распределенные подразделения как виртуальные корпорации (или виртуальные организации), иногда называемые организациями с сетевой структурой. Виртуальные организации используют сети, чтобы связать людей, имущество и идеи, соединяя с поставщиками и клиентами, чтобы создавать и распределять новые изделия и услуги без ограничения традиционными организационными границами или физическим расположением. Одна компания может пользоваться возможностями другой компании без физического соединения с ней. Например, одна компания могла бы отвечать за конструкцию изделия, другая за сборку и производство и третья за администрацию и продажи;
- Увеличение гибкости предприятий. Современная технология передачи данных предоставила многим предприятиям работу более гибкими способами, повышая способности этих предприятий реагировать на изменения в рынке. Информационные системы могут придавать большим и маленьким предприятиям дополнительную гибкость, чтобы преодолеть некоторые ограничения, вытекающие из их размеров. Маленькие предприятия могут использовать информационные системы, чтобы приобрести часть сил и возможностей больших предприятий. Они могут координировать действия типа выполнения заказов или слежения за инвентарем, имея небольшой кадровый состав клерков и менеджеров. Большие предприятия могут использовать информационные технологии, чтобы достигнуть части маневренности и чувствительности маленьких предприятий;
- Реорганизация трудовых процессов. Начиная с первых использований информационных технологий в бизнесе с начала 50-х годов, информационные системы прогрессивно заменили процедуры ручного труда на автоматизированные действия в трудовых и технологических процессах. Электронные трудовые процессы уменьшили стоимость эксплуатации во многих компаниях, заменяя бумажные документы и установившуюся практику ручного труда [2].
Информационные технологии реорганизуют процесс управления, обеспечивая мощные новые возможности помощи менеджерам в стратегии, планировании и управлении. Например, стало возможно получать информацию для менеджеров относительно организационного выполнения вплоть до уровня определенных изделий из любого предприятия в любое время. Новая интенсивность информации делает возможными точное планирование, предсказание и контроль.
1.3 Основные виды информационных систем
Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. В организации можно выделить следующие уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются, чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем:
- системы эксплуатационного уровня;
- системы уровня знания;
- системы уровня управления;
- системы стратегического уровня.
К системам эксплуатационного уровня относятся системы диалоговой обработки запросов (СДОЗ). Эти системы поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации: продажи, платежи, обналичивают депозиты, платежную ведомость, хранение отчетов служащих. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна [4].