Не вдаваясь в подробности перечисления положений, изложенных в Методических указаниях, хотелось бы обратить внимание на пункт 1.4, где приводятся случаи, когда инвентаризация проводится в обязательном порядке.
1. При смене собственника или реорганизации предприятия (учреждения);
2. При ликвидации предприятия (учреждения);
3. Перед составлением годовой отчетности;
4. При смене руководителя предприятия (учреждения) или другого материально ответственного лица;
5. При смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел);
6. При установлении фактов хищения, ограбления или злоупотребления, а также порчи ценностей;
7. После пожара или стихийных бедствий;
8. По решению контролирующих, судебных и других уполномоченных на то органов.
К сожалению, эти требования часто не выполняются, в результате чего после увольнения материально ответственных лиц нередко вскрываются значительные суммы недостач материальных и денежных средств, иски, на взыскание которых впоследствии к виновным не предъявляются, и списываются эти суммы в конце года в большинстве случаев на финансовые результаты, что делать категорически запрещено.
Выборочные инвентаризации и контрольные проверки в течение года дисциплинируют работников предприятия, позволяют своевременно вскрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения, содействуют сохранности имущества предприятия. Там, где материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль над своей работой со стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотребления и фактов хищения имущества сводится к минимуму.
В деле обеспечения сохранности материальных ценностей и денежных средств важное значение имеют подбор, расстановка и воспитание работников, занимающих должности, связанных с материальной ответственностью. В целях усиления ответственности лиц за сохранность вверенных им материальных ценностей и денежных средств администрация предприятия заключает письменные договоры о полной ответственности с работниками, достигшими 18-летнего возраста, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей. Назначение, увольнение, перевод и перемещение работников, с которыми заключается или заключены письменные договоры о полной материальной ответственности, производятся по согласованию с главным бухгалтером (лицом, его заменяющим) [5, с. 42].
ВИДЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ.
Все проводимые на предприятии инвентаризации делятся по ряду признаков. [8, с. 159] Схема 1.
В зависимости от полноты охвата имущества инвентаризации бывают полные и частичные.
Полная инвентаризация охватывает все имущество и финансовые обязательства предприятия, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета по состоянию на первое января или на дату, близкую к концу отчетного года.
Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе. Она должна проводится систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность имущества предприятия, дисциплинирует материально ответственных лиц, позволяет своевременно скрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения. Там, где материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль над своей работой со стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотреблений и фактов, хищений сводится к минимуму [4, с. 112].
Сплошная инвентаризация охватывает проверку всего без исключения наличного имущества, предъявленного конкретным материальным лицом.
Выборочная - это инвентаризация, при которой проверяются только некоторые (на выборку) ценности у конкретного материально ответственного лица [15, с. 145].
В зависимости от основания проведения инвентаризации могут быть плановые и внеплановые. Последние проводятся внезапно, сроки их проведения не должны быть известны материально ответственным лицам. Иногда могут проводиться по требованиям ревизора, органов народного контроля, финансовых и следственных органов. Плановые инвентаризации проводятся: продовольственных товаров на складах и базах 2 раза в год, расчетов с финансовыми органами по взносам налогов и других платежей раз в квартал, расчетов с разными дебиторами и кредиторами 2 раза в год [13, с. 82].
Необходимая - проводится при смене материально ответственных лиц, после стихийного бедствия, при переоценке материальных ценностей, краже.
ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ.
Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств предприятия (учреждения) и оформления ее результатов установлен Министерством финансов Республики Беларусь в "Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств ".
Количество инвентаризации в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем предприятия (учреждения).
Для проведения инвентаризации на предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
При большом объеме работы и наличии на предприятии ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.
Постоянный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем предприятия. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируются в книге контроля над выполнением приказов о поведении инвентаризации.
В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей администрации предприятия, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры экономисты, техники и т.д.). В инвентаризационную комиссию можно включать представителей службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций. Необходимо отметить, что неучастие специалистов производства в инвентаризационных комиссиях снижает качество инвентаризации [7, с. 43].
На предприятии с большими объемами производства для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств целесообразно создавать рабочие инвентаризационные комиссии [7, с. 44].
В состав рабочий инвентаризационной комиссии входят:
руководитель предприятия и его заместитель (председатель комиссии),
главный бухгалтер,
руководители структурных подразделений,
главные специалисты,
начальники отделов,
руководитель юридической службы.
Для непосредственного проведения инвентаризации ценностей на отдельном объекте назначается рабочая инвентаризационная комиссия. Запрещается назначать председателем комиссии одного и того же работника два раза подряд при инвентаризации у одних и тех же материально ответственных лиц. [5, с.44]
Перед началом проведения инвентаризаций членам инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям - контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания проведения работ. Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии. [5, с. 45]
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент
инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием " до
инвентаризации на "__" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. [2]
Одновременно материально ответственное лицо дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Сведения о фактическом наличии имущества и реально учтенных финансовых обязательств записываются инвентаризационные описи (акты инвентаризации) не менее чем в двух экземплярах. [2].
Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.
Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.
Руководитель предприятия должен создать условия, обеспечивающие полную и точную поверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и весовыми приборами, мерной тарой).
По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной поверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) наволочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акт обмеров, технические расчеты и ведомость отвесов прилагают к описи.
Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.