Периодически эти сведения вносят в "Паспорт архива учреждения, организации, предприятия" по состоянию на 1 января следующего года. Паспортизация архивов проводится под методическим руководством местных архивных учреждений России.
Федеральная Архивная Служба Российской Федерации обобщает и анализирует данные, представляемые архивными учреждениями России, для совершенствования работы по развитию архивного дела в стране.
2.1.5.«Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню»
В этой графе указывают срок хранения дела и номера статей по перечню (типовому, ведомственному).
В настоящее время основным нормативным пособием при определении сроков хранения документов в процессе составления номенклатур и отборе документов на государственное хранение и к уничтожению является "Типовой перечень". Его полное название - "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения"
Перечень содержит сведения по срокам хранения типовых документов, образующихся при документировании управленческой, научно-технической и производственной деятельности, в большинстве организаций.
Действующим ныне является также ряд ведомственных перечней, разработанных в 1970-1980 годах большинством министерств и ведомств на основе типовых общегосударственных перечней. Например:
"Перечень документов со сроками хранения Министерства связи РФ, министерств связи союзных республик и подведомственных им организаций и предприятий связи"
Ведомственные перечни дополняют и конкретизируют состав документов для определенных отраслей, устанавливают сроки хранения специфических, свойственных конкретной отрасли, документов.
При определении сроков хранения документов и дел целесообразно использовать типовой и ведомственный (при его наличии) перечни. При этом за основу в каждом конкретном случае принимают один из перечней (как правило, ведомственный).
На первом листе номенклатуры к наименованию графы 4 дают ссылку 1 на полное название и исходные данные перечней, используемых в номенклатуре. Напротив дел, статьи к которым используют выборочно, в графе 4, рядом с номером статьи по перечню, проставляют условное обозначение перечня, статьи которого используют выборочно[8]. Например:
5 лет__________
протокол ЭК
от 06.04.2002 № 1
Как показывает практика работы по экспертизе ценности документов, сроки хранения отдельных категорий документов (в частности, финансовой, первичной отчетно-бухгалтерской документации) за последнее десятилетие значительно возросли. Об этом свидетельствует ряд совместных решений, принятых государственной архивной службой и государственной налоговой инспекцией России.
При определении сроков хранения подобной документации организациям необходимо руководствоваться распоряжениями вышестоящих органов. В таких случаях в графе 4 следует давать ссылку на соответствующий распорядительный документ, в котором зафиксирован срок хранения документов данной группы.
2.1.6. «Примечание»
В графу 5 вносят сведения о «переходящих» делах, об утрате, об уничтожении дел, о передаче дел в другие структурные подразделения или организации. В данной графе при необходимости можно указывать фамилии, ответственных за формирование и ведение какой-либо группы или отдельно взятого дела, проставлять отметки о заведении дел, о включении новых дел, о переносе информации по документам, содержащимися в деле, на машинные носители и т.д.
В этой графе также дают ссылки на решения ЭК.
2.2. Удостоверения номенклатуры дел
Процедура формирования и удостоверения номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:
- определение круга документов для включения в номенклатуру;
- составление заголовков (наименований) дел;
- разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;
- определение сроков хранения дел;
- определение системы индексации и установления индексов дел;
- оформление и удостоверение номенклатуры дел.
Определение круга документов для включения в номенклатуру. Основное требование к номенклатуре – охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки[9].
В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой – либо конкретной задачи, документы общественных организаций.
В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающиеся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривается несколько резервных номеров.
Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).
Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.
Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентов, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.
Степень конкретизации, детализация наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.
Понятие дело употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например: «Дело о выделении средств на ремонт краеведческого музея г. Бологое», «Дело об организации довузовской подготовки в АГТУ».
При заведении личных дел фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже.
Термин документы употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например, «Документы о строительстве нового учебного корпуса Университета (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчёт, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседания Коллегии за 1 квартал 2002 года (проекты решений, справки, обзоры, планы)».
Использование термина материалы и документальные материалы не предусмотрены государственным терминологическим стандартом[10].
В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:
если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например, «Переписка с фирмой «Флайт–тур» о выполнении контракта по обеспечению жителей города загранпутёвками»;
если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщённо, например: «Переписка с рекламными Агентствами региона об изготовлении и выпуске различных видов реклам»;
если однородные корреспонденты находятся на одной определённой территории (край, область, регион), целесообразно в её заголовке это отразить, например, «Переписка с юношескими спортивными клубами городов Поволжья об участии в турнирах, олимпиадах, спартакиадах и чемпионатах».
В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовках дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос, например: «Переписка об организации международной конференции «Женщины и бизнес».
Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчётную документацию.
При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указывают вид документа, автор и год, например: «Приказы ректора Университета по УР за 2001 г.», «Протоколы заседаний Совета директоров за 2001 г.». Заголовки дел, содержащих плановые или отчётные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность: «Годовой отчёт о научно-исследовательской деятельности Университета», отчёты об отгрузке товаров».