Каждое дело принимается заведующим или специальным сотрудником ведомственного архива в присутствии работников структурного подразделения или организации. В описи против каждого дела включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, дата приема дел, подписи сотрудника ведомственного архива и представителя организации, передавшего дела.
Под архивным фондом Российской Федерации понимается совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации
Постановлением Правительства Российской федерации в 1993году установлены предельные сроки ведомственного хранения документов Государственного архивного фонда в зависимости от уровня организации и способа фиксации документной информации:
· для документов органов государственной власти и управления крае, областей, автономной области, городов Москвы и С.Петербурга, районных и городских органов представительной власти и органов управления, а также государственных учреждений, организаций и предприятий областного, краевого подчинения -10 лет;
· Для документов государственных учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства -5лет;
· Для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных и судебных дел -75 лет,
· Для научно-технической документации - до утраты практической значимости, но не более -25 лет,
· Для фотодокументов -3года,
· Для записей на машинных носителях -5лет.
· В течение установленного срока предприятия должны обеспечить учет документов постоянного и долговременного хранения и сохранить их.
· Периодически необходимо проводить проверки наличия и состояния дел:
· Для постоянного срока хранения – 1 раз в 10лет;
· Для дел с грифом ограничения доступа – раз в 5 лет;
· Ежегодно проводятся проверки наличия и состояния дел.
· Итоги проверок оформляются актами, утвержденными руководителем организации (учреждения);
· В архив могут обращаться как организации, как и граждане о выдаче архивных справок.
Вопрос 34.Вы работаете офисным менеджером. Вам поручено передать телефонограмму в адрес делового партнера по поводу встречи с вашим директором, назначенной на конкретную дату и время.
34.1. Оформите телефонограмму в адрес делового партнера, недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
| наименование ведомства | Директору ОАО Кондитерская фабрика г. КемеровоА.И. Монастырскому |
| Промышленновский райпотребсоюз | |
| Передал– офис. менеджер Арсентьев П.Н. тел. 7-45-87 | Принял – секретарь Соловейчик К.С.тел. 30-05-96 |
| ТЕЛЕФОНОГРАММА | |
| 20.03.2004 № 147 время передачи 11ч. 40 мин. | |
| 24.03.2004 в 9.00 в помещении рынка по ул. Крупской 25, проводится выставка-ярмарка продукции Вашей фабрики. Просим принять участие.Директор Е.Д. Семенов | |
34.2.1.Перечислите состав реквизитов телефонограммы. Реквизиты телефонограммы:
· Наименование ведомства;
· название предприятия (организации) - автора документа;
· должность, фамилия и инициалы сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона;
· наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона;
· наименование вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);
· дата и номер телефонограммы, время передачи;
· текст (не превышающий 50 слов);
· наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.
34.2.2. Какие требования предъявляются к тексту телефонограммы?
При составлении телефонограммы придерживаться рекомендаций:
· текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов;
· информация должна быть краткой и срочной;
· слова, которые плохо воспринимаются на слух, можно передавать с помощью разбивки по буквам (используя при этом часто употребляемые простые слова);
· в тексте не должно быть более 50 слов.
34.2.3. Порядок адресования различным партнерам, в т.ч. зарубежным.
Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.
Зарубежным партнерам телефонограмма передается на языке международного общения – английском.
34.2.4.Отличие телефонограммы от факса. Телефакс (факс) - это получаемая на бумажном носителе копия документа (рукописного, печатного и др.), переданного по каналам факсимильной связи. В отличие от других связей (телефонной, телеграфной) эта связь позволяет получить изображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника.
34.2.5. Назначение телефонограмм в работе фирм, организаций.
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки).
Телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и подобных случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи. Это документ по оперативным вопросам.
34.2.6. Особенности и правила передачи и приема телефонограммы.
· Телефонограмма составляется на специально разработанных бланках или чистом листе бумаги формата А5 в одном экземпляре.
· Текст телефонограммы печатается через 1,5 интервала
· В телефонограмме не должно быть более 50 слов.
· В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
· Датой телефонограммы является дата ее передачи.
· Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список фирм, организаций, к которым ее посылают, и номера телефонов, по которым телефонограмма передается.
· Телефонограмма составляется секретарем или исполнителем по поручению руководителя. После составления текст должен быть проверен и подписан руководителем фирмы, организации.
· При передаче телефонограммы вначале называют имя своей фирмы, организации и телефон, вид документа; после передачи текста записать должность, фамилию и инициалы лица, принявшего телефонограмму, дату и время передачи;
· При приеме необходимо записать: название фирмы, организации и телефон, текст телефонограммы, должность, фамилию и инициалы лица, предавшего телефонограмму, дату и время приема;
· Необходимо, чтобы принимающий повторил записанный текст со всеми знаками препинания передающему лицу.
· Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.
Срок хранения телефонограммы не превышает 1 года.
Используемая литература
1. Салазкина Л.П. Основы делопроизводства. Требования к тексту документа: Учебное пособие, - Кемерово: Кузбасс - вузиздат, 2000,- 300с.
2. Кирсанова М.В. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. – 296с.