Прихильники другої точки зору вважають, що питання, які вимагають розширеного обговорення і опрацьовування, краще всього розглядати в другій третині збору, коли фізична і розумова працездатність учасників досягає піку. Поточні питання, що не вимагають багато часу, можна вирішити в першу чергу, а на кінець залишити найлегші питання, цікаві і приємні справи.
Коли основна робота виконана і увага аудиторії слабшає, можна перейти до обговорення більш цікавих питань, що не вимагають напруги (в останній третині наради), наприклад, про організацію корпоративного заходу на честь ювілею фірми або про результати участі у виставці.
За час підготовки наради в результаті отримання більш достовірної і оперативної інформації пріоритети можуть мінятися неодноразово. Те, що було актуальне всього кілька годин тому, може стати зроблений нецікавим. Тому ніколи не слід розглядати затверджений порядок робочої наради денний як щось непорушне. На цей випадок можна рекомендувати розробити процедуру коректування повістки після її твердження, що повинне знайти своє віддзеркалення в Регламенті по проведенню нарад.
Складений порядок денний затверджується керівником. Але на практиці досить часто використовується і спрощена форма. Вона не має грифа твердження (зустрічаються навіть варіанти оформлення без підпису відповідального виконавця), але саме такі форми повісток є найпоширенішими. Перша форма більш інформативна, містить відомості про місце, дату проведення і учасників наради, має гриф твердження. Тому можна рекомендувати використовувати її для найважливіших нарад, а для проведення робітників і оперативних порядок денний може підписати і секретар після попереднього усного обговорення з головою. Порядок оформлення порядку денний закріплюється в Регламенті по проведенню нарад, якщо такий на підприємстві є.
Після визначення мети наради і круга питань, які будуть на ньому обговорюватися, можна перейти до вибору кандидатур учасників. На нараду слід запрошувати співробітників:
які ухвалюють ключові рішення з питань, винесених на обговорення (їх думка може бути вирішальною);
які відповідно до своїх службових обов'язків володіють певною інформацією з даних питань;
які по роду своєї діяльності повинні бути ознайомлений з інформацією, представленою на нараді;
які організовуватимуть виконання рішень наради.
Слід запрошувати людей, здатних озвучити різні точки зору і одночасно готових до плідної взаємодії.
Корисність збору обернено пропорційна числу його учасників. Рекомендоване психологами кількість для внутрішньої ділової наради - від 6 до 9 чоловік, це забезпечує високу продуктивність, люди не втрачаються в масі, і таку групу легше контролювати. На практиці наради проводяться і в менших, і у великих групах, кожна їх має свої переваги і недоліки.
До порядку денний може бути прикладений список запрошених з вказівкою їх посад. Так поступають при організації крупних нарад, на яких присутня велика кількість учасників. Це активно практикується у федеральних органах виконавської влади. В комерційних же організаціях учасників наради і запрошених краще вносити до порядку денного наради.
В крупних установах до нарад з найважливіших питань складається довідка по їх істоті, в якій указується причина і мета постановки питання на обговорення. Разом з довідкою може бути запропонований проект рішення.
Якщо в нараді бере участь велика кількість людей, керівників філіалів, дочірніх компаній або представників сторонніх організацій, то розсилаються запрошення (сповіщення) на нараду. Як правило, такий документ складається з:
обіг;
інформації про дату, місці і часі проведення;
порядки денний;
пропозиції взяти участь;
прохання про підтвердження участі в нараді.
Запрошення (сповіщення) підписують осіб, що відповідають за підготовку заходу.
Від виду наради залежить і вид документа, який повинен бути розісланий учасникам. Як правило, це:
запрошення (сповіщення) про проведення наради, оформлене на фірмовому бланку організації, або
порядок денний в тій формі, яка прийнята на підприємстві.
Порядок денний повинен розсилатися за декілька днів до початку заходу (звичайно за 3–5 днів), щоб у його учасників була можливість підготуватися. До неї прикладаються матеріали, що підлягають обговоренню (проекти докладів з кожного питання, інформаційні матеріали, представлені відповідальними виконавцями). Така супровідна документація може бути розісланий пізніше - за 1–2 дні до зустрічі. В цьому випадку слід враховувати реальне співвідношення об'єму інформації, з яким необхідно ознайомитися, і часу, що залишився.
Організаторам наради потрібно не тільки розіслати запрошення (або порядки денний) учасникам, але і підтримувати зворотний зв'язок. Слід уточнити, чи зможуть вони бути присутній, чи необхідна їм наявність технічних засобів.
Перед розсилкою учасникам матеріалів, які обговорюватимуться на нараді, слід звернути увагу на їх оформлення.
Так, 10–15 сторінок суцільного тексту, набраного дрібним шрифтом, ніхто читати не буде. Тому не варто економити на своїх співробітниках і використовувати оптимальний розмір шрифту - 12. Більш дрібний текст можна використовувати, наприклад, для посторінкових виносок. Виділяти фрагменти тексту краще різними зображеннями (курсивом, жирним) або підкресленням.
Головне, щоб вибрана логіка форматування матеріалу не порушувалася в межах одного документа, і бажано, щоб вона дотримувалася (хай навіть з невеликими відступами) в межах всього комплекту матеріалів.
Виступи учасників можуть підкріплюватися письмовими докладами. Відзначимо, що доклад є одним з найдовших ділових документів. Його написання відноситься до навиків, необхідних для успішної кар'єри. Тому можна дати декілька основоположних рекомендацій по складанню тексту докладу. Він повинен бути:
коротким, наскільки дозволяє зміст і мету;
зрозумілим (простим, а не заплутаним);
логічним;
структурованим.
Дуже часто мета написання докладу полягає в тому, щоб зробити на читачів певний вплив: переконати їх прийняти певну точку зору, змінити власну думку або зробити конкретні дії. Доклад повинен бути адресований наперед обкресленій групі, містити переконливі аргументи і передбачати можливі заперечення.
Крім докладів, до наради готуються інформаційні матеріали, які використовують виступаючі. Існує велика кількість наочних засобів. Наприклад, два прості графіки можуть бути ефективно одного складного, причому їх легше і швидше побудувати. Сучасна комп'ютерна техніка дозволяє включати в доклад безліч графічних зображень аж до кольорових ілюстрацій.
Приміщення, призначене для проведення наради, повинне бути наперед підготовлено.
Його потрібно провітрити або за декілька годин включити систему кондиціонування.
Стільці слід акуратно розставити, а їх кількість повинна бути на 1–2 більше, ніж заплановане число учасників і запрошених. Адже під час обговорення може терміново знадобитися запросити кого-небудь із співробітників. Тоді їм буде куди сісти.
На столах повинні бути письмові обладнання (ручки, олівці і листи паперу формату А4 або зручні блокноти А5 або більшого формату). Вітається використовування канцтоварів з фірмовою символікою.
На столах розміщується мінеральна вода і стакани, які ставляться вверх дном на серветки, а їх кількість повинна бути на 1–2 більше, ніж присутніх.
Якщо для наочності використовуються маркерні дошки, необхідно передбачити наявність декількох різнокольорових маркерів, а також наперед просочити так звану "пралку спеціальною рідиною".
У разі використовування технічних засобів їх необхідно встановити наперед, ознайомитися з правилами експлуатації і перевірити працездатність, обов'язково слід передбачити можливість підключення ноутбуків. При використовуванні слайдів необхідно забезпечити їх наявність на нараді, розмістити проекційний екран так, щоб його було видне всім присутнім.
Може бути потрібно і більш екзотичне устаткування. Наприклад, на харчових підприємствах можливо проведення дегустації якого-небудь продукту і порівняння його з продуктами конкурентів. В цьому випадку необхідно передбачити наявність одноразового посуду для кожного учасника.
В деяких компаніях в цілях безпеки не дозволяється приносити на наради мобільні телефони. В цьому випадку слід передбачити можливість їх зберігання у секретаря керівника.
Компанія "Центр нерухомості" працює на ринку Самари нерухомості більше 7 років. За цей час компанія міцно завоювала одну з лідируючих позицій. Колектив компанії "Центр нерухомості" - це висококваліфіковані співробітники, досвід і професіоналізм яких гарантує високу якість послуг. В даний час в місті працює шість представництв компанії. Стратегічний план розвитку компанії передбачає відкриття нових представництв. Система управління компанії збудована таким чином, що відбувається постійна взаємодія всіх структурних підрозділів здійснюється повний контроль за діями співробітників в кожному офісі.
Компанія "Центр нерухомості" входить до складу Російської гільдії ріелторів і Поволзької гільдії ріелторів, строго дотримує кодекс професійної етики. Якість послуг компанії "Центр нерухомості" підтверджена Сертифікатом відповідності, видаваним Російською гільдією ріелторів. Володарем такого документа є тільки 7 компаній в Самарі і 3 - в Тольятті. Професійна відповідальність компанії "Центр нерухомості" застрахована. Якщо клієнт цінує чіткість і ясність в питаннях, що стосуються покупки або продажу нерухомості, якщо набір вимог до якості послуг і чистоти операції високі, то "Центр нерухомості" - сама гідна компанія. Кожний об'єкт нерухомості, що знаходиться в управлінні компанії "Центр нерухомості", проходить перевірку юридичної чистоти.