Как уже подчеркивалось ранее, информационное обеспечение предприятия образует фундаментальную основу для планирования и успешной реализации разработанных планов. Сбор, обработка и распределение информации являются критическим фактором достижения предприятием намеченной прибыли. И если предприятие эффективно и целенаправленно реализует эти процессы, оно может добиться стратегического преимущества в конкурентной борьбе. Для этого необходимо распознать ценность информации, которой владеет предприятие. Сумма собранной и обработанной информации превышает, как правило, возможности классических информационных путей и источников. Поэтому основная задача состоит в структурировании имеющихся знаний и создании соответствующего потребностям доступа к этой базе знаний. Такое структурирование осуществляется при помощи метаинформации, к примеру, по ключевым или заглавным словам, соответствующим продуктам или процессам, а также по коммуникативным источникам информации. Доступ к этому общему банку данных может осуществляться через "входы" в сеть Интранет. Интернет-технологии облегчают создание и дальнейшее развитие таких информационных систем. С возникновением Интернета сбор информации стал значительно легче. Информационные массивы существенно увеличились, тем самым селекция запрашиваемой информации стала одной из задач сбора информации. Обработка собранной таким образом информации и в дальнейшем останется важнейшей задачей всеобъемлющей системы информационного обеспечения. При этом задача контроллера состоит как в том, чтобы из информационного массива отбирать информацию, релевантную для управления предприятием, так и в том, чтобы обрабатывать и готовить эту информацию для руководства предприятия.
Существенная проблема обработки информации состоит в рациональном и способном передать главное содержание "сжатии" и сопоставлении имеющегося цифрового материала. Числа, которые в сжатой форме несут информацию о состоянии дел на предприятии, называются показателями.
Показатели являются исходными величинами (например, цены или количество штук), производными (например, суммы, разницы) или относительными величинами (например, количество/период). Их необходимо понимать как арифметическое техническое средство, которое служит количественному выражению информации для различных ситуаций, связанных с принятием решений.
Базовым принципом показателей является сжатие отдельных информационных данных для отражения ситуаций и взаимосвязей при помощи определенной измеряемой величины. С этим, однако, связана опасность, что при сильном сжатии информации в одном показателе могут быть утеряны важные детали описываемой ситуации, а тем самым теряется возможность ответить на вопрос о причинах изменения этого показателя.
Противодействовать этой опасности можно при помощи арифметического технического деления, замещения или расширения отдельного единичного показателя. Деление означает разложение числителя и/или знаменателя дроби на отдельные составляющие или подвеличины (например, членение показателя "оборот/год" на показатели "оборот продукта А/год" или "оборот продукта А/месяц"). При замещении числитель и/или знаменатель заменяются другими величинами (например, "объем сбыта х цена" вместо "оборот"). При расширении исходный показатель в числителе и/или знаменателе используется в нескольких математических процедурах одинаковой величиной - например, в результате дисагрегации показателя "прибыль/совокупный капитал" фактором "оборот" получаем показатели "прибыль/оборот" [= рентабельность оборота] и "оборот/совокупный капитал" оборачиваемость капитала].
При помощи этих трех действий исходный или ключевой показатель может быть разложен на два или несколько показателей. Таким образом возникает иерархическая система показателей. Математические связи показателей в такой арифметической системе легко охватываются и отражаются при помощи программ электронной обработки информации.
Показатели, которые описывают различные логические взаимосвязи, не представляется возможным объединить при помощи математических действий. Тем не менее, и в данном случае возможно построение системы показателей. Разные показатели, которые связаны между собой с объективно логической точки зрения, относят к определенной сфере показателей (например, показатели ликвидности) и рассматривают каждый показатель отдельно. При этом говорят о системе упорядочения.
При создании системы показателей необходимо учитывать следующие признаки ее формирования.
Показатели должны быть величинами, отражающими количественные характеристики, т.е. они должны быть (однозначно) измеряемыми в денежных или количественных единицах.
Между отдельными показателями, образующими систему показателей, не должны существовать отношения конфликтного характера, т.е. системы показателей должны представлять собой свободную от каких-либо внутренних конфликтов совокупность показателей, упорядоченных на основании объективно-логических критериев.
Показатели могут относиться к данным как прошлых, так и будущих периодов. При осуществлении сравнительных расчетов необходимо обращать внимание на то, чтобы показатели имели одинаковое временное отношение.
Построение системы показателей не может быть произвольно изменено для возможности сравнения результатов на протяжении относительно длительного периода времени.
Затраты на сбор и обработку информации и ее польза должно быть соразмерны.
Системы показателей должны отражать существенное в концентрированной форме, но быть полными.
Система показателей должна способствовать рациональной работе, т.е. основная часть цифрового материала должна содержать только те показатели, в которых получатель нуждается регулярно, а специальные (дополнительные) части системы показателей должны предоставляться только в случае необходимости.
Поскольку показатели используются для отражения разнообразных ситуаций, на предприятии едва ли может существовать хоть одно подразделение, которое не охватывалось бы показателями. Поэтому возможности их использования и сферы применения чрезвычайно многосторонние. Важнейшие функции показателей и систем показателей можно сформулировать так:
вспомогательное средство при планировании, управлении и контроле на всех иерархических уровнях;
инструмент внутреннего (сравнение предприятий или бенчмаркинг) и внешнего (налоговые проверки) анализа деятельности предприятия;
составная часть информационных систем для всех иерархических уровней.
На практике особое значение имеют три аспекта: показатели как инструмент, помогающий принимать решения на месте (на рабочем месте) или менеджментом, как инструмент управления предприятием и как инструмент контроля. Эти аспекты дополняются функцией раннего распознавания.
Свою функцию поддержки при принятии решений показатели выполняют благодаря отбору и обработке информации, релевантной для принятия того или иного решения. Ответственный за принятие решений получает сжатую, систематизированную информацию (как правило, руководящие работники) и может тем самым оценить варианты и принять решение. Как вариант (и это становится все более традиционным на предприятиях с интенсивной ориентацией на сотрудников) ответственный за принятие решений получает простую и содержащую пояснения информацию о показателях для самоуправления на месте (уровень служащих низшего звена или рабочих).
Последнее обусловливает указание определенных целевых величин в форме конкретных плановых величин (показателей), которые или задаются руководящими работниками самостоятельно, или устанавливаются ими совместно с подчиненными инстанциями. Такая информация, связывающая показатели и бюджетные величины, может способствовать координации деятельности различных сфер предприятия. Контролирующая функция показателей (систем показателей) выполняется путем осуществления сравнительных расчетов, в которых действительно достигнутые показатели (факт) противопоставляются соответствующим плановым величинам (заданное). Если сравнительный расчет касается одного и того же объекта (например, выручки от оборота), но разных временных периодов, то говорят о сравнении во временном аспекте. Расчет, предпринятый с целью контроля в рамках одного периода, но относящийся к разным предметам (продуктам), называют сравнением объектов.
Для раннего распознавания при помощи показателей центральное значение имеет сравнение соответствующих величин во временном аспекте. В рамках систем показателей, построенных по принципу пирамиды, больше возможностей идентифицировать шансы и риски уже в нижней части пирамиды, т.е. на уровне тех величин, степень объединения различных данных в которых незначительна.
Как важная форма раннего распознания могут рассматриваться и приблизительные расчеты конечного результата. В этом случае сравнение "заданное - факт" расширяется сравнением "заданное - будет". В то время как сравнения "заданное - факт" содержат объяснения уже состоявшихся событий или их результатов, приблизительные расчеты возможных фактических показателей на конец определенного периода или проекта позволяют заранее распознать намечающиеся отклонения (показатели "будет"), которые в противном случае могут четко проявиться только значительно позже (например, в конце периода или проекта) в сравнениях "заданное - факт".