Найважливішими індивідуальними навиками вдосконалення комунікацій є розвиток уміння спухати. Бути добрим слухачем означає, що особа повинна підготуватися слухати, не перебивати того, хто говорить, сконцентруватися як на словах, так і на їхньому значенні, бути терплячою і давати доречні запитання. Вміння слухати таке важливе, що компанії Delta, IBM, Unisys розробили спеціальні програми навчання для своїх менеджерів, щоб вони стали добрими слухачами.
Підвищення ефективності комунікацій як для відправника так і для одержувача сприяють три організаційні навики - домагання мети, регулювання інформаційних потоків та розуміння цінності різних засобів комунікацій.
Домагання мети передбачає перевірку того, чи повідомлення одержали та зрозуміли. Після відправки звіту колезі менеджер може зателефонувати через кілька днів, щоб упевнитися, що звіт отримано, або ж з'ясувати незрозумілі моменти.
Регулювання інформаційних потоків означає, що відправник або одержувач уживає заходів до того, щоб упевнитися, чи немає перевантаження інформацією. Для відправника попередження незмірних потоків може означати не передавати одночасно надмірний обсяг інформації через систему. Для одержувача це може означати привертання уваги до факту, що його змушують виконувати одночасно дуже багато завдань. Багато менеджерів обмежують приймання інформації, періодично селекціонуючи журнали і звіти, які вини отримують, або навчаючи секретаря відбирати телефонні дзвінки та відвідувачів.
Обидві сторони повинні розуміти цінність різних засобів комунікацій. Наприклад, коли менеджер готується звільнити підлеглого, про це потрібно повідомити персонально. Особистий контакт дасть змогу менеджерові пояснити ситуацію і відповісти на запитання. Коли метою повідомлення є підвищення платні, то адекватними можуть бути письмові комунікації, а згодом менеджер може доповнити письмове повідомлення особистим привітанням.
Керування комунікаціями в організаціях набуває різних інноваційних форм. Зокрема менеджери у InterimServices, компанії, яка має головне управління у Флориді, переконані що вони повинні знати всіх своїх працівників. Щоб сприяти цьому процесу усім новим працівникам видають так званий “паспорт”, з яким ті відвідують усі відділи фірми протягом першого місяця роботи. Кожен менеджер після знайомства робить відмітку в паспорті. Після завершення цього процесу працівники повертають свої паспорти і переходять до наступної програми орієнтації - серії семінарів. Звичайно у нашій країні таке практично не можливо, але знайомство із своїми підлеглими не завадило б. Розумію, що всіх по імені не запам’ятаєш, але саме придання уваги до цього дасть позитив ний результат.
Є електронні засоби комунікацій що суттєво впливають на комунікації в організаціях. До інформаційних систем належать: операційно-виконавча система, базово-інформаційна система менеджменту, адміністративно-інформаційна система, інтернет та експертна система. Кожна забезпечує певним типом інформації та є важливою для конкретних категорій менеджерів.
В організаціях також можуть діяти неформальні комунікації. Їх різновид – систем непідтверджених неофіційних даних і чуток. Менеджмент “нишпорки” теж дуже популярний. Як бачимо є багато різновидів комунікацій і вони певною мірою ефективно діють.
Також можна впровадити так званий інноваційний кластерний механізм який характеризується як індустріальний комплекс на базі концентрації мереж виробників, постачальників і споживачів, пов'язаних інноваційним технологічним ланцюжком, який розвиває наявний інноваційний потенціал підприємства.
Ще одним важливим моментом ефективності роботи організації є правильний розподіл часу керівника. Аспекти правильного розподілу часу полягають у спроможності менеджера визначити пріоритети в роботі працювати продуктивно і делегувати повноваженнями інших.
У кожній організації відбуваються зміни у цьому випадку необхідно раніше попереджати підлеглих щоб вони були готові до перемін. У ВАТ «Полтавамаш» також зіткнулись із такою проблемою, коли оновлювалось устаткування, техніка. Попереджаючи працівників, ви допомагаєте їм уникнути стресову ситуацію, адже не кожен сприймає зміни як належно.
Якщо вище названі методи будуть виконуватись, то системи комунікацій буду діяти краще і це покращить розвиток організації. І найголовніше керівники повинні прислухатись до потреб своїх підлеглих і намагатись їх виконувати.
3.2 Заходи щодо подальшого розвитку організаційних
комунікацій
На мою думку найсуттєвішим стратегічним напрямком розвитку комунікаційного процесу в ВАТ «Полтавамаш» є інноваційний кластерний механізм. Суть полягає в об'єднанні конкурентних потенціалів підприємств в інноваційний кластер що дозволить підприємствам поглиблювати спеціалізацію виробництва та забезпечувати економію внутрішніх витрат, використовуючи зовнішні коопераційні постачання з боку інших підприємств, які входять до тієї ж мережі, відмовляючись від власного, більшого кошту внутрішньо фірмового виробництва.
Інноваційний кластер, який є специфічною формою організації взаємодії підприємств, характеризується такими особливостями:
1) специфічна система цінностей;
2) нетривіальна система організаційно-керівних відносин;
3) комплекс переваг, що робить інноваційно-кластерний механізм взаємодії у багатьох випадках більш привабливим, ніж інші організаційно-правові форми управління інноваційним потенціалом.
Потреба у прискореному створенні в Україні інноваційних кластерних систем зумовлюється, передусім, особливістю сучасного механізму формування конкурентоспроможності підприємств на вітчизняному та міжнародному ринках. Він базується переважно на генерації і нарощуванні інноваційного потенціалу, який, у свою чергу, створює основу для розвитку сукупності науково-технологічних, виробничих і маркетингових ланцюгів зі створення нових продуктів і технологічних процесів із визначеними параметрами.
Різноманіття економічних, науково-технологічних, географічних та інших чинників зумовлює відсутність єдиної універсальної моделі формування інноваційних кластерних систем і їхньої конкретної форми. Його розміри, організаційна структура і система управління повинні визначатися наявною ресурсною базою і координуватися спеціальною інноваційною групою. Разом з цім можна визначити певні закономірності щодо організаційно-фуикціональної структури кластеру. Рекомендована структура управління представлена па мал. № 5.
Формування інноваційних кластерів в Україні доцільно здійснювати на регіональній основі, тобто у регіонах, де наявна велика географічна концентрація взаємопов'язаних галузей і виробництв. Це сприятиме управлінню розвитком наявного інноваційного потенціалу кластера. Інший шлях створення інноваційних кластерних систем пов'язаний із наданням основним економічним регіонам, містам або агломератам статусу особливих економічних зон із пільговим оподаткуванням іноземних інвестицій, спрямованих на розвиток державних промислових інноваційних кластерів.
Формування ринкових відносин в інноваційній сфері передбачає існування різних організаційних форм, які відрізняються масштабами інноваційної діяльності і її змістом, проте найбільш ефективним для управління розвитком інноваційного потенціалу підприємств є створення нової організаційно-правової форми управління розвитком інноваційного потенціалу що стане основою конкурентоспроможності підприємств.
Дослідивши існуючі організаційно-правові форми управління інноваційним потенціалом підприємств, необхідно визначити що, впровадження кластерної моделі системи управління інноваційним підприємством дає можливість:
- формувати гнучкі цілі та стратегії розвитку підприємств на основі економі ко-статистичного моделювання;
- виявляти конкурентоспроможні підприємства за характером інновацій;
- налагоджувати якісні комунікації між учасниками інноваційного процесу;
- приймати стратегічні рішення щодо подальшої реструктуризації підприємства, залучення інвестицій, диверсифікації продукції;
- прогнозувати та оцінювати ефективність інноваційної діяльності підприємства.
Перевага такої моделі управління надасть можливості:
- більш прискореного зниження витрат, генерування і впровадження нововведень;
- розподілу ризику між учасниками кластерної системи підприємств.
На противагу формам взаємодії, заснованих на разових контрактах, інноваційна кластерна система володіє безсумнівними перевагами, особливо в галузях, пов'язаних із формуванням нових знань, НДДКР та ноу-хау. Об'єднання ресурсів та інноваційних потенціалів, довгострокова взаємодія і співробітництво підприємств, які постійно відновлюються, розвиток їх взаємної довіри. Набагато швидше і з більшою ймовірністю призводить до сумісної генерації нововведень, причому вартість відкриття останніх обходиться дешевше, а швидкість їх генерації підвищується.
Інноваційна кластерна система взаємодії має безсумнівні переваги порівняно з вертикально інтегрованими структурами і щодо розподілу ризику між учасниками взаємодії. Великі підприємства як свідчать дослідження, використовують сурядні відносини як засіб що дозволяє перекладати більшу частину ризику на плечі малих залежних від них субпідрядників підприємств.