4) Организационные принципы: принцип оптимизации управления (совершенствование управляемой и управляющей подсистем); принцип разумной управляемости (обычная норма управляемости колеблется от трех до семи непосредственно подчиненных руководителю исполнителей; например, армия Древнего Рима строилась на принципе шестерки: 6 манипул - центурия, 6 центурий - когорта, когорт - легион; армия Наполеона опиралась на принцип тройки: 3 взвода - рота, 3 роты - батальон, 3 батальона - полк; Советская армия строилась по наполеоновской формуле); принцип делегирования полномочий (передача руководителем iiли вышестоящим органом части своих функций подчиненным без активного вмешательства в их действия); принцип соответствия (имеет две стороны: с одной - работник должен соответствовать должности, а с другой - получаемая работа, должна соответствовать интеллектуальным и физическим возможностям исполнителя); принцип автоматического замещения отсутствующего (отсутствующий работник должен замещаться автоматически на основе действующих служебных должностных инструкций); принцип первого руководителя (контроль за ходом работ должен быть оставлен за первым руководителем, ибо только он имеет право и возможность решать или поручать решение любого вопроса); принцип единоначалия (подчиненные должны получать приказания только от одного начальника); принцип эффективности организационной структуры (она эффективна только тогда, когда способствует достижению поставленных целей при минимальных затратах труда и ресурсов); принцип единства доверия и проверки ("Доверяй, но проверяй"); принцип допустимости ошибки ("Исполнитель имеет право на ошибку", что обязывает предусматривать подстраховку и перестраховку); принцип основного звена (не следует размениваться на мелочи, всегда надо ориентироваться на главное и основное в своей работе).
Можно сказать, что принципы являясь стержневыми и основополагающими требованиями в управлении социальными системами, имеют важное значение в социальном управлении, т.к посредством принципов организуется реальный процесс управления, т.е. продуманная и обоснованная упорядоченность действий по осуществлению управленческих функций, выбору методов и приемов управленческого воздействия, построения структуры социальной системы, социальной организации.
Сущность организации как социальной группы заключается в распределении ролей, заданий, информации и других ресурсов, процессов, методов и технологий, коммуникации, ответственности и полномочий. В организации предполагается также распределение и внедрение процедур, призванных обеспечить выполнение поставленных перед нею задач. Организация, как понятие, означает сознательно формализованную структуру ролей или должностных обязанностей. Процесс организации напрямую связан с такими аспектами управления, как процесс, система, структура, технология, ресурсы.
Вид деятельности по согласованию и упорядочению усилии объединенных общей целью и совместной деятельностью людей в производственно-хозяйственных организациях, участников выполнения того или иного задания называется координацией, которая обеспечивает взаимодействие различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач, конкретно определяет, кто, что и когда делает, с кем и как взаимодействует, в каком порядке передает собственные результаты труда другим участникам деятельности и пользуется их результатами.
Основными приоритетами координации являются согласование, сбалансированность, равновесие, страхование, резервирование, управляемость. Координация осуществляется с помощью организационных структур, а также посредством создания рабочих групп, информационных систем, назначения координатора. Рабочая группа - это, как правило, временный коллектив, сформированный для решения конкретной краткосрочной проблемы с привлечением представителей различных служб. Достоинством такой группы является возможность ее формирования в сжатые сроки, что позволяет оперативно решать возникающие вопросы.
Совместная работа отдельных сотрудников, осознающих необходимость объединения усилий, будет наиболее эффективна только при четком понимании каждым из них своей роли и коллективных усилиях и того, как их роли взаимосвязаны. Это положение в равной степени верно и для коммерческого предприятия, и для правительственного учреждения. Создание и поддержание системы ролей осуществляется с помощью организационной функции управления.
Рационально осуществляемая организация должна включать: наличие целей, постановка которых является задачей планирования; четкое определение основных обязанностей или областей деятельности; определенную свободу действий или полномочий, с тем чтобы индивид, действующий в данной роли, знал, что лично он может предпринять для получения желаемых результатов; своевременное и достаточно полное обеспечение информацией.
К основным принципам рациональной организации как управленческой функции относятся принцип единства цели и принцип эффективности. Принцип единства цели заключается в том, что организация деятельности людей в рамках того или иного предприятия или учреждения должна способствовать сотрудничеству индивидов в достижении целей данного предприятия или учреждения. Принцип эффективности означает, что организация деятельности людей в рамках того или иного предприятия или учреждения должна обеспечивать высокую эффективность, т.е. достижение целей при минимальных нежелательных последствиях или издержках (причем термин "издержки" понимается шире, чем обычные поддающиеся измерению затраты в рублях, человеко-часах и т.п.).
И хотя финансовые или материальные показатели важны для определения эффективности организационной деятельности, в оценке эффективности принимают участие и нематериальные показатели, в частности, показатели, отражающие индивидуальное и групповое удовлетворение. Для сотрудника эффективная организация деятельности - это такая, которая не допускает потерь или ошибок и обеспечивает удовлетворение от работы, имеет четкие линии подчиненности и распределения ответственности, позволяет принимать участие в решении проблем, придает уверенность в будущем и предоставляет определенный статус и возможности для служебного роста, обеспечивает престижный уровень заработной платы. Эффективность может стать неопределенным и изменчивым критерием. Один управляющий определяет эффективность размерами прибыли, в то время как другой измеряет ее в таких понятиях, как конкурентоспособность, престиж в деловом мире или в глазах общественности, расширение предприятия. Или, например, президент компании, преследуя цели снижения себестоимости, завоевания рынка или получения прибыли, направляет ее деятельность по достижению поставленных целей такими методами, которые приводят к возникновению у подчиненных проблем морального характера, что в конечном счете наносит ущерб предприятию.
И какими бы критериями ни измерялась эффективность, принцип эффективности лежит в основе оценки любой организационной структуры. Выбор же подходящего критерия эффективности может вызвать известные трудности. Так, один человек может, например, подвергать критике дублирование работы в некоторых государственных учреждениях, а другой рассматривает это как необходимую защитную меру против опасностей, присущих чрезмерной концентрации власти. Президент компании может подвергнуться критике за слишком медленное осуществление организационных изменений, в то время как его медлительность может быть оправдана в плане самостоятельного уяснения подчиненными полезности подобных изменений и добровольного их принятия.
В современной теории управления изучаются самые разнообразные типы организационного поведения, а также механизмы, их обеспечивающие. По степени осознанности человеческого поведения различают осознанное и неосознанное организационное поведение; по целям - направленное на решение индивидуальных, групповых, общеорганизационных целей; по типу субъекта-носителя - индивидуальное групповое, ролевое и организационное; по типу воздействия на субъекта-носителя - реактивное (реакция на соответствующие санкции со стороны лидера (группы, организации), конформное (воспроизведение поведения лидера, группы), ролевое (ответ на безличные требования должностных и профессиональных предписания); по последствиям реализации того или иного типа поведения для группы (социальной системы) - конструктивное и деструктивное; по форме протекания - кооперированное (ориентированное на поддержание сотрудничества) и конфликтное.
В настоящее время в теории управления организационное поведение является одной из наиболее активно развивающейся отраслей управленческой науки, в рамках которой исследуются индивидуальные особенности работников как носителей особых типов организационного поведения; элементы работы, технологии, профессии, групповые процессы как факторы, предопределяющие формы организационного поведения; влияние на особенности индивидуального организационного поведения формальных норм; влияние на особенности индивидуальные типы конфликта и форм сотрудничества в группе, организации и межорганизационном пространстве; ролевая регуляция организационного поведения; трудовая мотивация и много другое.
Стержнем формальное организации, трактуемой как система предписанных ролей, целей, статусов, функций и стандартов деятельности выступает особый код поведения чиновников, включающий нормы, правила и процедуры. Каждый из них знает или должен знать, в чем состоит круг его обязанностей, каковы его права и ответственность, что и как он должен делать на своем рабочем месте. Кроме того, чиновник, занимающий определенное место в иерархии, стремится знать, как ему вести себя с выше - и нижестоящими, на какой ступеньке управленческой лестницы он стоит, какова ее социальная значимость. Иначе говоря, он должен получить ответ на вопрос о совеем организационном статусе. Статус демонстрирует его персональное превосходство в сравнении с другими чиновниками. Статус ранжирует чиновников и отношения между ними на паритетные и приоритетные. В зависимости от того, высоким или низким статусов обладает данный чиновник, будут различаться церемониальные формы организационного поведения: с кем здороваться в первую очередь, в какой форме обращаться с просьбой к начальнику и т.п.