В сложносокращенных словах, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые или слова-усечения - строчными, например: НИИхиммаш.
Употребляются также традиционные текстовые сокращения, принятые во всех разновидностях документов. После текстового сокращения всегда ставится точка. Допускаются сокращения «и т.д.» (так далее), «и т.п.» (тому подобное), «и пр.» (прочие), «и др.» (другие). Разрешается сокращение союза «т.е.» (то есть).
Встречающиеся в документах сокращения «т.к.» (так как), «т.о.» (таким образом), «п.ч.» (потому что), «т.н.» (так называемый) не являются общепринятыми, и поэтому употребляться не должны.
Не допускается сокращение слов через косую черту, например: н/заводе (на заводе) и т.п.
Названия географических понятий сокращают только перед словом, к которому они относятся, например: г. Минск, оз. Нарочь.
Слово «город» сокращают до одной буквы - г. (с точкой). Это сокращение применяется в реквизите «место издания или составления документа», в адресате при написании почтового адреса, а также в тексте документа. При употреблении слова «город» во множественном числе ставят две буквы без точки между ними.
После нескольких дат пишут две буквы «г» с точкой после второго «г.» При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами, например: 1991-1995 гг.
Учебные и финансовые годы пишут через косую черту, сокращая последний год на две первые цифры и употребляя слово год в единственном числе, например: 1990/91 г.
Слово год не сокращается в заголовках, а также при упоминании в тексте только года, например: «... в начале 1991 года».
В текстах документов должны быть указаны конкретные даты (точное календарное время), например: 19 декабря 1996 г., 19.12.1996, а не 19 декабря с.г. или 19 декабря т.г.
Употребляются и сокращения, принятые в планово-учетной документации, например: госбанк, квит. №, накл. №, техпромфинплан, расч. счет и т.д.
Принятая форма обращения «господин» сокращается в начале и середине фразы, а также в реквизите «адресат» следующим образом: г-н. Слово «господа» - сокращается только в середине фразы (при этом точка ставится после второго «г»). В начале и в конце» фразы это сокращение не допускается. При употреблении слова «господин» вначале пишется фамилия, а затем инициалы. При употреблении фамилии и инициалов без слова «господин» даже при наличии наименования должности перед фамилией пишут инициалы, а затем фамилию, например: «Поручить сотрудникам Г.М. Ивановой и В.А. Смирновой...»
При составлении организационно-распорядительных документов рекомендуется пользоваться простыми предложениями; применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы; применять прямой порядок слов (подлежащее предшествует сказуемому). При этом определение должно стоять перед определяемым словом, дополнение - после управляющего слова, обстоятельственные слова - ближе к тому слову, к которому они относятся, а вводные слова и выражения (как правило, в связи с тем, ввиду того) - в начале предложения. Сказуемое в предложении следует выражать простой глагольной формой, а в решениях, распоряжениях, приказах употреблять глаголы неопределенной формы (утвердить, обязать, отменить и т.д.) и языковые конструкции повелительного характера.
Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.
Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» - постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения».
В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, например, Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации.
В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении.
В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом:
Конституция Российской Федерации; Конституция (но; конституции республик); Декларация прав и свобод человека и гражданина; Федеративный договор.
3. Ошибки в оформлении текстов документов
Структурные ошибки. Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок.
В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме письма. Нет необходимости указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.
Синтаксические ошибки- это ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении. В текстах деловых писем встречаются ошибки, свидетельствующие о том, что их составители не знают правила порядка слов в русской письменной речи. Как уже отмечалось, его информационная роль возрастает к концу предложения. Так, например, из предложения «Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки за продукцию» непонятно, «расценки уточняются в конце года» или «расценки уточняются для определения фонда оплаты в конце года».
Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием.
Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты, такие как, например, внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д. Например: «Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Совет директоров считает...»
Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: «Учитывая...» «, «Считая...», «Принимая во внимание...», «Руководствуясь...» и т. д.
Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов, или сложноподчиненными предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге.
Неправильно: «Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты». Правильно: «При изучении проблем городского транспорта ученые получили интересные результаты».
Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами «что; который; если; вследствие того, что; при условии, чтобы; где; как».
Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Появляются письма, насыщенные сложноподчиненными предложениями с однотипными придаточными частями, перечислениями, сложно построенными конструкциями, развернутыми цитатами (например, из предварительной деловой беседы или телефонного разговора) и т. д.
Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигается сжатость и лаконизм текста. Например: «Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетом...» (вместо: «которые одобрены»).
Неправильное использование предлогов. Наиболее частая ошибка - неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: «вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение с...» и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога «о», что создает языковые помехи. Например: «Директор завода отметил о важности поставленной проблемы». Правильно: «Директор отметил важность поставленной проблемы».
«Цех нуждается в ремонте, о производстве которого мы настоятельно требуем». Правильно: «Цех нуждается в ремонте, производства которого мы настоятельно требуем».
Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании. Например: «В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты» (правильно: «На наше предприятие»).
Неправильное согласование в падеже. Наиболее частым является неверное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного. Неправильно: «Согласно Вашей просьбы...»; «Согласно приказа...»; «Согласно решения...». Правильно: «Согласно Вашей просьбе...»; «Согласно приказу...»; «Согласно решению...».