В случаях, определяемых руководителем Западно-Сибирского управления Ростехнадзора, или его заместителем, организующим и контролирующим деятельность отдела, разработавшего соответствующий проект, этот проект сопровождается пояснительной запиской, которая должна содержать краткое изложение существа подготовленного документа, обоснование необходимости его принятия (издания) и правовые основания для этого, а также сведения о согласовании данного документа.
Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем отдела, внесшим проект, руководителями отделов, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, начальником административно-кадрового отдела и спецработы а также специалистами по правовому обеспечению. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.
Оформление проекта постановления, приказа, распоряжения в точном соответствии с установленными требованиями является обязанностью непосредственного исполнителя этого проекта.
Ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов постановлений, приказов и распоряжений, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители отделов, на которых возложены подготовка и представление проектов этих документов.
Оборотная сторона последнего листа проекта постановления, приказа, распоряжения Западно-Сибирского управления Ростехнадзора должна быть оформлена в соответствии с приложением № 2.
Проекты постановлений, приказов и распоряжений визируют и согласовывают нижеуказанные должностные лица в следующей последовательности.
Визирование:
исполнитель;
начальник административно-кадрового отдела и спецработы;
начальник отдела, подготовившего соответствующий проект (проект вносит);
должностное лицо, осуществляющее правовое обеспечение деятельности Западно-Сибирского управления Ростехнадзора.
Согласование:
начальники отделов, которым в соответствующем проекте предусматриваются задания и поручения;
начальники отделов, в части содержащихся в соответствующем проекте вопросов, относящихся к их компетенции;
начальник отдела кадров, спецработы и правового обеспечения;
заместитель руководителя Западно-Сибирского управления Ростехнадзора, координирующий и контролирующий деятельность отдела, подготовившего соответствующий проект.
Примечание - При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка) руководителя, начальника из числа указанных в настоящем пункте визирование проекта постановления, приказа, распоряжения вправе осуществлять лицо, исполняющее его обязанности.
Согласование проекта при числе участвующих в нём лиц более трех может быть оформлено в листе согласования (приложение № 3-5).
В случае, если проект надлежит согласовать с территориально удаленными должностными лицами или при необходимости выполнения поручения в сжатые сроки допускается сбор согласующих подписей на листах согласования, предусмотренных для каждого должностного лица (приложение № 4).В этом случае на обороте последнего листа проекта реквизит «Проект согласован:» оформляется следующим образом: «Проект согласован. Листы согласования прилагаются: указываются фамилии и инициалы должностных лиц, согласовавших проект».
Если при представлении проекта постановления, приказа, распоряжения на визирование тому или иному руководителю, начальнику у него возникает возражение против содержания данного проекта, несогласие с его отдельными положениями, а также по приложениям к нему, то проект документа обязательно должен быть завизирован со ссылкой на наличие возражений (замечаний). Это возражение (несогласие) с соответствующим обоснованием должно быть изложено в справке о разногласиях в табличной форме, прилагаемой к данному проекту (приложение № 6 ).
Приложения к постановлениям, приказам, распоряжениям визируются (на обороте последнего листа указанного проекта документа) должностным лицом, внесшим проект документа, который несет ответственность за точность указанных в приложении данных.
Визы проставляются на уровне не ниже 2 см от нижнего края листа. Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
Основные организационные принципы деятельности Коллегии Западно-Сибирского управления Ростехнадзора и порядок документирования результатов ее заседаний определены Положением о Коллегии Западно-Сибирского управления Ростехнадзора и Регламентом Коллегии Западно-Сибирского управления Ростехнадзора.
Если по результатам рассмотрения представленного на визирование проекта постановления, приказа, распоряжения усматривается необходимость внесения в него принципиального изменения, то этот проект должен быть перепечатан и повторно представлен на визирование.
При выявлении в проекте постановления, приказа, распоряжения (на этапе его рассмотрения на предмет возможности визирования) редакционных и иных ошибок, не влияющих на существо проекта, он подлежит перепечатке с целью устранения этих ошибок, при этом представлять его на повторное визирование не требуется.
Проекты постановлений, приказов, распоряжений представляются на подпись только после завершения процесса их визирования лицами. Вместе с соответствующим проектом в необходимых случаях представляется пояснительная записка.
После подписания подлинник постановления, приказа, распоряжения незамедлительно передается в административно-кадровый отдел и спецработы для регистрации и размножения. Вместе с подлинником в указанный отдел передается указатель рассылки документов (далее - указатель рассылки), а также текст подлинника с приложениями (если таковые имеются) в электронной форме на дискете 3, 5 дюйма с наименованием файла в установленном порядке для внесения в базу данных САДД.
Датой постановления, приказа, распоряжения Западно-Сибирского управления Ростехнадзора является дата его подписания.
Постановления, приказы, распоряжения нумеруются по каждой группе документов отдельно порядковой нумерацией в пределах календарного года.
Подписанные вышеперечисленные документы (кроме приказов по личному составу), направляются в административно-кадровый отдел и спецработы.
Приказы по личному составу регистрируются отделом кадров, спецработы и правового обеспечения.
Подлинники организационно-распорядительных документов хранятся в течение одного года по месту их регистрации, а затем передаются на архивное хранение.
Размноженные экземпляры постановлений, приказов, распоряжений заверяются (при необходимости) печатью и направляются адресатам согласно указателям рассылки.
В указателях рассылки во всех случаях предусматривается направление по одному размноженному экземпляру вышеуказанных документов руководителю Западно-Сибирского управления Ростехнадзора, его заместителям и отделу, разработавшему соответствующий документ.
Замена разосланного документа (в случае обнаружения в нем опечаток или по другим причинам) производится по распоряжению руководителя Западно-Сибирского управления Ростехнадзора или его заместителя, подписавшего документ.
Проект приказа (распоряжения) во исполнение постановления, приказа, распоряжения Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.
Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Герб Российской Федерации.
Наименование территориального органа федерального органа исполнительной власти.
Наименование вида документа – приказ.
Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Например:
О проведении мероприятия по контролю
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
Текст (постановления, приказа, распоряжения) отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.