К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками.
Из этой главы можно сделать вывод что, происхождение документа между его составителями и потребителями – неотъемлемая часть документационного обеспечения любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения.
Движение документа во всех случаях отражает, организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование документирования в значительной степени связано с совершенствования самой структуры управления и не может рассматриваться отдельно.
Существуют объективные факторы, непосредственно влияющие на рост количества документов, - создание новых учреждений, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции. Проблема роста количества документов, создаваемых в различных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управления, необычайно актуальна в настоящее время.
Рост документации связан с целым комплексом причин: рост научных кадров, рост населения, повышение его политической и творческой активности, развитие народного хозяйства и другие объективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков.
Другая причина возрастания количества документации в аппарате управления – внедрение технологических средств в управленческий труд. Возможность лёгкого тиражирования, а затем и создания документов привело к резкому увеличению объемов документации и расходование бумаги.
Следующая объективная причина – свойство документационной информации при активном её использовании возрастать, а не сокращаться в отличие от материально-технических ресурсов. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно её производит и использует, а это приводит к возникновению новой информации и т.п.
Существует ещё ряд причин возрастания документопотоков: недостаточная разработанность законодательной базы; нарастание трудностей в экономике; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в "бумажную" бюрократическую деятельность всё большего числа работников. Возникает большой поток неоправданной документации при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих множество запросов и разъяснений. Увеличиваются документопотоки ещё из-за несвойственного выполнения поручений и заданий, введение новых форм отчетного характера без разрешений. Документооборот является неуправляемым, т.к. в стране отсутствует орган, который нёс бы ответственность за состояние документации и её объёме.
Во второй части "Совершенствования документирования" непосредственно раскрывается тема курсовой работы и исследованы методы совершенствования документирования.
2.МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1 Совершенствование работы с документами
На сегодняшний день можно выделить два основных метода по совершенствованию работы с документами: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.
К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного её распределения.
Сокращение объема документооборота связываются с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации, разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.
Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям. Однотипные формы заменяются единой. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормированный характер. В табеле может указываться: вид формы документа; наименование законодательного или нормированного акта является основанием для применения или издания документ; период составления; согласование (внутреннее и внешнее), где указывается организации или структурные подразделения, должностные лица участвовавшие в создании, подписании; утверждение (должностного руководителя или наименование организатора который утверждает документ); проставление печати; адресат организации (структурное подразделение которое представляет документ). Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах учреждения.
Другое направление сокращения документооборота – повышение качества самого документа как носителя управленческой информации. Реальные возможности повышения качества документов и сокращения объемов тексов заключается в следующем:
- уменьшение различных преамбул, не несущих полезной информации (особенно это положение можно отнести к распорядительным документам приказам, решениям, где констатирующая часть в ряде случаев является либо дословным воспроизведением документов вышестоящей организации, либо кратким отчетом или перечислением фактов);
- исключение из служебной переписки персональных обращений и заключительных фраз, выражающих благодарность или уважение адресатам.
Качество документа включает в себя требования к изложению содержания: применение унифицированных текстов, четкая структура, ясность формулировок, реальность сроков исполнения. Так например, установлены стандарты на структуру текстов некоторых документов. Особенно характерен в этом отношении "акт" как документная форма. Независимо от разновидности акты составляются по одной схеме. Известна, например, шаблонная формула акта: "мы, нижеподписавшиеся… комиссия в составе… в присутствии… составили настоящий акт о том, что мы действительно…" и т.д. Такой текст неграмотен и тяжело читается. Стандарт эту часть акта упростил, она состоит из трех частей: основание для составления, как составлен и кто присутствовал. Текст легко составляется, читается и воспринимается. Применение таких форм документов, как таблицы и анкеты, позволяет исключить излишние данные, упорядочить информацию, сопоставить сведения, сократить их объем.
Можно выделить еще одно направление сокращения документооборота – уменьшение физического размера документа. При переписке необходимо применить стандартные бланки, которые экономят примерно 1/5 часть площади листа, желательно использовать также бланки формата А5. Внедрение этого требования связано с преодолением сложившегося представления о престижности продольного бланка, широких полей, увеличенных интервалов и т.п. Размер бланка должен соответствовать объему текста. Сокращать объем текста необходимо за счет применения стандартных правил машинописи, делить текст на четкие структурные части, что экономит бумагу примерно на 5% за счет исключения словесных переходов между частями. Объемные документы справочного характера и долговременного пользования следует изготовлять с заменяемыми страницами, что позволит при внесении изменений не перепечатывать документ. При подготовке оперативных документов рекомендуется использовать телеграфный стиль. Практикуются ответы на самом запросе при помощи штампа и подписи от руки. В этом случае сведения о документе сохраняются в организации-получателе на регистрационно-контрольной карточке, которая должна содержать соответствующую информацию. Основное в сокращении документооборота это удобство работы и ликвидация излишних документов. Унифицированная форма документа должна быть удобна для заполнения и чтения, содержать достаточно места для размещения нужной информации.
Еще один способ сокращения объемов документации – построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). Например, приказ по личному составу печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личных делах и бухгалтерии. Причина такого "тиража" - создать возможность обнаружить документ в нужный момент. В результате этого создаются дублированные дела, которые включаются в номенклатуры и затем передаются в архив. Научно обоснованная поисковая система исключает необходимость дублирования документов. Определяется степень централизации ИПС, состав регистрируемых документов, структура их описания, место хранения и др. основные принципы рациональной организации регистрации и поиска документов предусматривают построение информационных систем на базе полной регистрации документов, однократного ввода в ИПС каждого документа, централизации при построении поисковых систем, их информационной совместимости и возможности доступа к базе данных каждого специалиста.
Принципиальным решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Чем больше число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере.