Составление и оформление деловых документов

Основные особенности делового общения. Организация и технология документационного обеспечения управления. Технические средства, используемые для составления документов. Требования к оформлению документов. Правила ведения бесед и деловых совещаний.

Министерство образования и науки Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Хабаровская государственная академия экономики и права»

Кафедра аудита и экономического анализа

Контрольная работа

По дисциплине Деловое общение

Вариант № 10

Выполнил студент

Сёмина Юлия Петровна


1. Основные особенности делового общения

Особенностью делового общения является то, что оно возникает на основе и по поводу определённого вида деятельности, которая связана с производством какого-либо продукта или делового эффекта. В этом случае стороны делового общения выступают в формальных (официальных) статусах, которые определяют необходимые нормы и стандарты, в том числе и этические.

Можно выделить следующие особенности делового общения:

- партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта;

- общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела;

- основная задача делового общения – продуктивное сотрудничество [5].

2. Программное обеспечение создания документов

Технические средства, используемые для составления документов, классифицируются по способу создания документов.

Основные возможности компьютерных технологий в создании документов:

- конструирование бланков для организации;

- подготовка документа и размещение его в памяти;

- использование шаблонов в создании документов;

- поиск, хранение и редактирование текста документов [9].

Создание простых документов эффективнее осуществлять на компьютере с использованием широкого арсенала программных средств, тем более это оправдает себя при создании сложных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных, иногда и высокохудожественных, документов требует исполнения следующих процедур: набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.

Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПЭВМ, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных приложений, и в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.

В настоящее время, в организациях наиболее часто используется интегрированный пакет фирмы Microsoft (MS) Works объединяющий в себе текстовый редактор, электронную таблицу и систему управления базами данных (СУБД). Широко известна среди интегрированных систем система Microsoft Office for Windows, включающая в себя текстовый редактор MS Word, табличный процессор Ms Excel, СУБД MS Access (в профессиональной версии Microsoft Office), электронную почту MS Mail и ее расширение MS Form Designer, программу электронного секретаря Schedule, программы обслуживания факс-модемов MS At Work PC Fax, техники для презентаций MS Power Point и др [8].

3. Деловые совещания

Деловое совещание - распространённая форма делового общения, на которых с участием трудового коллектива обсуждаются и решаются производственные вопросы и проблемы [11].

Суть делового совещания состоит в том, чтобы обеспечить дискуссию и выработать общее решение.

В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями.

Поскольку деловое совещание - это деятельность, связанная с принятием решений группой лиц, на характер выступлений его участников и на его результаты серьезное влияние оказывают такие особенности группового поведения, как распределение ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление.

Успех совещания зависит от того, как его участники приходят к пониманию задачи. Тщательное планирование таких элементов, как цели, состав участников, повестка дня и место проведения, - ключ к продуктивному совещанию.

Чаще всего деловые совещания проводятся:

- при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать собственное мнение;

- если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких подразделений компании или фирмы;

- если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников.

Рекомендации для проведения деловых совещаний: - обеспечить начала работы совещания в точно назначенное время, представление участников, объявление повестки дня и изложение предмета и цели совещания;

- четкое и понятное всем присутствующим изложение выдвинутой на обсуждение проблемы, постановка вопросов, выделение основных моментов, что способствует возникновению на совещании творческой дискуссии;

- тщательная фиксация выступлений участников совещания, вскрывающих трудности и препятствия и показывающих пути их преодоления. Относящиеся к этому определения, вопросы, требования, аргументы, альтернативные решения следует формулировать так, чтобы побудить участников к разбору данной проблемы и поискам путей ее решения;

- корректное прерывание тех выступлений, которые повторяют в общих чертах уже изложенные факты, носят нерациональный, пространный, противоречивый и поверхностный характер или лишены конкретности;

- периодические обобщения уже достигнутого, четкая формулировка задач, которые еще предстоит решить, немедленное выяснение всех недоразумений, возникающих между участниками совещания;

- обобщение результатов в заключение совещания, определение вытекающих из него задач, указание лиц, ответственных за их исполнение, благодарность сотрудникам за участие в работе совещания;

- составление протокола результатов, которое должны получить все присутствующие.Протокол является официальным документом, на основании которого руководитель сможет требовать от сотрудников выполнения принятых решений.

Деловые совещания классифицируются по следующим основаниям:

- принадлежность к сфере общественной жизни: деловые административные, научные или научно-технические (семинары, симпозиумы, конференции, съезды), собрания и заседания политических, профсоюзных и других общественных организаций, объединенные совещания;

- масштаб привлечения участников - международные, республиканские, отраслевые, региональные, областные, городские, районные, внутренние (в масштабе одной организации или ее подразделений);

- место проведения - местные, выездные;

- периодичность проведения - регулярные, постоянно действующие (собираются периодически, но без устойчивой регулярности);

- количество участников - в узком составе-до 5 человек, в расширенном составе-до 20 человек, представительные - более 20 человек.

Деловые совещания могут классифицироваться по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче.

Совещания подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные.

Таким образом, деловое совещание представляет собой форму групповой деятельности; соответственно факторы, определяющие его эффективность, связаны в первую очередь с умением организовать работу группы и управлять групповым поведением. В отличие от деловой беседы, когда собеседники не могут не принимать во внимание особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, речевое поведение участников делового совещания во многом обезличено, подчинено интересам и ожиданиям той группы, представителями которой они себя считают [12].

4. Краткая характеристика предприятия (фирмы) и организация работы с документами

Данный вопрос рассмотрим на примере коммерческого Банка.

Банковское дело и банковские операции являются высокоспецифичными. Специфичен и учет этих операций и документооборот банка.

Банк работает со своими собственными средствами, средствами клиентов, заемными средствами размещая их от своего имени в активы.

Банк, являясь финансовым посредником, в соответствии с Законом «О банках и банковской деятельности», осуществляют следующие основные виды операций:

- привлечение денежных средств физических и юридических лиц во вклады (до востребования и на определенный срок);

- размещение привлеченных средств от своего имени и за свой счет;

- открытие и ведение банковских счетов физических и юридических лиц;

- осуществление расчетов по поручению физических и юридических лиц, в том числе банков - корреспондентов, по их банковским счетам;

- инкассация денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов и кассовое обслуживание физических и юридических лиц;

- купля - продажа иностранной валюты в наличной и безналичной формах (по отдельной лицензии);

- привлечение во вклады и размещение драгоценных металлов (по отдельной лицензии);

- выдача банковских гарантий;

- выдачу поручительств за третьих лиц, предусматривающих исполнение обязательств в денежной форме;

- приобретение права требования от третьих лиц исполнения обязательств в денежной форме;

- доверительное управление денежными средствами и иным имуществом по договору с физическими и юридическими лицами;

- осуществление операций с драгоценными металлами и драгоценными камнями в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- предоставление в аренду физическим и юридическим лицам специальных помещений или находящихся в них сейфов для хранения документов и ценностей;

- лизинговые операции;

- оказание консультационных и информационных услуг.

Банк вправе осуществлять и другие операции в соответствии с действующим законодательством. Перечень разрешенных операций определяется лицензией, выдаваемой кредитной организации Банком России [10].

Документооборот в банке - это прохождение банковских документов по инстанциям, в определенной их последовательности, от начала оформления и проведения операции до ее завершения с полным отражением в учете.

Документооборот имеет две важнейшие составляющие:

- порядок осуществления документооборота по отдельным операциям (расчетным, кассовым);

- график документооборота (определяет конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания клиентов, проведения кредитных и депозитных, а также межбанковских операций и операций на фондовом рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки). Ключевым общим интервалом, определяющим все графики документооборота по конкретным операциям, является "операционный день" - время, в течение которого операции проводятся с их последующим отражением в учете текущего дня.

Порядок осуществления документооборота и его графики разрабатываются каждым банком самостоятельно и утверждаются руководителем банка. При этом организация документооборота должна обеспечивать выполнение следующих основных требований:

- все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение операционного дня, подлежат приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день;

- расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка.

При осуществлении обслуживания:

- прием расчетно-денежных документов от клиентов - юридических лиц в течение операционного дня производится непосредственно учетно-операционными работниками (или в централизованном порядке через абонентские ячейки или через специальных работников). Во внеоперационное время документы сдаются в банк через специальные ящики;

- расчетные и кассовые операции для частных лиц производятся в течение операционного дня непосредственно ответственным исполнителем, выполняющим соответствующие операции;

- операции самого банка по оформлению кредитов и депозитов, а также по реализации долговых обязательств обычно производятся в операционное время. Внутрибанковские операции проводятся во второй половине дня.

Рабочий день учетно-операционных работников организуется с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса. Поступающие документы передаются на ЭВМ в течение всего дня в соответствии с графиком сдачи документов. Передача документов на телетайпные установки и телеграф предусмотрена в графике по мере оформления расчетных документов клиентов к проведению по счетам клиентов и составления по ним телеграмм преимущественно во второй половине дня. Все денежно-расчетные документы, подлежащие отправлению другим учреждениям банков, отправляются в тот же день.

Документооборот по расчетам между банками в банках и расчетно-кассовых центрах организуется в соответствии с Положениями «Об организации межбанковских расчетов на территории Российской Федерации» и «Об организации расчетов между банками разных республик» [7].

Оформить информационно-справочный документ в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003

Приведем пример оформления бланка письма.

НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ГОРНОГО ДЕЛА

ул. Тургенева, 51, г.Хабаровск, 680000

тел.(4212)77-11-01, телетайп 0200002

ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000000

ИНН КПП 0000000000 000000000

Директору

научно-исследовательского института радиационной техники

А.С.Штаню

09.10.2008 № 13-3/54

На № 15-4/79 от 27.08.2003

О возвращении технического проекта на АСУ «Кадры»

Возвращаем технический проект на АСУ «Кадры» в связи с тем, что он имеет существенные недостатки, требующие переработки.

Предлагаем направить сотрудника для обсуждения возникших вопросов.

Просим сообщить заранее о времени его командирования.

Приложение: на 1 л. в 2 экз.

Заместитель директора личная подпись И.И. Иванов

Сёмина Юлия Петровна

Тел. 50 37 13


БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Банк, В.Р. Организация и бухгалтерский учет банковских операций – М.: Финансы и статистика, 2004.

2. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. 5-е изд., перераб. и доп. — Ростов –на-Дону, «Феникс», 2007.

3. Ботавина Т.А. Этика делового общения. – М.: Инфра-М, 2004.

4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.

5. Данцев А.А., Нефедова Н.В. Русский язык и культура речи. – Ростов-на-Дону, 2005.

6. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.

7. Козлова, Е.П., Е.Н. Галанина Бухгалтерский учет в коммерческий банках– М.: Финансы и статистика, 2006.

8. Левин А. Самоучитель полезных программ. – М.: «Нолидж», 2009.

9. Макарова Н. Компьютерное делопроизводство. Учебное пособие. – М.,2008.

10. Смирнова, Л.Р. Банковский учет– М.: Финансы и статистика, 2006.

11. Холопова Т.И., Лебедева М. М. Протокол и этикет для деловых людей. – М.: ИНФРА-М, 2004

12. Электронный ресурс: http://mgup-vm.ru/russian/08.html


ТЕСТ № 10

1. Каким бывает вербальное общение ?

а) устное;

б) письменное;

в) мимика.

2. Какие группы документов обращаются в организациях ?

а) организационные документы;

б) распорядительные документы;

в) информационно-справочные документы;

г) финансово-бухгалтерские документы.

3. Является ли общение частью ведения дел организации ?

а) да;

б) нет;

в) иногда.

4. Условия применения позиционного подхода к ведению переговоров:

а) немедленный выигрыш важнее будущих отношений;

б) интересы сторон взаимозависимы;

в) компромисс принципов неприемлем для сторон;

г) стремление к сотрудничеству, а не соперничеству.

5. К формальным методам понимания можно отнести:

а) слушание;

б) наблюдение;

в) участие;

г) зондирование.

6. Каким может быть общение по содержанию ?

а) когнитивным;

б) деятельностным;

в) материальным;

г) мотивационным;

д) кондиционным.

7. Какие барьеры могут возникать в процессе общения ?

а) сенсорные;

б) информационные;

в) технологические;

г) социальные;

д) индивидуальные.

8. К общим функциям документа можно отнести:

а) культурную;

б) коммуникативную;

в) информационную;

г) доказательную;

д) социальную.

9. Какие требования могут предъявляться к информации ?

а) достоверность;

б) полнота;

в) экономичность;

г) оперативность;

д) краткость.

10. Какие документы необходимо утверждать ?

а) тарифные ставки;

б) договоры;

в) гарантийные письма;

г) докладные записки.

ОТКРЫТЬ САМ ДОКУМЕНТ В НОВОМ ОКНЕ