К организационно-правовым относятся такие виды документов, как:
1. устав (регулирует деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, определяет их права и обязанности);
2. положение об организации;
3. штатное распивание;
4. должностные инструкции, а также некоторые другие.
В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.
2.2 Система плановой документации
Фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых документов: программа, план (перспективный, годовой и т.д.), а также график, смета расходов и некоторые другие.
2.3 Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации
Документы этой системы выполняют подчиненную, обслуживающую роль по отношению к организационно-распорядительным документам. К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, служебное )деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и некоторые другие. В состав информационно-аналитических документов входят: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список.
2.4 Система отчетной документации
состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждений, организаций, предприятий за определенный период времени. Основной вид документов этой системы – отчет. Достаточно широкого используется также, отчетный доклад.
2.5 Кадровая информационно-документационная система
состоит из широкого круга документов, содержащих сведения о работниках предприятия, учреждения, организации, а также о деятельности самой кадровой службы. Основную массу документов этой системы составляют персональные документы, к числу которых относятся:
1. документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами и юридически подтверждающие сведения, сообщенные гражданами о себе: паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, листок нетрудоспособности, медицинская справка и др.;
2. документы, выдаваемые предприятием, учреждением, организацией своим работникам с целью подтверждения тех или иных правовых фактов: ходатайство, характеристика, справка (с подтверждением места работы, должности, заработной платы), удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение и т.п.
3. документы, составляемые гражданами и направляемые в адрес администрации или профсоюзной организации с целью установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: заявление, автобиография, резюме, объяснительная записка и др.;
4. служебные документы, характеризующие деловые, профессиональные, личностные качества работника, но не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, докладные и служебные записки и т.п.
Кадровая информационно-документационная система имеет ответвления, которые представляют собой во многом самостоятельные специфические комплексы документов, выступающие по отношению к ней как подсистемы кадровой документации:
- документация по получению гражданином среднего и высшего образования, специальности, рабочей профессии (студенческий билет, зачетная книжка, академическая справка, диплом об окончании учебного заведения и т.п.);
- документация по присуждению учетных степеней и ученых званий (стенограмма заседания диссертационного совета, диплом доктора, кандидата наук; аттестат профессора, доцента и т.д.);
- документация по прохождению воинской службы;
- документация по повышению квалификации рабочих и служащих и т.д.[4]
2.6 Система научно-исследовательской документации
возникает в процессе проведения научных исследований и выполнения научно-технических разработок. К основным видам этой системы относятся:
- отчеты о результатах научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытно-технологических и экспериментально-проектных работ;
- отчеты, доклады о научных экспедициях, научных и технических командировках специалистов;
- программы научно-исследовательских работ;
- технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки и др.;
- заключения, отзывы, рецензии, аннотации;
- монографии, диссертации и авторефераты к ним, другие научные публикации и отзывы на них;
- депонированные рукописи;
- первичная документация, образующаяся в ходе проведения научно-исследовательских работ (результаты анализов, журналы записей экспериментов и т.п.)[5].
Глава 3. Унифицированные системы документации
В последней трети XX столетия, с началом широкомасштабного использования новых информационных технологий, встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления. В 1971г было принято специальное постановление Правительства СССР об ускорении работ по созданию унифицированных систем документации и классификаторов технико-экономической информации. Их разработка велась на основе функциональных систем документации. В нашей стране фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система документационного обеспечения управления с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973 (Единая государственная система делопроизводства). В общей сложности в Советском Союзе было разработано 16 унифицированных систем документации.
Унифицированная система документации (УСД), согласно стандартизированному определению, - это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности»[6].
Главной целью создания унифицированной системы документации является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.
Унифицированная система документации способствует:
1.сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате чего от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);
2.широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т.п.);
3.упорядочению информационных потоков;
4.сокращению количества документов;
5.дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.
Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами. Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому унифицированная система документации представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в нее документов.
Ядро всей унифицированной системы документации составляют унифицированные формы документов. В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:
- общероссийские;
- отраслевые (ведомственные);
- формы документов субъектов Федерации;
- формы документов объединений, предприятий, организаций.
В настоящее время в Российской Федерации действует 8 унифицированных систем документации, в том числе:
- унифицированная система организационно-распорядительной документации;
- унифицированная система банковской документации;
- унифицированная система отчетно-статистической документации;
- унифицированная система документации по труду;
- унифицированная система Пенсионного фонда РФ;
- унифицированная система внешнеторговой документации и др.
На предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется Табель форм документов – единых нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. По сути дела Табель форм документов – это справочник, где в упорядоченном виде содержатся формы документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документа. Он составляется в форме таблицы.
Глава 4. Классификаторы документированной информации
В настоящее время в условиях бурного развития информационных технологий единицей хранения, обработки, информационного обмена и поиска стал выступать не только документ как единое целое, но и отдельные его реквизиты, а также показатели содержания. Это потребовало создания единого языка формализованного описания данных, используемых в управлении, с целью единообразного представления одних и тех же реквизитов в различных документах для решения в конечном счете задачи создания единого информационного пространства страны. Таким стандартным языком, обеспечивающим информационную совместимость различных систем документации, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации[7].