Класифікація за статтями витрат застосовується в обліку при формуванні і визначенні фактичної (звітної) собівартості Вона дає можливість здійснювати контроль цільового витрачання коштів та виявити резерви зниження собівартості продукції.
Зважаючи на необхідність всебічного аналізу витрат в частині управлінського обліку їх додатково класифікують за впливом на фінансові результати, рівень собівартості продукції звітного періоду, за залежністю від управлінського рішення, витрати від прийняття їх альтернативних варіантів, за можливістю впливу менеджера чи іншого керівника підрозділу, а також за необхідністю прикладення додаткових резервів, ресурсів для одержання додаткової одиниці продукції.
Так при визначенні фінансового результату порівнюють доходи з витратами звітного періоду. Для цього необхідно виділити витрати, які відносяться до звітного періоду. З цього погляду витрати поділяються на: вичерпані і невичерпані.
При прийнятті управлінських рішень щодо господарської операції розрізняють релевантні та не релевантні витрати. Релевантні - витрати, які залежать від управлінського рішення, а не релевантні-не залежать від такого рішення (внесення в грунт добрив своїми силами).
При розгляді різних альтернативних рішень слід розрізняти дійсні (витрати конкретних ресурсів) та можливі-це вигода, яка витрачається, коли вибір одного з варіантів рішення вимагає відмовитись від доходу за іншим варіантом.
3.3. Первинний облік адміністративних витрат
До загальногосподарських витрат, зокрема, належать представницькі витрати на утримання адміністративно-управлінського персоналу, витрати на утримання основних засобів та необоротних активів загальногосподарського призначення, охорона, юридичні, аудиторські, транспортні послуги, поштово-телеграфні, канцелярські витрати, сума податків, зборів.
В СТОВ "Гусарівське" до складу адміністративних витрат відносять витрати на оплату праці керівника, головних спеціалістів та іншого загальногосподарського персоналу (керівник, працівники бухгалтерії, головний економіст, інженер, прибиральники, сторожі). Основним І документом по обліку виходу на роботу і відпрацьованого часу названих працівників є Табель обліку робочого часу ф.№64 (Дод, 6 ). Він складається в одному примірнику протягом місяця. Для кожного працівника в табелі відводять окремий рядок, в якому записують кількість відпрацьованих годин, умовними літерами зазначають причини невиходу на роботу. У табелі також зазначають посаду працівника, його оклад, вид оплати, суму заробітної плати, табельний номер, код синтетичного і аналітичного обліку. В кінці місяця табель передають у бухгалтерію для нарахування оплати праці.
Керівник господарства, рідше його заступник, та головний бухгалтері здійснюють службові відрядження в межах області, яке пов'язані з заключенням договорів, підвищенням кваліфікації, обміном досвіду та іншими потребами. Витрати, що стосуються службових відряджень відшкодовуються працівникам згідно Постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99р. № 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордоном" та "Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордоном" що затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98р. № 59. Направлення працівника підприємства у відрядження оформляється наказом. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи. Протягом 3 робочих днів після повернення з відрядження працівник зобов'язаний подати Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт.
Котельня, контора, гараж для легкового автомобіля, сторожка - все це приміщення загальногосподарського призначення. Витрати на їх утримання включаються до складу адміністративних витрат. Амортизація цих приміщень розраховується в Книзі нарахування амортизації. На поточний ремонт будівель будівельні матеріали списуються на підставі Дефектної відомості. В цьому документі знаходять відображення такі реквізити: назва та призначення матеріалу, кількість та вартість матеріалів. Обов'язковими! реквізитами є підпис представників, що здійснили відпуск та приймання матеріальних цінностей. Для нарахування оплати праці працівникам, що здійснили поточний ремонт будівель в господарстві використовується "Наряд на відрядну роботу" (бригадний, індивідуальний). На першій сторінці наряду вказують завдання, розряд роботи, норму часу і розцінку за одиницю роботи. У ф.70а після виконання робіт записують кількість виготовлених виробів або обсяг виконаних робіт, відпрацьований час та суму нарахованої заробітної плати. На зворотному боці ф. 70 заповнюють табель, в якому підраховується час, відпрацьований кожним працівником. Заробіток кожного члена бригади визначається в табелі пропорційно до виконаних робіт, відпрацьованого часу, розряду робіт і встановлених розцінок.
В СТОВ "Гусарівське" щомісяця до складу адміністративних витрат включають поштові та телеграфні витрати. Доцільно зауважити, що до загальногосподарських витрат віднесено витрати на утримання телефонів, що обслуговують керівника, бухгалтерію, економічний відділ, зв'язку первинними документами на основі яких здійснюються дані розрахунки є рахунки на сплату міжміських телефонних переговорів (Дод ) Для ведення ділового листування господарство повинно мати конверти і поштові марки. Згідно Інструкції про застосування плану рахунків бухгалтерського обліку, активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств та організацій можна зазначити, що для цілей бухгалтера марки та марковані конверти є грошовими документами. Придбаються вони в СТОВ "Гусарівське", як правило, через підзвітних осіб і оприбутковуються на основі авансових звітів та доданих до них квитанцій і чеків. Складовою частиною адміністративних витрат є сплата податків, зборів та інших передбачених законодавством обов'язкових платежів, що не включаються до виробничої собівартості.
Крім того до складу загальногосподарських витрат включаються використані працівниками бухгалтерії бланки, олівці, скріпки та інші канцтовари. Згідно затвердженого порядку частина канцтоварів повинна 5 обліковуватись в складі малоцінних та швидкозношуваних предметів (канцелярські набори, органайзери), частина в складі запасів (скріпки, олівці, папір, ручки, бланки), та необоротних активів (калькулятори, настільні лампи). Звідси, первинні документи про списання канцтоварів на витрати діяльності будуть різними, а саме: накладна на відпуск матеріалів, акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів, акт списання основних засобів. В СТОВ "Гусарівське" на даній ділянці обліку спостерігаються суттєві недоліки оскільки придбані канцтовари відразу списуються на
витрати діяльності. Це порушення послаблює контрольну функціюбухгалтерського обліку.
При списанні зі складу різних малоцінних та швидкозношуваних предметів в центральну контору заповнюється накладна (внутрігосподарського призначення), в якій зазначається назва підприємства, назва, сорт, розмір, одиниця виміру, ціна описуваних предметів, а також матеріально - відповідальна особа безпосередньо із якої списуються ці предмети.
При отриманні певних послуг від інших сторонніх організацій складаються рахунок-фактура та податкова накладна.
В рахунку "фактурі обов'язково зазначаються назва підприємства платника та постачальника, їх адреси, а також адреси банків, що їх обслуговують і безпосередньо вказується за що сплачена певна сума коштів, одиниця виміру, ціна і розмір податку на додану вартість.
В податковій накладній також вказується назва покупця та продавця їх адреси та їх індивідуальні податкові номери і номери свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ, а також номенклатура поставки товарів (робіт, послуг) продавця одиниця виміру, кількість, ціна продажу одиниці продукції без урахування ПДВ, розмір ПДВ, загальна сума коштів, що підлягає сплаті з ПДВ.
До складу адміністративних витрат відносять вартість послуг банку, що буде виконувати розрахункове касове обслуговування та надавати інші послуги. Перелік послуг і їх вартість обумовлюється Договором на розрахунково-касове обслуговування. При підписанні договору особливу увагу необхідно звертати на право банку щодо рахунку підприємства. Деякі банки передбачають можливість закриття рахунку, якщо операцій за ним немає протягом визначеного часу.
Плату за свої послуги банки часто справляють самостійно, тобто списують суму, зафіксовану в договорі, з рахунка без втручання підприємства-власника рахунка.
Крім вже зазначених недоліків ведення первинного обліку в СТОВ "Гусарівське" можна визначити такі: в господарстві не вистачає бланків первинних документів, зокрема відсутній бланк індивідуального наряду на відрядну роботу. В первинних документах зустрічаються помилки, найчастіше такі:
• відсутність назви підприємства, прізвищ відповідальних осіб та їх підписів;
• кореспонденція рахунків в первинних документах проставляється не у відведених для цього графах, а зверху;
• інколи не відображається ціна та сума по господарській операції.
3.4. Синтетичний і аналітичний облік адміністративних витрат
Після розгляду первинних документів по обліку адміністративних
витрат доцільно звернути увагу на організацію аналітичного і синтетичного обліку.
Для обліку адміністративних витрат в СТОВ "Гусарі вське" використовується рахунок 92 "Адміністративні витрати". Цей рахунок активний, за дебетом відображається сума визнаних адміністративних витрат, за кредитом - їх списання. В господарстві списання адміністративних витрат здійснюється один раз - в кінці звітного року.