Смекни!
smekni.com

Тайм-менеджмент и его применимость к русскому человеку (стр. 3 из 5)

· Съешьте лягушку

Старая притча гласит: "Если первым делом поутру вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с вами за весь день". И еще: "Если вам предстоит съесть живую лягушку, не надо смотреть на нее слишком долго". Ваша "лягушка" — это самое большое, неприятное, трудное и одновременно самое важное дело, которое нужно сделать в текущий момент. Любое дело, которое может повлиять на вашу работу и жизнь, всегда требует большого и напряженного труда. Именно такую работу обычно стараются отложить на потом, хотя знают, какое значение она будет иметь, когда будет сделана. Каждое утро заставляйте себя "съесть лягушку", пока это не войдет в привычку. Это будет означать громкое начало дня, после которого у вас будет больше энергии, сосредоточенности и прыти в работе. Вы всегда будете делать гораздо больше в течение дня, если утром будете "съедать лягушку". Приступайте к работе и не отвлекайтесь, пока не выполните ее. Если вы начинаете дело, бросаете его, чтобы затем снова и снова возвращаться к нему, то в итоге вы потратите на него в пять раз больше времени.

· Тщательно планируйте каждый проект

Ключевое слово на пути достижения успеха — ясность. Начинайте каждый проект с четкого представления идеального конечного результата, как если бы все складывалось как нельзя лучше. Затем подготовьте список всех действий в рамках

проекта, вплоть до последней мелочи. Расставьте приоритеты и последовательность действий. Что нужно сделать в первую очередь, а что во вторую? Какие дела можно решить одновременно?

Глава четвертая. Проблемы реализации запланированных дел, советы

Как я уже говорил, работа Джулии Моргенстерн «Тайм Менеджмент» показалась мне более научной и сложной, однако именно там я нашел советы по уплотнению времени и устранению помех, мешающих работе.

Способы уплотнения времени

Когда вы выделили место в своем расписании для выполнения каждой из своих задач, вам нужно овладеть искусством уплотнения времени, то есть научиться справляться с запланированными задачами в пределах отведенного для их выполнения времени. Никакой медлительности, никаких отсрочек — не позволяйте работе длиться вечно. Научившись уплотнять время, вы обнаружите, что бодро и жизнерадостно расправляетесь со своими делами, и каждый день испытываете удивительное чувство глубокого удовлетворения проделанной работой. Уплотнение времени — важный навык, которым владеют все те, кто успешно управляет своим временем. Эти люди быстро принимают решения. Они не медлят. Они редко опаздывают. Они делают именно то, что запланировали сделать, и именно тогда, когда запланировали, нисколько не сомневаясь, безо всяких колебаний. Поскольку они заканчивают свои дела в запланированные сроки, они идут по жизни полные энергии, оптимизма и удовлетворенные собой.

Так как же вы можете уплотнять время? Тремя способами:

1. Минимизируя перерывы, помехи и их влияние.

2. Преодолевая медлительность и привычку хронически опаздывать.

3. Подавляя стремление к совершенству во всем ("перфекционизм").

1. Минимизация помех и их влияния

Отложите свою реакцию

· Очень важно понять, что большинство кризисов вовсе не являются кризисами в полном смысле слова. Когда люди обращаются к вам со своими так называемыми срочными делами и вопросами, самое первое, что вы должны сделать, — это обдумать, что произойдет, если вы не ответите им немедленно. В большинстве случаев вы можете отложить свой ответ как минимум на несколько минут, а чаще на более длительное время безо всякого ущерба, поэтому продолжайте делать то, что вы делали, не отвлекайтесь или возьмите некоторое время на размышление.

Сокращение внешних помех

· «Оградить» свое рабочее пространство от внешнего мира и в целом организовать его, иначе много времени будет уходить на поиск нужных документов.

· Установить приемные часы.

· Пользоваться наушниками.

· Установить определенное время, для ответа на звонки, электронную почту.

· По возможности кратко отвечать на письма, сообщения.

Внутренние помехи

· Запастись едой и питьем перед работой, а не бегать к ближайшему киоску за шоколадными батончиками. Должна быть вода и кофе

· Планировщик всегда должен быть под рукой

· Необходимо время для разминки, отдыха

2. Преодолеваем медлительность и привычку хронически опаздывать

Медлительность — самый главный враг успешно спланированного дня. Когда вы стартуете с опозданием, одна из ваших задач может занять время, отведенное для следующей, и так далее — возникает эффект домино, из-за чего многие дела в вашем списке остаются несделанными. Проблема усугубляется тем, что, когда вы медлите с выполнением своих дел, вы часто отвлекаете себя выполнением незначительных мелких дел, которые никак не связаны с вашими стратегическими целями, поэтому время, на которое вы отложили свои плановые дела, оказывается потраченным впустую.

Одно из наихудших следствий медлительности состоит в том, что в результате истощаются ваши силы. Вы теряете время, расстраиваясь оттого, что не успели сделать то, что должны были сделать, и эти переживания отнимают еще больше времени и сил, подрывая вашу способность переходить к следующим делам в вашем списке.

Вы медлительны или склонны постоянно откладывать свои дела не потому, что ленивы или безответственны. Медлительность может быть вызвана разными причинами, и многие из них легко устранить. Прежде всего, спросите себя, откладываете ли вы выполнение только отдельных задач или практически всех. Если вы медлите только с выполнением отдельных задач, вы, вероятно, допускаете технические ошибки в планировании времени. Вероятно, в самих этих специфических задачах или в том, как вы подходите к их планированию и выполнению, есть что-то, вызывающее задержку. Если вы откладываете практически все задачи, причины вашей медлительности, скорее всего, коренятся в ваших психологических установках и в ваших мотивах.

Неуверенность и нерешительность

Один из способов медлить с выполнением дел — откладывать принятие решений.

Хорошие менеджеры знают, что быстрое принятие решений позволяет не отставать от графика и является залогом своевременного завершения проектов.

Неготовность

Иногда вы откладываете дело только потому, что просто не готовы к выполнению этой конкретной задачи. Вы можете не обладать всей полнотой информации, необходимой для принятия решения, или чувствовать, что не готовы к тем последствиям, которые наступят в результате реализации проекта.

Подавленность объемом общей работы

Некоторые задачи и проекты настолько сложны, что вы просто не знаете, с какого конца к ним подступиться. Или, возможно, вы знаете, с чего надо начать, но проект кажется очень трудоемким, а отдачу от него можно будет почувствовать очень и очень нескоро. Например, вам нужно разобрать гору бумаг, накопившихся за последние десять лет, или написать новый роман. Разбейте трудоемкие задачи на мелкие части, которые будут легко поддаваться управлению и планированию. Вместо того чтобы в нерешительности стоять перед одной огромной и Бесформенной задачей, грозно нависающей над вашей головой, разделите ее на три (или шесть, или десять) доступных для выполнения шагов. Каждый шаг должен занимать у вас один час или один день времени. Затем сосредоточьтесь на выполнении только первого шага.

Чувство отвращения к выполняемой задаче

· Часто мы постоянно откладываем дело потому, что, откровенно говоря, нам просто противно им заниматься. Не заставляйте себя плыть против течения и не ругайте себя за свою недисциплинированность. Делегируйте выполнение этой задачи другим! Возможно, вы наймете кого-то для этого.

· Если дело невозможно поручить другим найдите способ сделать задачу более привлекательной, и это даст вам преимущество, чтобы победить медлительность в тяжелой борьбе с самим собой. Соедините эту задачу с тем, что вы при любых обстоятельствах любите делать. Например, если вы ненавидите физические упражнения, соедините занятия на велотренажере с просмотром вашей любимой телепередачи.

· Очень помогает концентрация на своих целях. Когда вы сосредоточены на той пользе, которую принесет выполненная задача, а не на процессе ее выполнения, внушающем вам ужас, это может сделать любую процедуру более сносной.

· Подкуп себя. Запланировать что-то приятное сразу после несносной задачи

Неудачный выбор времени

Следует уважать собственные ритмы жизни и циклы изменения энергии. Когда вы признаете наличие подъемов и спадов сил для занятий различными видами деятельности и учитываете их, можно преодолеть медлительность, вызванную тем, что вы приступаете к определенной задаче в неподходящее время. На мой взгляд, мы далеко не всегда можем выбрать «удачное» время, так как наши биоритмы никак не связаны с нашими планами и задачами. Однако, я считаю, что если нормализовать режим дня и выявить наиболее продуктивное время, то работать нужно именно в это время, по крайней мере по возможности. К сожалению, ни у одного автора я не нашел советов, что делать, когда сроки поджимают, а физическое состояние не самое лучшее. Вероятно, может помочь контрастный душ, небольшая фитнес-тренировка и тонизирующий напиток. Именно совокупность этих приемов помогает мне придти «в форму».