Для первых лет советской власти характерна законодательная регламентация работы с обращениями граждан.
Особым и весьма знаменательным периодом в складывании и развитии советского делопроизводства являются 1920—30-е гг. Начало 1920-х гг. — время развития движения за научную организацию труда (НОТ), частью которого стала научная организация управленческого труда (НОУТ). Движение предполагало создать условия, при которых организация производства и управления будет построена на рациональных началах и научных рекомендациях. Так как движение поддерживалось политическим руководством страны, всячески популяризировалось, оно действительно стало массовым.
Об этом свидетельствует издание многочисленных журналов, на страницах которых освещались проблемы управления и работы с документами, среди которых "Техника управления", "Вопросы организации и управления", "Система и организация", "Время", "Организация труда" и др.
В этот период издается много литературы по вопросам делопроизводства. Среди них были и фундаментальные теоретические исследования, и пособия по делопроизводству для учащихся и практиков.
В 1920-х гг. всю работу по научной организации управленческого труда возглавил народный комиссариат рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ СССР). Здесь было создано Управление по улучшению госаппарата, которое осуществляло руководство движением НОТ в стране.
Координация работы по НОТ была возложена на Совет по научной организации труда (Совнот), созданный при коллегии НК РКИ в 1923 г.
Роль методического центра по руководству рационализацией делопроизводства выполнял Отдел административной техники (АТО при НК РКИ СССР), в деятельности которого наметились два направления:
· разработка и внедрение в практику после опытных проверок типовых систем делопроизводства, предназначенных для определенного типа учреждений. Особое внимание уделялось введению карточной регистрации документов, контролю их исполнения, организации справочной работы, текущего хранения документов;
· создание постоянных органов рационализации в различных учреждениях. Они были созданы на многих предприятиях и практически во всех крупных учреждениях в виде бюро (сектора, ячейки и др.) НОТ. Их обобщенное название — ведомственные органы рационализации. Такие структуры занимались разработкой и внедрением рациональных систем управления для "своих" наркоматов как в центральных аппаратах, так и в подведомственных учреждениях.
Помимо этого были созданы и вневедомственные рационализаторские структуры, занимавшиеся вопросами управления: Клуб работников административного дела, Объединение работников учета, Ассоциация работников управленческого дела и др. Они создавались как общественные организации, но объединяли профессионалов, которые обладали опытом практической работы и могли предложить достаточно рациональные меры по совершенствованию того или иного участка работы.
Кроме того, с самого начала движения за НОТ в стране начинают действовать научные учреждения. В 1921 г. создается Таганрогский институт научной организации производства, затем Казанский институт научной организации труда (КИНОТ). Научно-практические разработки этих институтов в области управления, производства и делопроизводства способствовали оптимизации работы советских учреждений. Например, Казанский институт исследовал делопроизводство в конкретных организациях, а затем разрабатывал и внедрял проекты его реализации. Рационализация делопроизводства основывалась на сокращении инстанций прохождения документа, внедрении однократной регистрации документа, выделении нерегистрируемых документов, разработке и внедрении трафаретных форм. К концу 1920-х гг. КИНОТ очень серьезно занимался еще и унификацией документов, внес заметный вклад в развитие теоретических основ их стандартизации.
Значительную роль во внедрении НОТ в работу организаций сыграло Бюро стандартизации при ВСНХ СССР, которое занималось организацией документооборота, разрабатывала формы документов, печатало бланки, изготавливало канцелярскую мебель. Все работы осуществлялись на хозрасчетных началах.
Большое значение для развития советского делопроизводства имело создание при НК РКИ в 1925 г. Акционерного общества — Государственного бюро организационного строительства (Оргстрой).
В состав Оргстроя вошло бюро стандартизации СНХ СССР, передав ему и кадры, и капитал. Его учредителями были НК РКИ СССР, ВСНХ СССР, Госторг СССР и ряд других центральных ведомств. Его пайщиками стали государственные учреждения, организации и предприятия.
Оргстрой был создан для решения следующих задач:
· реорганизации и постановки в учреждениях и на предприятиях делопроизводства и архива;
· разработки проектов организационных структур учреждений и их подразделений;
· издания бланков и форм документов;
· издания инструкций и руководств;
· снабжения учреждений и предприятий усовершенствованным канцелярским оборудованием, мебелью, пишущими и счетными машинами;
· организации курсов по подготовке практических работников — делопроизводителей и др.;
· информирования широких слоев работников управления и производства о новейших теоретических достижениях, рационализации, о новинках конструкторских и технических разработок в сфере управления.
Несмотря на такой широкий спектр задач, главным направлением деятельности Оргстроя была рационализация делопроизводства, которая занимала до 70% от общего объема работ. Оргстрой разрабатывал комплексные проекты рационализации делопроизводства, работы машбюро, архивов, занимался унификацией служебных документов. Практическая деятельность Оргстроя потребовала проведения теоретических исследований. Для этих целей в 1926 г. при НК РКИ создается Институт техники управления (ИТУ).
ИТУ был создан для решения задач, которые придали ему значение общесоюзного научно-методического центра:
· научной разработки вопросов техники управления, изучения техники работы учреждений и выработки систем и практических мероприятий по рационализации техники управления;
· консультации и популяризации достижений в области техники управления.
Решение этих задач должно было способствовать привлечению самых широких масс к управлению государством, удешевлению содержания советского аппарата, устранению излишеств, что позволило бы сохранить средства на индустриализацию страны.
ИТУ теснейшим образом сотрудничал с Оргстроем, разрабатывал методику обследования, научно обосновывая методы совершенствования делопроизводства, а Оргстрой применял эти разработки на практике, внедрял их в деятельность учреждений. Не случайно 50% своих прибылей Оргстрой отчислял ИТУ для развития научно-исследовательских работ.
Комплексный подход к изучению делопроизводства привел к разработке ИТУ методики организационного проектирования. Она включала ориентировочное и детальное обследование, анализ собранных материалов, разработку проекта рационализации системы делопроизводства, его внедрение. Среди методов обследования делопроизводства, предложенных ИТУ, — непосредственное наблюдение, опрос (интервьюирование), анкетирование, фотография, самофотография рабочего дня, хронометраж. Создание методики обследования системы делопроизводства — одна из выдающихся заслуг института. Все эти методы применяются до настоящего времени при проведении подобных работ.
При ИТУ были созданы структурные подразделения, занимавшиеся конкретными направлениями рационализации.
Кабинет стандартизации разрабатывал общесоюзные стандарты на документы, средства и предметы конторского труда, носители информации. Здесь были разработаны стандарты писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов и др.; форматов бумаги, а также стандарты на Материалы, используемые при работе с документами: чернила, ленты для пишущих машинок; разрабатывались образцы конторской мебели.
Физико-техническая лаборатория ИТУ разрабатывала нормы труда канцелярских служащих, изучала условия труда, оборудование рабочих мест, факторы, влияющие на нормы выработки.
Для установления связей ИТУ и Оргстроя с госаппаратом в 1928 г. при ИТУ было создано Консультационное бюро, сотрудники которого давали консультации по вопросам рационализации техники управления. Особое значение эти консультации имели для периферии. С целью популяризации своих достижений Оргстрой и ИТУ в апреле 1928 г. открыли выставку-музей, где демонстрировались достижения в области рационализации управленческого труда и делопроизводства.
В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР подготовил Правила постановки архивной части дело производства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР. Правила имели большое значение для организации текущего хранения документов, а также устанавливали порядок их уничтожения.
В 1931 г. ИТУ подготовил проект Общих правил документации и документооборота, предполагающий введение единых правил делопроизводства в общесоюзном масштабе. Это была первая серьезная попытка, предпринятая в советский период, создания комплексного нормативного документа, содержащего единые нормы организации и технологии делопроизводства. В Общие правила вошли требования к оформлению документов, правила их обработки от получения до пере дачи в архив, единые принципы организации делопроизводственных служб, их функции, должностные обязанности канцелярских работников.
В апреле 1932 г. ИТУ был закрыт. Сотрудники института были обвинены в некритическом заимствовании буржуазных теорий построения государственного аппарата. Все работы были прерваны, Общие правила не были доработаны и утверждены. Позже был ликвидирован и Наркомат рабоче-крестьянской инспекции. Движение за научную организацию труда было свернуто, прекратили свою работу и ведомственные и вневедомственные органы рационализации, были закрыты все периодические издания, освещавшие вопросы управления и делопроизводства. На следующие 30 лет прекратились научные разработки проблем документирования и организации работы с документами.