- тесное сочетание и взаимопереплетение его функциональных составляющих (планирование, организация, контроль, учёт и т.д.);
- непосредственное (личное) взаимодействие офис-менеджера со значительным количеством персонала, выполняющего самые разные функции;
- промежуточное положение данного вида деятельности между стратегическим и тактическим менеджментом.
Офис-менеджмент можно обозначить как оперативное руководство управленческим аппаратом предприятия.
Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и, как следствие, не закрепило юридически существование квалификационной должностной категории «офис-менеджер».
С другой стороны, известно, что на изменение экономической ситуации, и в частности появлению нового товара, быстрее всего реагирует рынок. Статистика убедительно свидетельствует о том, что на сегодняшний день офис-менеджер входит в число остродефицитных профессий.
По подсчетам специалистов, удельный вес затрат рабочего времени руководителя на обработку почты составляет от 8 до 10%. Умелый и грамотный подход к организации работы с документами позволяет оптимизировать использование рабочего времени руководителя, гораздо более необходимое ему для принятия решений.
Управление предприятием неизбежно требует создания разнообразных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, управления кадрами, финансирования, бухучета, оперативного управления.
Любое управленческое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. В свою очередь, результатом отражения этой информации, фактов, событий, предметов, явлений выступает документ.
Документы - носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации - книг, газет, журналов и т.п., содержащих переработанную, вторичную информацию.[11]
В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы.
Резолюция на документе. Редко кто из руководителей любит работать с деловыми бумагами, а искусству работы с документами, к сожалению, учат не во всех институтах. Если делопроизводство в организации налажено четко, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственного от него. Однако встречаются руководители, которые стремятся разбросать поступившую к нему корреспонденцию между подчиненными, едва успев в нее взглянуть. Типичные резолюции такого руководителя: «Пр. рассмотреть» или «Прошу разобраться». Такому руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг на своем столе, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков подготовки документации не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных. Необходимо помнить, что в конечном счете за все несет ответственность руководитель, а правильное распределение обязанностей - важнейшее правило научной организации труда.
Словарь кадрового делопроизводства. Резолюция - это способ административного воздействия, организующего деятельность исполнителей.
Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Основная функция руководителя по работе с входящими документами заключается в ознакомлении с каждым документом, оценке возникшей ситуации, принятии какого-то решения и оформлении его в виде резолюции.
Требования к написанию резолюций изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и в Методических рекомендациях «Порядок применения и внедрение ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», выпущенных Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела и Росархивом в 2003 г.[12]
Обязательное требование к резолюции - ее адресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым. Резолюции должны быть построены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно. Содержание действия, безусловно, будет зависеть от квалификации работника: чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. Помимо адреса и содержания действия резолюция должна содержать порядок его выполнения и форму контроля. Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа. Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.
Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа. Многие руководители, по различным причинам, предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой. Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции (лист с резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка изымается и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).[13]
Таким образом, резолюция должна включать в себя: Ф.И.О. исполнителя, содержание исполнения, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции, например:
Крохоткину В.П.
Прошу подготовить к 14.02.2009 проект приказа об увольнении Петрова В.К. в связи с окончанием срока действия договора.
Подпись Дата
Желание начальника сделать все самому - от просмотра почты до написания проекта документа - может быть вредно не только для дела, но и для здоровья. Даже если ваши подчиненные выполнят то или иное задание на 10 - 20% медленнее и хуже, чем вы бы сделали это сами, то для успеха дела в целом это все равно будет лучше. Ведь дело руководителя - организовать работу коллектива специалистов, а не стремиться стать «суперэкспертом» абсолютно по всем вопросам.
Функции руководителя по работе с исходящими документами заключаются в удостоверении текста документа. Удостоверение - это выражение ответственности за содержание и законность каждого конкретного документа. К основным способам удостоверения можно отнести: подписание, утверждение документа, датирование и проставление печати.
Подпись на документе. Подпись является обязательным реквизитом любого документа, как служебного, так и личного. Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложений (так как приложение является частью текста), включает в себя должность лица, подписавшего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, а затем фамилия). Подпись представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица (ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). При подготовке документа составитель должен заранее знать, кто будет подписывать документ.[14]
Для придания юридической силы реквизиту «подпись» она должна включать в себя три элемента:
- должность полномочного лица;
- собственноручную роспись должностного лица;
- расшифровку подписи.
Необходимо помнить, что данный реквизит не включает дату, так как дата подписания документа проставляется в его бланк рядом с регистрационным номером. Должность лица, подписывающего документ, указывается полностью в том случае, если документ оформлен не на бланке или из бланка не совсем понятно, к какой организации или структурному подразделению относится лицо, подписавшее документ.
При оформлении документа на бланке организации должность указывается сокращенно.
При подписании документа несколькими должностными лицами, находящимися на различных ступенях управления, составные части реквизита «Подпись» располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью. Так же оформляется реквизит «Подпись», если ответственность за содержание документа несут несколько должностных лиц, например на финансовых документах.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагаются на одном уровне.
В трудовых договорах (контрактах) подписи сторон также указываются на одном уровне с указанием полных сведений о сторонах договора или же только их условных обозначений («работодатель», «работник»).
В документах, подготовленных комиссией (например, в акте или в протоколе), указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии, секретарь), причем двоеточие после должности не ставится.
Если должностное лицо, в обязанности или компетенцию которого входит подписание документа, на данный момент отсутствует, то при подписании документа исполняющим обязанности должного лица не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности: лицо, подписывающее документ, должно указать свою фактическую должность и фамилию. В целях избегания недоразумений в должностной инструкции сотрудника, который наделяется правом подписания документов в отсутствие начальника, необходимо включить пункт в раздел «Права» о праве подписания документов. Если такой пункт в должностной инструкции отсутствует, то на время замещения должности руководителя необходимо заблаговременно выпустить распорядительный документ, в котором следует указать, кто именно наделяется правом подписания документов с указанием его должности, инициалов, фамилии и периода действия данного распоряжения.[15]