Це орган зору підприємств. Ця функція повинна давати підприємству можливість знати, які їм досягнуті результати і куди воно йде. Вона повинна давати повні, ясні і точні зведення щодо економічного становища підприємства.
Хороше рахівництво — просте і ясне, що дає точне представлення про роботу підприємства і її умов — є могутнім засобом керування.
Необхідно відома присвята в цю функцію, як і в інші. Помітна байдужність до неї у великих промислових школах свідчить про те, що люди не дають собі повного звіту в її важливому службовому значенні.
6. Адміністративна функція
На жодній з п'яти попередніх функцій не лежить задача вироблення загальної програми роботи підприємства, підбора його робочого складу, координування зусиль, гармонізації дій. Ці операції не складають приналежності технічної функції, ні тим більше функцій комерційної, фінансової, страховий чи обліковий. Вони утворять особливу функцію, що звичайно позначається ім'ям керування і властивості і границі якої — ми сказали б — визначаються досить незадовільно.
Передбачення, організація, координування і контроль складають у звичайному розумінні безперечну область керування[1,ст321].
Так само чи безперечно відноситься сюди і розпорядження? Ні, не обов'язково: розпорядження можна було б вивчати й окремо. Але я вирішив уключити його сюди по наступним розумінням:
1. Підбор і формування персоналу і створення соціального організму підприємства, що входять у задачі керування, у високому ступені зв'язані з розпорядженням.
2. Більшість принципів розпорядження є принципами керування. Керування і розпорядженням тісно сплетені між собою. Навіть із простою метою полегшення дослідження цікаво було згрупувати в одне ці два види
операцій.
3. Це угруповання, поверх того, має ту вигоду, що створює дуже важливу функцію, гідну того, щоб залучити і зосередити на собі увага суспільства принаймні в тім же ступені, як це має місце у відношенні технічної функції.
Отже, я пропоную наступне визначення:
Керувати — значить передбачати, організовувати, розпоряджатися, координувати і контролювати;
передбачати, тобто враховувати прийдешнє і виробляти програму дії;
організовувати, тобто будувати подвійний — матеріальний і соціальний — організм підприємства;
розпоряджатися, тобто змушувати персонал належно працювати;
координувати, тобто зв'язувати, поєднувати, гармонізувати всі дії і всі зусилля;
контролювати, тобто піклуватися про те, щоб усі відбувалося відповідно до встановлених правил і відданих розпоряджень[19,ст34].
При такім розумінні керування не є ні винятковим привілеєм, ні обов'язком начальника, що привласнюється особисто, чи директорів підприємства; це функція, поділювана між головою і членами соціального тіла, подібно іншим істотним функціям.
Адміністративна функція ясно відрізняється від п'яти інших істотних функцій.
Важливо не змішувати її з правлінням.
Правити — значить вести підприємство до його мети, прагнучи витягти можливо великі вигоди з усіх ресурсів, якими воно розташовує; значить забезпечити дію шести істотних функцій.
Керування ж є лише однієї із шести функцій, дія яких повинно бути забезпечене правлінням. Але в ролі великих директорів воно займає таке значне місце, що іноді може здаватися, начебто роль ця винятково адміністративна.
Нині в літературі зустрічається понад 50 класифікацій функцій менеджменту. В переважній більшості в їх основу покладена файолівська концепція розчленування адміністративної діяльності на окремі функції, які класифікуються з позицій об'єкта і суб'єкта менеджменту. Найпоширенішою є класифікація функцій з позицій суб'єкта менеджменту. З організаційно-технічного погляду серед функцій менеджменту розрізняють загальні та специфічні. Загальні функції виділяються з урахуванням стадій (етапів, фаз) менеджменту — планування, організації, регулювання і координації, мотивації, обліку і контролю. Специфічні функції виділяються насамперед за формою поділу процесу менеджменту на складові частини (лінійне керівництво, технологічна, технічна і економічна підготовка виробництва, бухгалтерський облік, матеріально-технічне забезпечення і реалізація продукції, підбір, розстановка і підвищення кваліфікації кадрів).
Серед функцій менеджменту розрізняють також загально-організаційні, що виконуються керівниками підприємств та їх виробничих підрозділів; спеціалізовані — здійснюються різними спеціалістами; обслуговуючі — пов'язані з обліком, звітуванням, здійсненням операцій з діловодства[9,ст67].
Функції можуть об'єднуватися у певні групи і за іншими ознаками: І — за об'єктом управління: управління об'єднанням, підприємством, цехом і т. п.; 2 — за характером діяльності: економічна, або господарська (керівництво обігом виробничих фондів, виробництвом, реалізацією продукції), соціальна (формування трудового колективу, розвиток соціальної інфраструктури), організаційна (проектування і організація і функціонування системи); 3 — за впливом на окремі стадії виробничого процесу: управління технікою виробництва, організація виробництва основного, допоміжного, обслуговуючого), управління технологічними процесами, оперативне управління виробництвом, організація метрологічного забезпечення, техніко-технологічний контроль, збут продукції; 4 — за ознакою впливу на окремі фактори виробництва: робота з кадрами, управління організацією праці і заробітною платою, матеріально-технічне постачання, капітальне будівництво, організація фінансової діяльності.
При встановленні складу функцій і формування на їх основі структурних підрозділів допускається об'єднання або розчленування окремих функцій. В результаті створюються багатофункціональні підрозділи, однофункціональні, або ж декілька підрозділів виконують роботи, що відносяться до однієї функції.
1.2 Поняття функцій менеджменту та вплив зовнішнього середовища на їх розвиток
У спеціальній літературі із менеджменту перераховується різна кількість специфічних (конкретних) функцій, від 10 до 20 і більше. Нижче розкривається зміст цих функцій стосовно
до підприємств, об'єднань, асоціацій, кооперативів та інших організаційних формувань[15,ст105].
1. Загальне лінійне керівництво — передбачення, лідерство, організація праці і виробництва, мотивація до праці, виховна робота, контроль за виконанням рішень. З цією метою здійснюються операції: організаційно-адміністративні, аналітико-конструктивні і інформаційно-технічні.
1) Організаційно-адміністративні включають: службові комунікації з підлеглими, колегами по роботі, вищим керівництвом, партнерами, представниками громадських організацій; видачу розпоряджень, вказівок, доручень і т. п.; контрольно-оцінювальну діяльність, яка пов'язана із перевіркою, оцінкою і стимулюванням роботи працівників; координацію — узгодження діяльності окремих структурних підрозділів і виконавців.
2) Аналітико-конструктивні операції: аналітичні операції, пов'язані з вивченням і аналізом ситуації; конструктивні — творча розробка пропозицій, планів і завдань; управління соціальним розвитком колективу, створенням соціальної інфраструктури; управління маркетингом; управління фінансовими ресурсами; управління модернізацією підприємства.
3) Інформаційно-технічні операції: участь у підготовці і обробці документованої інформації; здійснення облікових, обчислювальних та формально-логічних операцій.
4) Техніко-економічне і соціальне планування. Організація і здійснення стратегічного довгострокового, короткострокового і поточного планування виробничо-фінансової діяльності, соціального розвитку трудових колективів.
Розробка і формування місії і профілю підприємства, довгострокових і річних цілей, головної і робочих стратегій, політики підприємства, оцінка факторів конкуренції, визначення і оцінка напрямків діяльності з точки зору місії підприємства, техніко-економічне обґрунтування вибору варіантів нової продукції, техніки і технології, розробка проектів цін (тарифів) на вироблювану продукцію (послуги), здійснення господарського (комерційного) розрахунку, впровадження державних і галузевих стандартів, розробка внутрівиробничих стандартів, створення нормативної бази для планування, проектування соціально-професіональної структури трудових колективів, покращення умов праці і здоров'я працівників, розвиток соціальної інфраструктури, особистих підсобних господарств.
5) Управління технологічною підготовкою виробництва — розробка і постійне вдосконалення технології виробництва на основі досягнень науки, передового вітчизняного і зарубіжного досвіду, розробка і корегування технологічних карт, контроль за якістю виконуваних технологічних операцій, оформлення заявок на матеріально-технічні ресурси, здійснення природоохоронних заходів, планів організаційно-економічних заходів, навчання кадрів і підвищення їх професійного рівня.
6) Управління технічною підготовкою виробництва, енергетичним і транспортним обслуговуванням. Розробка системи машин для комплексної механізації, автоматизації і електрифікації, забезпечення раціональної експлуатації і технічного обслуговування і ремонту машин та обладнання, розрахунок потреби в технічним засобах, в запасних частинах, в енергопостачанні, ведення паспортизації і обліку технічних засобів механізації, електрифікації і автоматизації виробництва, підготовка документації на списання з балансу підприємства зношених машин та обладнання, що відпрацювали амортизаційний строк.
7) Управління трудовими ресурсами — формування трудових ресурсів: планування потреби в кадрах, проведення організаційного набору, відбір кадрів і прийняття на роботу, визначення заробітної плати, контроль за станом трудової дисципліни, складання графіків профвідпусток, видача характеристик і довідок за вимогою різних організацій; розвиток трудових ресурсів: професійна орієнтація і соціальна адаптація, навчання кадрів, оцінка результатів діяльності, атестація керівників і спеціалістів, підготовка керівних кадрів, управління просуванням по службі, проведення роботи по закріпленню кадрів, облік і звітність по кадрах.