Смекни!
smekni.com

Документационное обеспечение управленческой деятельности (стр. 3 из 3)

Для хранения электронных документов в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители информации (в том числе, магнитные дискеты). Главное обращать внимание на репутацию фирмы-изготовителя и страну-производителя, что в итоге ориентирует на стоимость носителя, а также соблюдать минимальные требования к режимам их хранения. Как с любым товаром, здесь действует правило: дешевое хорошим не бывает. По этой же причине при организации долговременногохранения электронных документов следует, например, выбирать оптические диски («болванки»), розничная цена которых будет не ниже 22 — 25 рублей.

Оптические компакт-диски (CD) непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 10 — 15 лет. Большего и не требуется. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на современные и емкие носители.

Оптические диски считаются самыми долговечными носителями. Некоторые производители определяют срок хранения своей продукции чуть ли не в 200 лет. Насколько это обосновано, может показать лишь практика, а она крайне противоречива. С одной стороны, есть свидетельства успешного использования записей на CD в течение 10 — 15 лет, с другой стороны, регулярно появляются сообщения об отказах считывания информации с этих дисков. При этом в последние годы особенно много нареканий поступало на доступ к файлам, записанным на CD-R1. Аналитики пока затрудняются дать исчерпывающее объяснение возможных причин: являются ли сбои в чтении файлов следствием ущербности технологии CD-R или каких-то других факторов (нарушения технологии при изготовлении «болванок», нарушения условий и режима хранения, технологической несовместимости устройств записи и считывания информации).

Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима хранения электронных носителей. Общие рекомендации таковы: срок сохранения носителем своих качеств тем больше, чем ниже температура и относительная влажность, при которой он постоянно хранится.

При выборе режимов хранения электронных носителей следует учитывать множество факторов и соотносить интенсивность использования носителей, затраты на поддержание режимов хранения (которые могут оказаться весьма существенными) с затратами на регулярное копирование документов на «свежие» носители.

анализ природы электронных документов позволяет определить несколько условий, выполнение которых обеспечивает их сохранность и возможности использования на протяжении десятков лет:

В архив должны приниматься и храниться «информационные объекты» (файлы), включающие, главным образом, содержательную и контекстную информацию (данные). Прием на хранение информационных ресурсов в комплекте с исполняемыми программами (оболочками прикладных информационных систем) со временем может вызвать правовые и технологические проблемы их использования. Прием компьютерных программ необходим в исключительных случаях, когда без этого невозможно воспроизведение принимаемых на хранение электронных документов.

В краткосрочной перспективе (5–10 лет) сохранность документов обеспечивается созданием резервного и рабочего экземпляров электронных документов на отдельных носителях.

В долговременной перспективе (более 10 лет) необходимо проведение миграции документов в так называемые программно независимые форматы (страховые форматы), причем таким образом, чтобы в дальнейшем полученное поколение документов можно было признать подлинниками.

Электронные документы в страховых форматах могут оказаться очень неудобными в использовании и могут значительно замедлять время доступа пользователей к архивной информации. Оперативность доступа к архивным электронным документам может обеспечиваться тем, что они будут приниматься, храниться и/или своевременно переводиться в форматы текущей информационной системы организации/архива — пользовательские форматы. Процедура миграции в пользовательские форматы также должна быть ориентирована на возможное признание полученных документов подлинниками. Эта мера необходима в связи с тем, что заранее трудно определить, какие из форматов (страховые, пользовательские или те, в которых документы приняты на хранение) могут стать основой для создания миграционных страховых копий последующих поколений.

При обеспечении сохранности электронных документов большое внимание следует также уделять вопросам информационной безопасности: обеспечению их аутентичности, защите от вредоносных компьютерных программ (вирусов) и от несанкционированного доступа.

3.Практическое задание

документ управление классификатор электронный

Заявление о приеме на работу. Образец

Директору ОАО «Радуга»

Иванову С.В.

Петрова Василия Григорьевича

Заявление

Прошу принять меня на работу старшим инженером с 19.02.2010 г.

18.02.2010 Петров

Протокол. Образец (форма)

ОАО Радуга

ПРОТОКОЛ

"_20_"__мая______ 2010__ г.

№ _75/5/145__________

2010г. ______________

Производство товара__________________________________________

(заголовок)

Председатель - Иванов И.И.____________________________________

Секретарь - Приходько Т.И.____________________________________

Присутствовали: начальник цеха Ветров Н.Н., главный инженер Петров Е.Н.,менеджер по продажам Пупкин С.Н., аналитик Сидоров А.А.,_______

(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)

Приглашенные: ______________________________________________

(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Выпуск новой упаковки для шоколада__________________________

2. Рынок сбыта ________________________________________________

__________________________________________________________________

СЛУШАЛИ:

Директор ОАО «Радуга» Иванов И.И. ____________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

начальник цеха Ветров Н.Н _____________Современные рынки и товары____

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

__________________________________________________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

__________________________________________________________________

(должность, фамилия, инициалы (содержание доклада)

__________________________________________________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Принять новую упаковку для товара______________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

2. __________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Председатель ________________ /Иванов И.И. /

(подпись) (фамилия, инициалы)

Секретарь ________________ /Приходько Т.И./

(подпись) (фамилия, инициалы)

В дело № _100____

"_20_"_мая_______ 2010__ г. _____________________

(подпись исполнителя)

М.П. УТВЕРЖДАЮ

Руководителю предприятия

_________Иванову И.И._______

_____________________________

(подпись, фамилия и инициалы)


АКТ

на списание испорченных бланков

трудовых книжек

г. 2010__________________ "19"_мая_ _2010 г.

Нами начальник отдела кадров Шишкина Н.Г., Заместитель начальника отдела кадров Шустина Н.М.,главный специалист_Шаповалова Г.Г.______

(перечисляются должности, инициалы и фамилии членов

комиссии по списанию бланков)

__________________________________________________________________

составлен настоящий акт о том, что за период с 01.01.2010_____________

по 19.05.2010_________на Открытое акционерное общество «Радуга»

(полное наименование предприятия)

испорчено _ошибочное написание фамилии работника______________

(подробная причина порчи)

_______3____________ штук три_________________бланков трудовых

(количество) (количество прописью)

книжек (вкладышей к ним), которые "_20__"__мая________ 2010_____ г.

уничтожены путем сожжения.

Подписи членов комиссии

__ Шишкина Н.Г ___________

__ Шустина Н.М. ____________

__ Шаповалова Г.Г.__________

____________________________


Пример докладной записки

Директору

ОАО «Радуга»

Иванову И. И.

Докладная записка

17.03.2010 № 12

г. Барнаул

О замене компьютера

Довожу до Вашего сведения, что в настоящее время я располагаю устаревшей моделью компьютера, которая имеет ненадежные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о замене компьютера на более новую модель.

Менеджер по персоналу Н.И. Бойко


Список литературы

1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98
"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
(утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

3. Общероссийскому Классификатору предприятий и организаций ОК 007-93

4. Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству. Издательство "Март", 2006

5. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. Издательство "Питер", 2006

6. Борискин В.В., Поликарпова Н.М. Документационный системный комплекс организации: учебно-методическое пособие. Издательство "Ось-89, 2006

7. Кузнецов И.Н., авт. -сост. Деловое письмо: учебно-справочное пособие. Издательство "Издательский дом Дашков и К", 2008

8. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Издательство "ИндексМедиа", 2007

9. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство к составлению. Издательство "ПРИОР", 2009

10. Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, член "Гильдии Управляющих Документацией" и ARMA International Современные проблемы делопроизводства, документооборота и архивного дела (список публикаций)