архив дело документ фонд
по дисциплине
"Архивоведение"
на тему:
"Методика составления схем систематизации документовв пределах архивного фонда"
Введение
1. Понятие архива. Основные задачи и функции архива. Виды архивов.Права и ответственность архива
1.1 Понятие архива
1.2 Виды архивов
1.3 Права и ответственность архива
2. Анализ комплектования архива и требования к оформлению дел, принимаемых в архив
3. Методы совершенствования составления и оформления описей дел. Организация документов в пределах архивного фонда: порядок построения схемы систематизации документов в фонде
3.1Составление и оформление описей дел
3.2 Организация документов в пределах архивного фонда: порядок построения схемы систематизации документов в фонде
3.3 Систематизация документов коллекций
3.4 Систематизация документов по личному составу
Заключение
Список использованных источников
Приложение
Архивный фонд Российской федерации в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах представляет собой исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь людей, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, и являющихся неотъемлемой частью историко–культурного наследия народов Российской Федерации.
В состав Архивного фонда Российской Федерации включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности.
Работа по распределению документов между архивами и их упорядочиванию внутри каждого архива называется организацией документов в пределах архивного фонда.
Объектом изучения является – Методика составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда.
Предметом изучения курсовой является процесс документирования (документационного обеспечения), составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда.
Цель работы: раскрыть роль и значение составления схем и организации документов архивов Российской Федерации.
На современном этапе все больше архивов, как государственных, так и негосударственных организаций содержат документы личного происхождения и коллекции, а их систематизация имеет некоторые особенности.
Разработка схемы систематизации дел фонда является важным шагом для практического осуществления научной организации документов. Кроме того, схема — это основа структуры описи.
Практическое осуществление систематизации документов фонда может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и расположения единиц хранения в соответствии со схемой систематизации или карточным способом.
При непосредственной систематизации единицы хранения физически группируются по разделам и другим, более мелким делениям схемы и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядке.
1.Понятие архива. Основные задачи и функции архива. Виды архивов. Права и ответственность архива
1.1 Понятие архива
Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации
В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов власти и иных организаций на основании соглашений, заключаемых указанными органами с Федеральной архивной службой, устанавливаются специальные сроки и порядок временного и депозитарного хранения документов. В данном случае создаются центральные архивы организаций или отраслевые фонды на правах юридического лица, в своей деятельности они руководствуются основными правилами работы государственных архивов.В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами.
Основными задачами архива организации являются:
· комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
· учет и обеспечение сохранности документов;
· создание научно-справочного аппарата к документам архива; использование хранящихся в архиве документов;
· подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.
В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
· ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;
· принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;
· учитывает и сохранность принятых в архив документов
· создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
· организует информационное обслуживание руководителей к структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
· проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов ни постоянное хранение,
· осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;
· организует работу по составлению номенклатуры дел организации:
· оказывает методическую и практическую помощь структурным
подразделениям в работе с документами;
· участвует в разработке нормативных и методических документов
по архивному делу и документационному обеспечению управления;
· участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.
Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.
1.2 Виды архивов
В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:
· центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственною подчинении и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти,
· центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
· объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
· архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:
· научно-технический архив;
· аудиовизуальный архив;
· архив документации на электронных носителях.
Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.
1.3 Права и ответственность архива
Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:
· требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
· контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;
· запрашивать от структурных подразделений и организаций источников комплектования необходимые для работы архива сведения;
· участвовать в мероприятия); проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.