Не менее тщательно должно быть обосновано решение о покупке готовой АИС. Покупка АИС — многоэтапный процесс, в котором собственно акт купли является не первым шагом. Ему должны предшествовать уже названные выше этапы:
- формулировка руководством МГУ целей атоматизации в избранной сфере управления;
- обследование сферы управления с точки зрения готовности к автоматизации, подготовка технического проекта;
- изучение рынка готовых программных продуктов, выбор и сравнение потенциальных поставщиков АИС;
- решение руководства об автоматизации соответствующей сферы управления, облеченное в форму стандартных управленческих документов;
- покупка готовой АИС, желательно в результате выбора наилучшего из нескольких альтернативных коммерческих предложений.
Комплексность и этапность автоматизации.
Максимальный эффект от автоматизации соответствующей сферы управления может быть достигнут лишь при комплексной автоматизации всех участков обработки информации.
В процессе принятия решения об автоматизации целесообразно исходить из гипотезы о необходимости полной автоматизации соответствующей сферы управления. Отказ от автоматизации (невозможность, нецелесообразность) отдельных участков должен быть обоснован в ходе предварительного обследования сферы управления, разработки технического проекта и согласован с возможностями разрабатываемой / приобретаемой АИС.
Окончательный отказ от автоматизации тех или иных участков, равно как и частичная (некомплексная) автоматизация конкретной сферы управления по причине нехватки финансовых средств должны рассматриваться как нежелательная, крайняя мера. Более целесообразной является поэтапность автоматизации участков данной сферы управления. Поэтапная комплексная автоматизация соответствующей сферы управления на протяжении нескольких лет даст намного больший эффект в будущем, чем быстрая частичная (некомплексная) автоматизация отдельных участков. При этом каждый этап автоматизации должен предусматривать полную автоматизацию отдельного участка (-ов).
Интегрированность автоматизации. Разработка / приобретение и последующая эксплуатация и развитие различных АИС должны обеспечивать создание в каком-то виде интегрированной информационной среды. Информационная неинтегрированность верхнего уровня административного управления МГУ (раздел 2) не позволяет надеяться в обозримом будущем даже поставить задачу создания единой, т.е. буквально, одной АИС административного управления с различными функциями. Кроме того, такая постановка нецелесообразна и по техническим причинам.
Интегрированность АИС административного управления МГУ в данной концепции означает следующее:
а) Каждая профильная АИС (бухгалтерский учет, учет данных об учебном процессе, учет кадров и т.д.) должна в итоге обеспечить полный охват (учет данных) соответствующей сферы управления, своевременную и качественную подготовку отчетности, удобный оперативный доступ руководства МГУ к итоговой информации, должна в идеале служить средством информационной поддержки управленческих решений.
б) Совокупные данные всех АИС административного управления должны быть непротиворечивыми, ввод уникальной информации в профильной АИС должен быть однократным с последующим заимствованием (в той или иной форме) этих данных другими АИС и безусловным приоритетом уникальной информации профильной АИС. Так например, кадровые сведения о сотрудниках являются уникальными для АИС учета кадров, но фигурируют как заимствованные в АИС учета и расчета зарплаты и стипендии.
в) Разработка / приобретение, эксплуатация и развитие АИС административного управления должны подчиняться единым правилам, планироваться и координироваться.
5. Нормативные средства автоматизации административного управления МГУ
К документам, регламентирующим процесс автоматизации административного управления МГУ относятся:
- концепция автоматизации административного управления МГУ, обсужденная и поддержанная Ученым Советом МГУ и утвержденная Ректором МГУ;
- комплект внутриуниверситетских "стандартов", определяющих единые правила разработки, документирования, развития, функционирования, приобретения АИС административного управления МГУ;
- административные документы МГУ (приказы, планы, программы и т.п.).
Данный раздел посвящен описанию требований к комплекту внутриуниверситетских "стандартов". Такие "стандарты" представляют собой информационную интегрирующую инфраструктуру, роль которой далеко выходит за рамки автоматизации административного управления МГУ. Эти же или аналогичные документы могут быть использованы при автоматизации других сфер деятельности в МГУ: учебный процесс, научные исследования, библиотечно-информационное обслуживание и т.д.
Статус документов, входящих в информационную интегрирующую инфраструктуру в МГУ должен быть достаточно высок для того, чтобы требования, содержащиеся в них, выполнялись. Соответственно, управленческая структура, под эгидой которой должны разрабатываться такие документы, должна иметь межподразделенческий статус. Это, например, могут быть рабочие группы специалистов под эгидой ЕТИС МГУ. Состав рабочей группы (не более 10 чел.) утверждается Ректором, реальный срок разработки проекта документа — не более 6 месяцев. По содержанию создаваемые университетские "стандарты" должны опираться на существующие стандарты и нормативы, но не подменять их и максимально учитывать специфику МГУ.
Выполнение разработанных и утвержденных требований (стандартов) к новым информационным системам обеспечивается подходом разработки, базирующимся на следующих основах:
- использование современных технологических и инженерных средств построения информационных систем данного класса, основанных на стандартах;
- использование знаний и опыта сотрудников НИВЦ и других подразделений МГУ, накопленных, как в рамках НИР, так и в различных проектах по созданию информационных систем;
- использование стандартных методик управления качеством, основывающихся на предотвращении и своевременном обнаружении брака;
- ведение проекта в соответствии со стандартами и методологиями, подтвержденными мировой практикой.
При покупке и внедрении готовых систем гарантией соблюдения требований информационной интегрирующей инфраструктуры является:
- выработка и фиксация заказчиком требований к будущей системе, оценка допустимых затрат по финансам и времени;
- анализ рынка информационных систем в соответствии с выработанными требованиями;
- выбор оптимального варианта из нескольких альтернативных коммерческих предложений с привлечением независимых экспертов.
Механизм выполнения перечисленных работ может тот же, что и указано выше: рабочие группы под эгидой ЕТИС.
6. Аппаратно-программные средства автоматизации административного управления МГУ
В данной концепции не освещаются конкретные требования к аппаратно-программным средствам автоматизации. Исключительно быстрое развитие таких средств, их изобилие на рынке, наличие большого числа стандартных, апробированных инженерных решений переводит проблему выбора таких средств на уровень технических проектов на создание конкретных АИС. Особо освещена лишь одна компонента — выделенная административная сеть МГУ.
Создание выделенной административной сети МГУ.
Существующая в настоящее время высокоскоростная телекоммуникационная сеть МГУ не используется в административном управлении по причине недоверия управленческого аппарата МГУ к безопасности информации в компьютерной сети. Действующие АИС используют в лучшем случае электронную почту для транспорта файлов.
В качестве аппаратной основы целесообразно создание выделенной административной сети МГУ, не имеющей физического выхода в компьютерные сети общего пользования. Допуск на подключение к такой сети должен регулироваться соответствующей службой МГУ. Программно-аппаратные средства защиты в сетях общего пользования всегда будут уязвимы для хакеров и вирусных атак, принимая во внимание реальную квалификацию работающего в административной сети персонала, и ограниченность средств на поддержку систем защиты. Опыт показывает, что даже организации с практически неограниченными бюджетами в этой области (например Министерство обороны США) регулярно сталкиваются с такими проблемами.
Создание выделенной локальной административной сети МГУ возможно на базе существующей оптической кабельной сети, топология которой позволяет организовать Ethernet-сеть с портами на каждом факультете и институте. К этим портам должно подключаться ограниченное число рабочих мест в аппарате управления подразделений МГУ.
На первом этапе выделенная административная сеть может использоваться как почтовая служба для быстрого обмена информацией в рамках существующих и внедряемых систем и для обмена управленческими документами между управлениями Ректората и руководством подразделений. В дальнейшем на основе этой сети могут инсталлироваться все административные информационные системы МГУ.
7. Организационно-финансовые средства автоматизации административного управления МГУ
Перспективный календарный план (программа) автоматизации административного управления МГУ.
Покупка и тем более разработка АИС, их внедрение в эксплуатацию — это непростые процессы, требующие даже для небольших систем тщательной проработки очередности мероприятий, согласования действий большого числа исполнителей, учета множества случайных факторов, оценки рисков. В такой ситуации даже материальная и моральная заинтересованность отдельных исполнителей не могут служить гарантией своевременного достижения нужного результата. Единственная объединяющая и принуждающая сила в этом случае — административная воля, принявшая форму плана.