- утверждение нового правового положения (акт дарения, продажи и т.д.)
- средство доказательства перед судом (письменные показания сторон)
- перенос полномочий с одного лица на другое (вексель и т.д.).
Постепенное накопление знаний о документах привело в XIX в. к выделению, помимо правового, также и управленческогоаспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И.Даля, где документ определялся как “всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство”[10].
Таким образом, в конце XIX в. Наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем – как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.
Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в.. К примеру, в энциклопедическом словаре у Павленкова документом считается:
1. любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательствам прав на что-нибудь или на выполнение каких либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);
2. вообще любое письмо свидетельство[11].
Но уже в нормативных актах дореволюционной России XIX в. - начала XX в. по организации управления и делопроизводства термин “документ” почти не употребляется.
В практической деятельности учреждений понятие документа также отождествляется с понятием “деловая бумага”, “акт”, “дело”. Законы и документальные материалы учреждений дают возможность определить, какой смысл вкладывается в каждое из этих понятий.
Если в XVII в. в определение документа входило прежде всего его правовое значение, то в XIX в. выделяется новый аспект - значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления.
Постепенно термин “деловая бумага” был заменен на “служебный документ”.
С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия «документ»: его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации – науки о совокупности документов и области практической деятельности – Поль Отле.
Поль Отле (1868-1944) и его сподвижник, и единомышленник Анри Лафонтен (1854-1943) разработали теорию документации.
П. Отле впервые ввел в научный оборот понятие «документ» в значении, близком к широкому значению понятия «книга». Его основной труд – изданный в 1934 г. фундаментальный «Трактат о документации».
Объясняя понятия «книга» «документ», П. Отле подчеркивал, что книга– это термин, употребляемый условно для обозначения всего массива документов. Он объединяет в себе не одну только книгу в собственном значении слова, рукописную или печатную, но и журналы, газеты, рукописи и графические репродукции, чертежи, гравюры, карты, схемы, диаграммы, фотографии и т.д. ученый рассматривал понятия «книга» и «документ» как синонимичные.
П. Отле впервые использовал комплексный подход к типологической классификации документов, учитывающий содержание и форму документа, в «Трактате о документации».
Всю совокупность документов ученый разделил на три основных класса:
Документы библиографические, т.е. тексты, которые традиционно считают произведениями письменности и печати. Среди них – брошюры, монографии, очерки, трактаты, руководства, энциклопедии, словари, периодические и продолжающиеся издания (журналы, газеты, ежегодники и т.п.). Кроме перечисленных, к библиографическим документам относились и тексты личного происхождения (письма), официальные сообщения и учетные (регистрационные) книги (или журналы), а также знаки – вывески, лозунги, билеты и другие проездные документы.
Другие графические документы, т.е. нетекстовые документы: картографические, изобразительные, нотные. Среди изобразительных названы: иконографические, содержащие печатное изображение (эстампы, гравюры, почтовые открытки и др.); фотографии; документы, воспринимаемые через проекционные устройства (в т.ч. микрокопии). Как особая разновидность выделены «памятники изобразительные»: надписи, монеты, медали, печати (штемпели). К графическим документам П. Отле относил: «манускрипты» - рукописные книги и инкунабулы, а также «архивные документы» (управленческие), древние и современные.
Документы – заменители книги: диски, фонограммы, кинофильмы, и наряду с этим – радио вещание (запись, передача звука), телевидение, в т.ч. телефотография, радиотелефотография. Особенно место в этом классификационном ряду заняли «документы трех измерений»: природные (минералы, растения, животные) и искусственные, созданные человеком (материалы, продукты, технические объекты, а также медали, макеты, рельефы). К ним отнесены также научные инструменты, дидактические материалы, наглядные пособия. Особо выделены среди них трехмерные произведения искусства: произведения архитектуры и скульптуры.
Именно в таком широком значении понятие «документ» использовалось в последствии, когда речь шла не только о фондах библиотек, архивов, музеев, информационных служб, но и о социальных, в частности, массовых коммуникациях в целом.
Концепция П. Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой либо эпохе, лице т.д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий – приема и выдача ценностей). Обобщающее определение не дано.
В первой половине XX столетия было существенно пересмотрено содержание понятия “информация”, которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине XX в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий “документ” и “информация”.
Начиная с 1950-х годов в официальной терминологии слово "документ" трактуется в узком, широком и самом широком значении. Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику. В широком смысле понятие о документе было особенно распространено в 1960 - 1970-е годы. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и т.н. трехмерные произведения искусства - архитектуру и скульптуру). В 1980 -х - начале 1990 -х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторический реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т.д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование.
Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г.Воробьев). В 1960 - е годы А.И. Михайлов, А.И.Черный и Р.С. Гиляревс-кий, помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.
В России в начале 1990-х годов практически одновременно, уточняя смысл понятия "документ" О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров предложили трактовать его как материальный объект - носитель социальной информации.
Таким образом, за длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием "документ", необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.
Глава 3. Управленческий аспект
§1 Роль информации в управлении
В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, могут существовать только обмениваясь информацией. Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Носителем информации выступает документ.
Поэтому организации работы с информацией и с документами как ее носителями в экономически развитых странах уделяется большое внимание. У нас в стране 27.07.2006г. принят Закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и защите информации".
Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» дает определение информации и документированной информации.
«Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.
Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законадательством Российской Федерации случаях её материальный носитель[12]".