- встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;
- отсутствуют необходимые организационные документы по документационному обеспечению управления: инструкция по делопроизводству, Положение об Управлении делами и Общем отделе, Положение об экспертной комиссии;
- не разработана должностная инструкция для секретаря Генерального директора;
- отсутствует номенклатура дел Компании.
При внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов – докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль – информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.1
Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЗАКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА "ТЕХНОЛИГА"
3.1. Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения ЗАО «Технолига»
В результате анализа системы документационного обеспечения управления ЗАО «Технолига» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства:
Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления, положение об экспертной комиссии, должностная инструкция секретаря Генерального директора.
Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением. Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.
В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:
- общие положения;
- правила подготовки и оформления документов;
- требования к реквизитам документов;
- организация документооборота;
- порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции;
- порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов;
- организация контроля исполнения документов;
- поисковая система по документам;
- составление номенклатуры дел;
- формирование и оформление дел;
- экспертиза ценности документов;
- передача дел в архив1.
Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами, она позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, а также сделать работу с документами в Компании более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства. Проект инструкции по делопроизводству самостоятельно разработан автором и дан в Приложении №1.
Вторым обязательным нормативным документом по организации службы документационного обеспечения управления является положение об этом структурном подразделении. Начальнику Общего отдела ЗАО «Технолига» необходимо разработать положение об отделе.
При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления. В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты:
1. общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя;
2. задачи;
3. структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция, группа контроля, архив и т.д.);
4. функции;
5. обязанности;
6. права;
8. ответственность;
9. взаимосвязи с другими подразделениями.
Положение о службе документационного обеспечения управления должно разрабатываться непосредственно начальником Общего отдела, согласовываться с юристом и утверждаться Генеральным директором Компании. Проект положения об Общем отделе дан в Приложении №5.
В связи с тем, что в ЗАО «Технолига» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.
Цель проведения экспертизы — освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям.1 В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
- обработка документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
- отбор на временное хранение документов, не представляющих научно исторической ценности, но сохраняющее практическое значение;
- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
- установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора и подготовке на государственное хранения, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, в каждой организации должна быть экспертная комиссия.
В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:
1. постоянного хранения в государственных архивах;
2. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
3. временного хранения (до 10 лет) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения;
4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов, является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.
При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру этого важного документа должны входить следующие пункты:
- общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия;
- основные задачи экспертной комиссии;
- основные функции;
- права экспертной комиссии;
- организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.
Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором Компании. Проект положения приводится в Приложении № 6.
В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:
- во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение;
- во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.
Среди нормативных документов ЗАО «Технолига» отсутствует должностная инструкция секретаря Генерального директора. Должностные обязанности нигде не закреплены и не регламентированы, поэтому секретарь выполняет каждую операцию и работу по мере необходимости.
Должностная инструкция – главный организационно-правовой документ, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и работников других категорий, составляющих персонал современных учреждений, организаций и предприятий.1
Должностная инструкция необходима секретарю для того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой1.
Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:
- закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;
- определяет его задачи, функции, права и обязанности;
- позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;
- является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;
- устанавливает организационные основы работы секретаря.2
На основе наблюдений и анализа должностных обязанностей секретаря Генерального директора и выполняемых операций предлагается его должностная инструкция Приложение №7.