1) Разработка ТЗ: 10500 руб.
2) Разработка информационной системы: 83000 руб.
3) Выезды специалистов: около 15000 руб.
4) Оплата дополнительных разработок (не по ТЗ) около 20000 руб.
Стоимость программных средств:
1) 1С: Предприятие 8.1 «Управление торговлей»: 12800 руб.
2) Дополнительное рабочее место: 4500 руб.
Стоимость торгового оборудования:
1) Фискальные регистраторы Феликс 02К: 16200 руб.
На разработку затрачено 128 500 руб.
Затраты на обеспечение офиса программными средствами(11 рабочих мест): 12 800+10*4 500= 57 800 руб.
Затраты на торговые объекты с одним фискальным регистратором (6 торговых объектов): 6*(12 800+16 200) =174 000 руб.
Затраты на торговые объекты с двумя фискальными регистраторами (4 торговых объектов): 4*(12 800+16 200*2) =180 800 руб.
Итого первоначальная стоимость внедрения с обеспечение торговых объектов необходимыми техническими и программными средствами составила: 128 500+57 800+174 000+180 800=541 100 руб.
Что составило около 0,26% от торговой выручки за 2007 год. Эти расходы уже указанны в статье расходов «оргтехника».
Из этой суммы около 150 000 руб. было оплачено в июне-июле 2007 года, а остальные средства были выплачены в ноябре-декабре 2007 года, что позволило сократить нагрузку на финансовые ресурсы фирмы.
Стоимость внедрения относительно масштабов фирмы оказалась не значительной. Осталось провести анализ оценки успешности самого проекта. А точнее проанализировать его экономическую эффективность. Как мы условились ранее, определять мы ее будем в следующих аспектах: как соотношение между затратами и получаемым результатом; как степень достижения поставленной перед ИС управления организацией цели и как результат сравнения экономических показателей деятельности управленческих служб, выявленных на этапе предпроектного обследования организации, с аналогичными показателями в условиях применения внедренной СЭД.
Замена существующей ИТ определяется прежде всего необходимостью повышения качества, эффективности управленческой деятельности организации. Это достигается за счет внедрения как процессного подхода, так, и автоматизации операций и систем управления.
В нашем случае проводить анализ, используя апостериорный путь (т.е. сравнение с показателями в условиях применения внедренной СЭД) еще рано т.к. 3 месяца с начала эксплуатации это очень маленький срок чтобы делать какие-нибудь выводы. Системе еще предстоит долгая «обкатка» в «боевых» условиях, что потребует дополнительных затрат на сопровождение и доработку программных модулей. Но по многим операциям получено сокращение существенное сокращение времени выполнения (табл. 6).
Таблица 6
Сравнение времени выполнения операции в старой и новой системе
| № | Операция | Затраты времени в старой системе | Затраты времени в новой системе | Кол-во выполнений | Примечание |
| 1 | Выгрузка данных для управленческого анализа | 3 | 1 | еженедельно | Выгрузка данных в MS Access |
| 2 | Подготовка переоценок по всем торговым объектам | 48 | 1 | до 10 раз в год | Проведение акций и распродаж |
| 3 | Подготовка внутренних перемещений товара (на 3000 пар) | 16 | 1 | раз в 2-4 недели | С целью подбития размерных рядов, а также перекидка товара туда где он востребован в большей мере. |
| 4 | Создание заказа поставщику | 3 | 0,5 | 2 раза в год | В старой системе ручной ввод, в новой затягивание файла счета от поставщика |
| 5 | Подготовка отчетов поставщикам | 0,5 | 0,5 | раз в неделю | |
| 6 | Выгрузка справочников для торговых объектов (ночное время) | 24 | 4 | два раза в неделю | В старой система выгрузка данных для всей сети происходила в течении 3 суток,а в новой достаточно 4 часов |
| 7 | Учет продаж ( на один торг. объект) | 2 | 0 | ежедневно | В старой системе ручной ввод, в новой автоматически |
| 8 | Оптимизация товарных остатков | - | - | Выполняется в среде MS Access | |
| 9 | Определение хитов и оутсайдеров продаж | - | 0,1 | еженедельно | Новая функция, в старой системе ее не было |
| 10 | Операции приема\отправки товаров | 3 | 1 | еженедельно |
Постоянное сопровождение системы тоже дает положительные результаты в плане сокращение рутинного труда и приведу оценку доработок программных модулей за март месяц 2008 года (табл. 7).
Таблица 7.
Доработки ИС за март 2008 г.
| Название доработки | Кол-во опера-ций в месяц | Трудо-емкость без автома-тизации, час | Стоимость исполнения функции без автоматизации, руб | Стоимость исполнения с автоматизацией, руб | Затраты на автоматизацию, руб | Значимость человеческого фактора | Требования к данной информации в других процессах |
| Отчет о продажах дневной | 800 | 0,3 | 14400 | - | 1400 | 1 | 1,1 |
| Ручной выбор номенклатуры при продаже | 300 | - | - | - | 1400 | 1,5 | 1,5 |
| Округление суммы со скидкой до 10 руб. | 7000 | - | - | - | 3500 | - | 1,7 |
| Загрузка документов ценообразо-вания | 8 | 12 | 10800 | 900 | 350 | 1,5 | 2 |
| Отладка накладной ТОРГ13 | 150 | - | - | - | 350 | - | - |
| Макет ценника для распродаж | 0,5 | - | - | - | 2100 | - | - |
| Переработать обработку DBF Export | 4 | 8 | 9600 | 3600 | 1400 | 1 | 2 |
| Потоковый обмен с точками | 96 | 0,3 | 8640 | - | 700 | - | 2 |
| Новый бланк накладных внутреннее перемещение | 150 | 1 | 15000 | 2500 | 2450 | 1,5 | 2 |
Следует добавить что цифры приведенные в столбцах стоимость исполнения функции без автоматизации и с автоматизацией это суммы затрачиваемые ежемесячно, а вот суммы приведенные в столбце затраты на автоматизацию это суммы выплаченные разработчику одноразово. Итого за март месяц стоимость разработки программных модулей составила 13650 руб. При этом без учета коэффициентов экономия на автоматизации составила 33240 руб. в месяц, а если еще принять во внимание коэффициенты оценки требований к человеческому фактору а также значимости данных для других операций то экономия составит около 120 тыс. руб., что составит более 20% от стоимости внедрения системы.
Эти коэффициенты приведены весьма грубо, но в целом они достаточно верно дают представление об автоматизируемой операции. Т.о. грубая оценка эффекта только доработок системы за 1 месяц март позволяет за 5-6 месяцев вернуть инвестиции направленные на разработку системы и закупку нового оборудования.
Так же с внедрением новой системы фирма отказалась от найма дополнительно двух операторов ПК, средняя заработная плата оператора ПК составляет около 18000 руб. т.е. дополнительная экономия только на заработной плате не принятых операторов составит 36000 руб. в месяц.
В целом, проект можно считать успешным. Срок возврата инвестиций по грубым оценкам не превышает полугода, что является весьма хорошим показателем. Руководство компании получило инструмент, который позволяет без больших временных затрат получать достоверную и оперативную информацию по положению дел, возможность проанализировать ситуацию с заказом, продажами и товарными остатками на торговых объектах и складах фирмы в виде удобных для восприятия и обработки отчетов.
Трудозатраты персонала за счет автоматизации операций сократились в разы, а для некоторых операций в десятки раз. Тем самым возрасла общая производительность труда.
Персонал торговых объектов теперь, имеет возможность, сосредоточится на главном: качественном обслуживании покупателей. А решение задач по учету товарных остатков, проведение продаж и др. операции взяла на себя автоматизированная информационная система.
В данный момент поддержка и сопровождение осуществляется внутренними силами ИТ подразделения компании, а также с помощью привлечения человека, являвшегося одним из основных разработчиков внедренной СЭД. На данный момент он уже успел сменить 3 места работы, но продолжает сотрудничать с сетью.
В связи с немногочисленностью и новизной системы, на данный момент, не удается наладить полный контроль за процессом сопровождения системы, но работы в этом направлении идут.
Все задания на доработку фиксируются документально. Первоначально требование к программисту оформляется в виде бланка заказа разработки, с указанием требований к доработке. Согласовываются трудозатраты. После проведения работ по документу-требованию в него проставляется результат исполнения. После этого документ передается в бухгалтерию, где производится оплата разработки, а сам документ-требование прикалываться к расходному кассовому ордеру. После того как ситуация стабилизируется, планируется все эти материалы перенести в единую электронную базу данных, в которой будут зафиксированы все доработки вместе с инструкцией по применению, комментариями разработчика с целью облегчения процесса дальнейшего сопровождения.
Работа с пользователями идет в следующем ключе:
1. Если операция обязательна к регулярному применению, то пишется регламент ее проведения, и он доводится до всех исполнителей.
2. Если при работе с системой у пользователей возникают ошибки, причем они характерны для большого числа пользователей, то пишется инструкция по пользованию данной функцией, в которой пошагово, используя изображения экранных форм, до пользователя доводится порядок выполнения той или иной операции.
Каждая такой разработанный документ инструкция или регламент дополняет собой библиотеку инструкций, а впоследствии эта библиотека будет использоваться как основа для подготовки и аттестации персонала. Это в итоге позволит спустя некоторое время (по оценке не более шести месяцев) получить квалифицированный персонал, способный эффективно взаимодействовать с новой информационной системой.