Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.
Таблица. Сроки хранения кадровых документов
| Вид документа | Срок хранениядокументов |
| Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания б) работников | Постоянно75 лет ЭПК* |
| Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел | 75 лет ЭПК |
| Личные карточки работников (в том числе временных работников) | 75 лет ЭПК |
| Характеристики работников, не имеющих личных дел | 75 лет ЭПК |
| Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу | 1 год |
| Личные документы в подлиннике (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | До востребования** |
| Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел | 5 лет |
* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научноисторическое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.
** Невостребованные — не менее 50 лет.
личный дело хранение документ
Директору по продажам ООО «Калина»Петрову Н. В.
12.02.2011№ 2Об отсутствие на рабочем месте
Я, Степанов Степан Степанович, менеджер по продажам, отсутствовал на работе 11.02.2011, потому что моя жена, уходя на работу, случайно забрала все ключи от квартиры, и я оказался запертым дома до ее возвращения – до 18.00 вечера. Поскольку начальника отдела продаж Светикова Н.Н. не было на рабочем месте, я не мог уведомить его о причине своего отсутствия и попросил об этом секретаря Маришину А.О. Считаю, что правил внутреннего трудового распорядка я не нарушал, так как отсутствовал на работе по уважительной причине .
Менеджер по продажам Степанов С.С.