Пути интенсификации и рационализации труда менеджера (стр. 6 из 9)
5. Контроль или учёт несделанного (не все задачи удается выполнить и не все телефонные переговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следующий день. Но если что-то переносится многократно, то оно становится обузой, и тогда существуют две возможности: решительно за него взяться и решить до конца или отказаться от него, т.к. проблемы иногда решаются сами собой).
Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом лишь 5 минут по методу «Альпы» приносят многократный выигрыш во времени.
2. Метод с помощью дневника времени:
Метод планирования рабочего времени при помощи дневника времени, многие планируют свое время – только не так осознанно, методично и системно, как следовало бы. Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая благодаря рациональному подразделению должна быть удобна своей наглядностью (обозрительностью). Это рабочий накопитель всех планов дня, формуляров, листков, используемых в повседневной практике.
Дневник времени – важнейшее вспомогательное средство планирования времени. Он способствует успешному планированию личных целей, лучшему использованию драгоценного времени. С помощью него можно получить полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более-менее крупных проектах. А значит получить возможность гибко реагировать на всякое изменение ситуации и в любое время актуализировать свои планы.
Структурадневника времени.
1. Календарная часть:
1.1. Сюда можно «зашить» различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами.
1.2. Особое значение придается плану на день. Основной принцип: один лист на день.
1.3. Листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.
1.4. Отдельные дневные листки можно после сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени получить архив времени и успехов жизни – надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.
Новые «входящие» дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск и т.д.
2. Раздел служебных и частных дат:
на соответствующих листках и формулярах можно записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию такую, как сроки проведения ярмарок, список дней рождения, тарифы зарплаты, почтовые тарифы и т.п.
3. Раздел адресов и телефонов:
запись наиболее часто употребляемых и особо важных телефонных номеров адресов.
1. Общая часть:
Различные отделения, как в бумажнике позволяют разместить здесь почтовые марки, фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск, денежные купюры и т.п. Планирование рабочего дня означает подготовку к реализации целей, поэтому принципиально важно составлять план дня в письменном виде, ведь планы, которые держатся в голове, легко отвергаются. Также письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти. Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект само мотивации к работе. Деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.
2. Естественный дневной ритм (график работоспособности)
Работоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, или же вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей – так это относительные, ритмичные колебания.
Среднестатистические колебания работоспособности в течение суток можно описать с помощью следующей кривой:
Работоспособность  |
Время суток
Ось «100%» на графике задает среднее значение дневной физиологической работоспособности, причем зоны сверху и снизу от оси примерно одинаковы по площади.
Самое главное, не нужно пытаться работать против своего естественного дневного ритма, а следует использовать эти закономерности в своем распорядке дня.
Наряду с регулярными колебаниями дневной работоспособности наблюдаются другие биологические закономерности в течение более длительных периодов времени – биоритмов.
Сбор первичных данных проводился в течение двух рабочих недель.
Рассматривается деятельность менеджера отдела, который находится в середине вертикальной цепи подчинения. Это означает, что данный сотрудник подчинен вышестоящему руководителю и сам имеет в своем подчинении сотрудников собственного отдела.[10]
Карты само фотографии рабочего времени за первую и вторую недели наблюдений для 10-ти часового рабочего дня менеджера. Причем, для заполнения карт само фотографии рабочего времени использовались элементов затрат рабочего времени.
Обработка карт само фотографии рабочего времени показывает, что за весь период наблюдения данный специалист выполнял работы в следующем объеме:
Таблица 1.
| Изучение рабочих документов, литературы | 1200 мин |
| Подготовка нормативных документов, справок | 300 мин |
| Участие в совещаниях по теме | 300 мин |
| Консультации по работе | 720 мин |
| Подготовка материалов, отчетов | 420 мин |
| Встреча с коллегами из других подразделений | 840 мин |
| Разговоры по телефону | 720 мин |
| Повышение квалификации | 180 мин |
| Служебные командировки (поездки в пределах города) | 360 мин |
| Выполнение общественной работы | 180 мин |
| Регламентированные перерывы | 600 мин |
| Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками | 60 мин |
| Нерегламентированные перерывы | 120 мин |
2.2 Направления рационализации труда руководителей
Рационализация управленческого труда предполагает создание таких условий, при которых конечная цель управления достигается с наименьшими затратами труда. Она направлена на использование в процессе труда последних достижений науки и техники менеджмента, а также передового управленческого опыта.
Каждый из рассмотренных принципов имеет самостоятельное значение. Вместе с тем они дополняют друг друга, раскрывая различные способы общего подхода к организации управленческого труда.
Рациональная организация труда аппарата управления базируется на общих принципах, осуществление которых строится по следующим основным направлениям :
- уровень оплаты и стимулирования труда;
- техническое обеспечение и компьютеризация труда;
- благоприятный режим и условия труда;
- нормирование труда.[11]
Сущность нормирования труда - установление объективной величины затрат рабочего времени в конкретных условиях. Комплексное обоснование норм труда с учетом взаимосвязи технических, психофизиологических и социальных факторов следует рассматривать, как поиск оптимального значения нормы и определяющих ее характеристик для технологического и трудового процессов.
Люди в практической деятельности по созданию потребительных стоимостей всегда имеют дело с конкретным полезным трудом. Поэтому предметом нормирования труда является процесс конкретного полезного труда, т.е. сознательная, целенаправленная деятельность человека по созданию потребительных стоимостей, необходимых ему для жизни.
Для различных видов и характера полезного труда эти затраты находят свое выражение в нормах труда.
Основными функциями нормирования труда являются распределение по труду, научная организация труда и производства, планирование производства, оценка трудовой деятельности отдельных работников и коллективов, которая служит основанием для морального и материального поощрения и распространения передового опыта.
Планирование производства должно совершенствоваться, но для этого необходимо точно знать величину всех элементов процесса производства и иметь надежный инструмент для их измерения. Таким инструментом может быть только норма труда, объективно определяющая необходимые затраты на производство продукции (или работы) для конкретных условий. Следовательно, рациональное ведение производства невозможно без норм труда.
Содержание нормирования труда определяется его предметом – процессом труда. Оно должно отражать все стороны процесса труда, рабочую силу, средства труда и предметы труда в их взаимной связи и зависимости. Поэтому нормирование труда включает:
- изучение и анализ условий труда и производственных возможностей на каждом рабочем месте;
- изучение и анализ производственного опыта для устранения недостатков, выявления резервов и отражения передового опыта в нормах труда;
- проектирование рационального состава, способа и последовательности выполнения элементов процесса труда с учетом технических, организационных, экономических, физиологических и социальных факторов;
- установление и внедрение норм труда; систематический анализ выполнения норм труда и пересмотр устаревших норм.[12]
Основные задачи нормирования труда состоят в том, чтобы обосновать необходимую и достаточную величину затрат рабочего времени на единицу продукции в конкретных условиях; проектировать рациональные методы труда; систематически анализировать выполнение норм труда для вскрытия резервов производства; постоянно анализировать выполнение норм труда для вскрытия резервов производства; постоянно изучать, обобщать и распространять производственный опыт, пересматривать нормы затрат труда по мере изменения условий труда. Решение этих задач позволит облегчить труд работников, повысить производительность труда и увеличить объем производства.