Таким чином, законодавче регулювання найрізноманітніших аспектів роботи з документами міститься в цілому ряді правових актів. У чинне законодавство включено значну кількість обов'язкових для виконання норм, правил і вимог до документування різних напрямів діяльності державних та недержавних організацій, до оформлення тих чи інших видів документів, до їх змісту і структурі тексту.
Поряд із законодавчою регламентацією норми роботи з документами зачіпаються в цілому ряді указів Президента, постанов і розпоряджень Уряду РФ. Ці підзаконні акти встановлюють норми роботи з документами, які не знайшли відображення в законодавчих актах.
Характерною рисою сучасності є створення законодавчої основи збору, обробки, використання, збереження і передачі інформації. Це свідчить про докорінну зміну державної політики в сфері формування інформаційних ресурсів. Разом з тим помітно змінюється ставлення в суспільстві до організації інформаційних ресурсів. Управлінці проявляють все більшу зацікавленість до проблем законодавчого регулювання і забезпечення їх діяльності. Практичні працівники найрізноманітніших управлінських систем приходять до усвідомлення того, що інформація і документ як її носій, пронизуючи всі аспекти управління, надають безпосередню і цілеспрямований вплив на результативну роботу у всіх галузях людської діяльності.
2. Нормативно-правове регулювання діловодства
законодавча архів документ
На основі та на виконання федеральних законів, указів і розпоряджень Президента Російської Федерації, постанов і розпоряджень Уряду РФ федеральними органами виконавчої влади видаються нормативні правові акти. До нормативних правових актів постановою Уряду РФ віднесені постанови, накази, розпорядження, правила, інструкції, положення. Нормативно-правові акти видаються також з ініціативи федеральних органів виконавчої влади в межах їх компетенції.
Постановою Уряду РФ затверджені правила підготовки правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації, де визначено процес підготовки проекту нормативно-правового акта, його погодження, підписання, затвердження, оформлення, строки підготовки і встановлено Порядок його державної реєстрації (внесення до Державного реєстру нормативних правових актів та присвоєння йому реєстраційного номера) у Мін'юсті Росії. При порушенні вимог, викладених у правилах, документ не набирає чинності.
Типова інструкція призначена для федеральних органів виконавчої влади, однак, служби діловодства організацій будь-яких форм власності і напрямів діяльності можуть використовувати її як нормативну основу при створенні системи діловодства конкретної організації.
Методика і технологія зберігання документів у діловодстві в архіві розроблена також архівними органами. У загальних рисах вона склалася в середині 1960-х рр.. З 1987 р. багато років діяли Основні правила роботи відомчих архівів, які представляли собою базовий нормативно-методичний визначав правила зберігання документів в діловодстві (оперативне зберігання) і у відомчому архіві. У 2002р. Федеральна архівна служба Росії підготувала новий нормативний документ, що встановлює корми і технологію роботи архіву організації. Цей норматив не змінює кардинальним чином ситуацію, і діючу багато років технологію зберігання документів, тобто певна спадкоємність в порівнянні з Правилами 1987 зберігається. Проте перегляд основних правил був необхідний у Зв'язку із змінами, по-перше, правових основ архівної справи в РФ, по-друге, практично повсюдним впровадженням у діловодство інформаційних технологій, а також з урахуванням того, що виникла маса організацій різних організаційно-правових форм. Основні правила роботи архівів організацій містять цілий ряд розділів, спрямованих на регламентацію зберігання документів у діловодстві організацій.
Серед них:
• вимоги до номенклатури справ, їх види, порядок складання, узгодження, затвердження, заповнення, ведення і зберігання;
• правила формування справ у діловодстві;
• організація і порядок проведення експертизи цінності документів у діловодстві;
• підготовка справ до передачі в архів: оформлення справ (нумерація, підшивка, оформлення обкладинки і т. д.), складання та оформлення описів, передача справ в архів;
• порядок виділення документів до знищення;
• оформлення знищення документів з простроченим терміном зберігання;
• порядок передачі справ з діловодства в архів. Дуже істотні зміни в Основних правилах (у порівнянні з редакцією 1987р.) пов'язані з експертизою цінності документів. Крім управлінської документації (в основному на паперових носіях) до Правил включені нормативно-методичні основи експертизи цінності електронних документів.
До складу Основних правил включені уніфіковані форми документів (номенклатура справ, опис, обкладинка справи, лист - засвідчував і тощо), якими оформляється зберігання документів у діловодстві організації та здійснюється їх облік та передача в архів. Вони містять порядок оформлення, затвердження, погодження і є обов'язковими при створенні конкретної системи діловодства.
Також правила містять методику роботи з документами в архіві організації. Істотне значення в питаннях організації зберігання документів мають терміни зберігання. Основними нормативними документами, на основі яких визначаються терміни зберігання документів, є переліки із зазначенням строків зберігання. Розрізняють типові та відомчі переліки. Типові переліки розробляються і затверджуються Росархивом, вони є нормативним Документом загальної дії і встановлюють терміни зберігання документів, які виникають в результаті документування однотипних функцій (наприклад, таких, як організація системи управління, планування діяльності, фінансування діяльності, облік і звітність, інформаційне обслуговування, кадрове забезпечення та ін.)
Організації, що не мають відомчих переліків, при визначенні термінів зберігання своїх документів користуються типовим переліком.
Одночасно з розвитком робіт з уніфікації та стандартизації почалися роботи щодо класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації, створена в даний час система класифікаторів є мовою формалізованого опису даних, які використовуються у процесах управління. Для діловодних служб особливе значення має Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД), який представляє собою номенклатуру уніфікованих систем документації і уніфікованих форм документів. Класифікатор містить найменування видів документів і їх коди, які є ідентифікаторами форм документів і обов'язково складаються в бланках. До складу уніфікованих управлінських документів входять такі системи документації.
Уніфікована система банківської документації:
• платіжна документація за безготівковими розрахунками через банки;
• документації по кредитних операціях банків;
• документація по контролю за витрачанням коштів на оплату праці та виплати соціально-трудових ресурсів;
• документація за операціями банків, пов'язана з міжнародними розрахунками;
• вихідна документація банків;
• документація за безготівковими розрахунками через банки - всередині банківські форми документів;
• документація по емісійно-касових і бюджетним операціями банків - всередині банківські форми документів;
• документація по контролю за витрачанням коштів на оплату праці та виплати соціально-трудових
Уніфікована система фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ та організацій:
• фінансова документація;
• звітна бухгалтерська документація, бюджетних установ і організацій;
• облікова бухгалтерська документація.
Уніфікована система звітно-статистичної документації:
• документація за статистикою національних рахунків та економічних балансів;
• документація за статистикою науково-технічного потенціалу та інноваційного поступу;
• документація зі статистики праці;
• документація по статистиці фінансів;
• документація по соціальній статистиці;
• документація зі статистики промисловості;
• документація за статистикою сільського господарства і заготівель сільськогосподарської продукції;
• документація за статистикою капітального будівництва;
• документація за статистикою зовнішньоекономічних зв'язків;
• документація за статистикою споживчого ринку та його інфраструктури;
Уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств:
• звітна бухгалтерська документація;
• регістри бухгалтерського обліку;
Уніфікована система документації з праці:
• документація за станом ринку праці;
• документація по трудових відносин;
• документація по підвищенню кваліфікації працівників органів по праці;
• документація з охорони праці;
• документація за мінімальними споживчими бюджетам;
• документація за зверненнями до органів з праці.
3. Нормативно-методичне регулювання діловодства
Взаємовідносини організацій, установ, ділове документне спілкування на всіх рівнях має здійснюватися за єдиними загальноприйнятим правилам. Робота з документами в будь-якій організації, незалежно від її організаційно-правової форми, повинна будуватися на основі законодавчо-правових і нормативно-методичних актів, що стосуються питань документування і роботи з документами. В даний час в Російській Федерації діє ряд загальнодержавних нормативно-правових актів, що регламентують загальні правила підготовки, оформлення та організації роботи з документами в організаціях і установах. Нормативно-методичні документи з документаційного забезпечення управління розробляються різними органами державної влади та управління відповідно до їх компетенції.