Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа специально издаваемым документом (указом, постановлением, распоряжением, приказом, протоколом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
6.1 Оттиск печати
Способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе является оттиск печати. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Заверяются документы печатью организации.
Печати бывают гербовые и простые. Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 года № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».
Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».
Гербовая печать в учреждении должна быть только одна. В практике государственных учреждений оттиск печати с изображением герба проставляется на подлинниках документов, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.п.), а также на договорах, документах, оформляемых для получения денежных средств, товарно-материальных ценностей, на актах выполнения работ, списания, приема-передачи оборудования, дел.
Простые круглые мастичные печати (без изображения герба) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Простые печати могут иметь круглую, квадратную, треугольную, прямоугольную форму. Простыми печатями удостоверяются размноженные экземпляры распорядительных документов, копии документов, отсылаемых из учреждения, пропуска, справки.
Простой печатью заверяют копии документов и выписки из документов, предназначенные для представления в другие организации.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. Наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности документа.
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом (ниже реквизита «Подпись») оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию).
Реквизит «Отметка о заверении копии» может включать указание о месте нахождения подлинника документа.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ___ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
6.2 Исполнение документа и отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа включает инициалы и фамилию (или имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (при этом слово «исполнитель» или «исп.» не печатается).
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
Отметка об исполнении документа свидетельствует о том, что работа над документом закончена.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит: из слов «В дело»; указания индекса дела, в которое помещается документ; подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения; даты.
Отметка об исполнении может быть дополнена ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, кратким сведениями об исполнении.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе.
Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлен ответ, дата, номер», «Дан устный ответ», «Учтено при составлении заявки», «Вопрос решен по телефону» и т. п.
7. Организация работы с документами
Организация работы с документами включает следующие этапы: регистрацию документов, контроль их исполнения, систематизацию, формирование дел, передача дел в архив.
Регистрация документов – это фиксация факта создания и получения документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимой информации о документе в регистрационных формах. Нормальная работа организации невозможна, когда необходимая информация не может быть быстро найдена. Ни один документ не должен остаться неисполненным, а это достигается путем учета всех документов и контроля исполнения,
Существуют три формы регистрации: журнальная, картотечная и электронная. Выбор формы регистрации зависит от размеров и структуры учреждения. Чаще всего применяется смешанная форма регистрации.
Поступающие документы по почте, факсу, электронной почте, через курьеров, регистрируются как «входящие» (за исключением нерегистрируемых документов). Входящие документы при регистрации должны иметь следующие реквизиты: дата получения; регистрационный номер; дата документа; номер документа; количество листов в документе и приложении; вид документа; краткое содержание; автор и текст резолюции; исполнители; срок исполнения; дата фактического исполнения; номер дела, в которое подшит исполненный документ. Регистрационная форма для исходящих документов должны иметь следующие реквизиты: название подразделения, отправляющего документ; исходящий номер; дата документа; адресат; исполнитель; контрольная дата ожидаемого ответа.
При регистрации внутренних документов в регистрационные формы заносятся: порядковый регистрационный номер внутреннего документа; вид документа; дата документа; количество листов документа и приложений к нему; ответственные исполнители; срок исполнения; ход исполнения; отметка об исполнении; номер дела, в которое подшит исполненный документ. Зарегистрированные документы передаются исполнителям.
Поиск документа в оперативном делопроизводстве осуществляется посредством картотеки, построенной по структурному принципу, удобному для пользователя. Картотека делится на две части: неисполненные и исполненные документы. Первая часть используется для поиска информации в процессе исполнения документа, а вторая — для поиска документа по определенному вопросу. В настоящее время в системе органов исполнительной власти Архангельской области и подведомственных им государственных учреждений регистрация документов ведется в системе «Дело», вобравшей в себя лучшие традиции оперативного делопроизводства, позволяющей максимально унифицировать работу с документами, получить в любое время информацию о ходе его исполнения.
С целью своевременного и качественного выполнения заданий руководства контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль исполнения предусматривает проверку своевременного доведения документа до исполнителя, регулирование хода исполнения документов, их учет, анализ результатов контроля исполнения. Контрольная технология включает контроль: по существу исполнения поставленного в документе вопроса; по сроку исполнения; по форме исполнения. Контроль по существу вопроса осуществляет лично руководитель учреждения, либо делегирует эту часть функций другому конкретному лицу. Контроль срока и формы исполнения могут производить службы делопроизводства или специальные контрольные службы.
Контроль осуществляется как до истечения срока (предварительный), так и после его истечения (последующий). Как правило, контроль исполнения производится по контрольным экземплярам регистрационных карт — они помещаются в контрольную картотеку, систематизированную по срокам исполнения документов. В обязанности должностного лица, контролирующего исполнение документов в учреждении, входит: проверка соответствия подготавливаемых в учреждении документов документам вышестоящих органов; заполнение контрольных карточек на приказы и поручения руководства и другие контролируемые документы; оценка контрольной картотеки; извещение исполнителей о наступающих сроках исполнения; выявление и сообщение о причинах неисполнения документов в установленные сроки; подготовка аналитических материалов о ходе и причинах задержки исполнения документов. Ответственный за контроль может требовать от исполнителей информацию о ходе исполнения документов.