Разработка автоматизированной информационной технологии управления бизнес процессами строительно (стр. 5 из 6)
Предприятие – это единый организм, и улучшение чего-либо одного может привести к малейшему сдвигу в сторону успеха в лучшем случае, либо к снижению общих показателей в худшем. Руководителям необходимо принимать комплексные решения, касающиеся всей организации. А загруженность решением оперативных задач еще более усложняет процесс управления.
Для упрощения управления предприятием, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную информационную программу, включающую функции планирования, управления и контроля. Что может дать внедрение автоматизированной технологии:
· снижение общих затрат предприятия в цепи поставок (при закупках);
· повышение скорости товарооборота, оказания услуг;
· сокращение излишков товарных запасов до минимума;
· увеличение и усложнение выполнения работ, услуг;
· улучшение качества продукции, работ, услуг;
· обработка и выполнение заказов в срок, и повышение общего качества обслуживания заказчиков.
Новое программное обеспечение выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует определенными методами и структурой деятельности в сфере строительного бизнеса, принятой в организации, реализует цели и задачи, стоящие перед ней.
Основными целями автоматизации деятельности предприятия являются:
· Сбор, обработка, анализ, хранение, контроль и представление данных о деятельности организации и внешней среде в виде, удобном для принятия управленческих решений;
· Автоматизация выполнения бизнес - операций (технологических операций), составляющих целевую деятельность предприятия (перевод с английского языка на русский, формирование запросов и др.);
· Автоматизация процессов, обеспечивающих выполнение основной деятельности.
Эти системы, как правило, характеризуются следующими задачами:
· достаточно высоким уровнем автоматизации выполняемых функций;
· наличием явно выраженной функции контроля за текущим состоянием объекта управления;
· наличием контура обратной связи;
· объектами контроля и управления такой системы выступают:
-технологическое оборудования;
-исполнительные устройства и механизмы.
· малым временным интервалом обработки данных (т.е. интервалом времени между получением данных о текущем состоянии объекта управления и выдачей управляющего воздействия на него);
· слабой (несущественной) временной зависимостью (корреляцией) между динамически изменяющимися состояниями объектов управления и системы (подсистемы) управления.
Какими свойствами должна обладать новая программа:
1.Программа должна обеспечивать надежную защиту информации, для чего необходимы парольное разграничении доступа для различных категорий пользователей, многоуровневая система защиты данных и т.д.
2. В силу влияния внешних и внутренних факторов (изменений направления бизнеса, изменения в законодательстве и т.п.), система должна быть адаптивной. Применимо к России, это качество системы должно рассматриваться более серьезно, так как у нас в стране изменения законодательства и правил учета происходят в несколько раз чаще, чем в странах со стабильной экономикой.
Автоматизируем работу сотрудников, которые задействованы в работе по проектированию систем вентиляции и кондиционированию. Согласно ниже представленному рисунку, в ООО «Айсберг» в проектировании задействованы
· Два инженера, каждый из которых проектирует системы вентиляции и кондиционирования;
· Менеджер, который занимается сбором информации об объектах, ведёт общение с поставщиками и клиентами, подготавливает коммерческие предложения, договора, контролирует поставки частей для сбора систем вентиляции, кондиционеров;
· Секретарь, который помимо делопроизводства, оказывает активную помощь менеджеру;
 |
Рисунок 4. Структура взаимодействия сотрудников
Для успешного осуществления бизнес-процессов в ООО «Айсберг» необходимо осуществлять некоторую работу. Эти работы сведены ниже в таблицу. В таблице указаны ответственные за выполнение работы и затраты времени. Затраты времени указаны из расчёта того, что в среднем в месяц в компанию поступает от десяти до пятнадцати заявок в зависимости от сезона.
Автоматизировать работу необходимо в 2009 году, поэтому начинать нужно сейчас.
Так как затраты времени разнесены по годам, то из таблицы можно наглядно видеть влияние внедрения новейших информационных технологий.
В таблице указаны не все работы, а только лишь основные, самые затратные во времени. Рабочее время указано в часах.
Таблица 6
Распределение обязанностей на месяц
| Основные обязанности ответственных лиц | Затраты времени,в часах | Темпыроста | |||
| 2008 | 2009 | 2010 | 2009/2008 | 2010/2009 | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1. Инженер 1 | 125 | 110 | 83 | 88% | 75% |
| Изготовление проектов | 50 | 45 | 35 | 90% | 78% |
| Составление спецификаций | 32 | 28 | 20 | 88% | 71% |
| Подготовка коммерческих предложений | 18 | 15,5 | 12 | 86% | 77% |
| Авторский надзор | 21 | 19 | 15 | 90% | 79% |
| Подготовка эскизов | 4 | 2,5 | 1 | 63% | 60% |
| 2. Инженер 2 | 125 | 110 | 83 | 88% | 76% |
| Изготовление проектов | 48 | 43,5 | 36 | 91% | 83% |
| Составление спецификаций | 31,5 | 30 | 19 | 95% | 63% |
| Подготовка коммерческих предложений | 18 | 14,5 | 11 | 81% | 76% |
| Авторский надзор | 20,5 | 19,5 | 16 | 95% | 82% |
| Подготовка эскизов | 7 | 2,5 | 1 | 36% | 60% |
| 3. Менеджер | 100 | 80 | 60 | 80% | 75% |
| Формирование запросов поставщикам | 23 | 17 | 11 | 74% | 65% |
| Отслеживание отгрузок | 15 | 13 | 11,5 | 87% | 88% |
| Отслеживание оплаты клиентов | 15 | 13 | 11,5 | 87% | 88% |
| Составление договоров | 26 | 20 | 16 | 77% | 80% |
| Подготовка коммерческих предложений | 21 | 17 | 10 | 81% | 59% |
| 4. Секретарь | 100 | 75 | 60 | 80% | 75% |
| Сбор заявок и внесение их в журнал | 9 | 7 | 6 | 78% | 86% |
| Перевод спецификаций с английского на русский язык | 38 | 25 | 16 | 66% | 64% |
| Формирование запросов поставщикам | 22 | 16,5 | 14 | 75% | 85% |
| Отслеживание отгрузок | 17 | 14,5 | 13 | 85% | 90% |
| Составление смет | 14 | 12 | 11 | 86% | 92% |
За три месяца должна быть внедрена одна программа, которая выполняла бы следующие функции:
1. Вела электронный журнал учёта клиентов
2. Организовывала автоматический перевод спецификации с английского на русский язык
3. Формировала запросы и рассылала их по поставщикам
4. Автоматически выводила эскизы при обычном введении названия и размеров необходимого элемента
5. Хранила в себе базу данных автоматического формирования счетов, договоров, коммерческих предложений, выданных материалов
6. Имела связь с отдалённым объектом (бригадиром), на котором ведётся стройка, для отслеживания полученных материалов от поставщиков
7. По полученным данным от бригадира формировала смету.
Внедрение нового программного обеспечения предоставит сотрудникам больше времени не только с обработкой и формированием заказов, но также даст возможность браться за большее количество объектов, не расширяя при этом штат сотрудников. Сильнее сократиться трудоёмкость производимых операций, будет меньше ошибок в финансовых показателях.
По представленной ниже формуле (1) можно определить сколько стоит один час работы сотрудников ООО «Айсберг», исходя из их месячных окладов.
Сч = О / Кч (1)
где Сч - Стоимость часа работы
О - Месячный оклад
Кч - Количество часов в месяце (Кч=160 час)
По следующей формуле (2) можно определить общую экономию средств от снижения трудоёмкости.
(2)где Э – экономия от снижения трудоёмкости
Т1 и Т2 – трудоёмкость операции до и после
n – число сотрудников в организации
Результаты расчётов приведём в отдельную таблицу, где дополнительно отражены данные из таблицы 6 о количестве сэкономленного времени (таблица 7).
Таблица 7
Определение экономии от снижения трудоёмкости
| Должность | Оклад, руб. | Стоимость часа работы, руб. | Экономия времени, час | Экономия от снижения трудоёмкости, руб. |
| Секретарь | 5400 | 33,75 | 40 | 1350 |
| Инженер 1 | 7500 | 46,88 | 42 | 1968,96 |
| Инженер 2 | 7500 | 46,88 | 42 | 1968,96 |
| Менеджер | 6800 | 42,50 | 40 | 1350 |
| Общая экономия от снижения трудоёмкости, руб. | 6637,92 | |||
Полученная сумма экономии составляет примерно 25% от суммы окладов сотрудников. Определим экономический эффект от внедрения нового программного обеспечения. Ниже представлена формула (3), позволяющая определить экономический эффект. На внедрение этих мероприятий планируется потратить средства в размере 200 000 рублей. Сводные издержки на создание программного обеспечения определены в таблице 8.
Таблица 8
Сводная ведомость инвестиционных издержек
| № п/п | Статьи затрат | Издержки, руб. |
| 1 | Привлечение со стороны программиста с оборудованием | 160 000 |
| 2 | Организация рабочего места | 25 000 |
| 3 | Обоснование инвестиций | 15 000 |
| ВСЕГО | 200 000 |
ЭЭ = Э / З (3)