Смекни!
smekni.com

Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области (стр. 5 из 7)

Если губернатор соглашается с полученной справкой, то поручение по исполнению правительственного документа считается исполненным, о чем делается соответствующая запись в электронной регистрационно-контрольной карточке в базе данных сектора контроля. Поручения по исполнению правительственного документа, не требующие

непосредственного доклада об их исполнении, считаются выполненными по факту: отправка информации, заключений по проектам, если они не возвращены на доработку или выпуск постановлений губернатора.

Если исполнение поручений по правительственному документу требует выполнение мероприятий, указанных в документе - подготовке проекта распорядительного документа губернатора, то исполнитель представляет проект распорядительного документа губернатора или отчет о выполнении мероприятий первому заместителю губернатора на согласование. После принятия губернатором соответствующего распорядительного документа по решению вопросов, поставленных в правительственном документе или отсылке отчета о выполнении правительственного документа, последний снимается с контроля.

Анализируя существующую систему контроля за исполнением

поручений губернатора по правительственным документам, можно отметить, что :

2.2.2 Контроль за исполнением постановлений губернатора

В системе документооборота контролю за своевременным исполнением документов губернатора области (постановлений) уделяется большое внимание. Схема контроля за исполнением постановлений губернатора представлена на рис. 2.2. Рассмотрим эту схему подробнее.

Распорядительные документы губернатора, в которых содержатся контрольные вопросы, то есть конкретные по времени, исполнителям и

форме поручения, передаются сектором документирования отдела документационного обеспечения управления делами в сектор контроля. В секторе контроля распорядительные документы регистрируются в базе данных ПЭВМ и заполняется электронная регистрационно-контрольная карточка.

Сектор документирования отдела документационного обеспечения управления делами

Первые заместители

губернатора области 1. Организация исполнения резолюций. 2. Контроль за сроками исполнения исполнением (помощник) 3. Подведение итогов исполнения документа.

Сектор по работе с официальными документами отдела документационного обеспечения

управления делами (сектор контроля)

Начальники структурных подразделений 1. Организация исполнения поручений.

1. Постановка на контроль, доведение до исполнителей. 2. Контроль за сроками исполнения. 3. Сбор материала об исполнении.

Ответственные работники структурных подразделений (исполнители) 1. Работа по исполнению резолюций. 2. Оформление контрольного дела.

Контрольное управления департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления 1. Постановка на контроль. 2. Проверка полноты исполнения документа. 3. Сбор материала об исполнении. 4. Подготовка проекта постановления о снятии с контроля.

- прохождение документов на исполнение.

- прохождение документов после исполнения.

Рис. 2.2. Схема контроля за исполнением постановлений губернатора

Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 3.

На лицевой стороне электронной регистрационно-контрольной карточки указывается :

· вид документа (постановление губернатора) ;

· орган, издавший документ ;

· номер документа ;

· дата издания документа и его регистрационный номер ;

· краткое содержание документа (чему посвящен документ) ;

· ответственный исполнитель ;

· номер пункта контролируемого документа ;

· краткое содержание задания этого пункта ;

· срок исполнения ;

· отметка о снятии с контроля.

На обратной стороне регистрационно-контрольной карточки указывается информация о ходе исполнения указанного пункта и заключение о выполнении контролируемого документа в целом.

Документ с регистрационно-контрольной карточкой одновременно направляется в приемную заместителя губернатора, на которого возлагается контроль (о чем делается запись в тексте документа) и в контрольное управление департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления (далее - контрольное управление).

Заместитель губернатора обязан принять меры для своевременного и качественного исполнения документа, поэтому он определяет из числа руководителей или работников курируемых подразделений, ответственного исполнителя и определяет периодичность анализа и рассмотрения хода реализации данного документа. Контроль за сроками исполнения указаний заместителя губернатора осуществляет его помощник. Помощник оформляет контрольное дело и вместе с документом и поручением заместителя губернатора направляет его исполнителю, при этом регистрационно-контрольную карточку оставляет в своей картотеке. Образец контрольного дела представлен в приложении 4. Исполнитель, получивший контрольное дело в 10-дневный срок разрабатывает план организационных мероприятий по выполнению документа и представляет его на утверждение заместителю губернатора, который дал поручение по контролю.

В плане предусматривается :

· последовательность и способы решения поставленных в документе задач ;

· сроки исполнения мероприятий ;

· ответственные за исполнение этих мероприятий ;

· график проверок фактического исполнения.1

Документ подлежит исполнению в указанные в тексте сроки. Если срок исполнения в тексте не указан, то по согласованию с руководителем, на которого возложен контроль, устанавливается примерный срок : квартал, полгода, год - в зависимости от содержания поручения в документе. Если документ (постановление) содержит ссылку на определенные мероприятия, то документ исполняется в соответствии со сроком их проведения.

За 10 дней до наступления промежуточного или конечного срока исполнения документа помощник первого заместителя губернатора предупреждает исполнителя о приближении срока исполнения. За 5 дней до истечения срока исполнитель должен оформить контрольное дело в котором должны быть документы, свидетельствующие о контрольных действиях :

· план организации выполнения документа ;

· протоколы заседаний, на которых рассматривался ход выполнения документа ;

· промежуточные и итоговые справки об их реализации ;

· статистические данные ;

· материалы вневедомственного и ведомственного контроля ;

· статьи из газет и т. д. ;

· информация, запрошенная от органов местного самоуправления или других организаций-исполнителей.

При необходимости продления сроков выполнения документа,

исполнитель представляет в сектор контроля промежуточную информацию, на

имя губернатора, согласованную с заместителем, с мотивированной просьбой о

продлении срока реализации. В промежуточной информации указывается аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые для выполнения документа. Решение о продлении срока исполнения документа принимается губернатором на основании предоставленной информации. Сектор контроля сообщает в приемную заместителя и исполнителю о принятом губернатором решении и вносит коррективы в базу данных ПЭВМ, в электронную регистрационно-контрольную карточку.

Если документ исполнен, то исполнитель оформляет итоговую справку за подписью руководителя структурного подразделения на имя заместителя губернатора и вместе с контрольным делом направляется в контрольное управление на рассмотрение, где проверяется полнота исполнения документа, вносятся свои замечания и предложения. Документ считается исполнен, если решены поставленные в нем задачи. Если контрольное управление не имеет замечаний и предложений, то документ с контрольным делом и итоговой справкой передается на согласование заместителю губернатора, на которого возложен контроль. Согласованный документ возвращается в контрольное управление, при этом помощник заместителя губернатора информирует сектор контроля о ходе реализации документа, а также вносит коррективы в свою базу данных ПЭВМ.

Контрольное управление на основании представленных контрольных дел по согласованию с заместителем губернатора готовит проект постановления о снятии с контроля.

Анализируя существующую систему контроля за исполнением постановлений губернатора, можно отметить, что :

· в секторе контроля и контрольном управлении осуществляется постоянный контроль за исполнением постановлений и распоряжений губернатора ;

· руководство администрации регулярно информируется о ходе выполнения постановлений и распоряжений ;

· установлен контроль за выполнением требований регламента работы администрации в части, касающейся снятия постановлений, распоряжений губернатора с контроля и на контрольное управление возложена задача подготовки заключения обоснованности снятия документа с контроля.

·

2.2.2. Контроль за исполнением входящей корреспонденции

Контроль за исполнением входящей корреспонденции в администрации области осуществляется в порядке общего делопроизводства в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением губернатора от 08.05.98 г. № 373. Схема контроля за исполнением входящей корреспонденции представлена на рис. 2.3. Рассмотрим эту схему более подробно.