При подготовке к переплету (подшивке) из документов удаляют скрепки, булавки и другие металлические скрепления.
К документам, имеющим слишком маленькое поле, подклеивают слева, не задевая текста, полоску бумаги, которая используется во время подшивки и переплета в качестве поля документа.
Если в деле имеются отдельные особо ценные документы, а также невостребованные личные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки и т.п.), то их вкладывают в конверт, который затем подшивают в дело[4].
Дела постоянного хранения и по личному составу после нумерации листов, составления заверительной надписи и внутренней описи целесообразно временно хранить непереплетенными, в канцелярских папках с клапанами и завязками, на которых поставлены карандашом номера дел по описям.
Переплетают данную группу дел после просмотра дел куратором государственного архивного учреждения, утверждения описи на дела постоянного хранения и согласования описи по личному составу с Экспертно-проверочной методической комиссией государственного архивного учреждения.
Дела со сроками хранения свыше 10 лет (кроме дел по личному составу) переплетают после согласования описи с ЭК организации и утверждения руководителем организации.
5. Оформление обложек дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения[5]
Обложки дел постоянного хранения и по личному составу оформляют после согласования описей на данные группы дел на ЭПК государственного архивного учреждения.
Оформление обложек дел со сроками хранения свыше 10 лет (не считая дел по личному составу) производят после согласования и утверждения описей с ЭК и руководителем организации.
Дела со сроками хранения до 10 лет включительно допускается оставлять на скоросшивателях. При необходимости в надписи на обложках этих дел, которые были сделаны в начале делопроизводственного года при заведении дел, вносят уточнения и дополнения (указывают номера и крайние даты документов, уточняют название организации и структурного подразделения и т.п.).
Обложки дел должны содержать следующие реквизиты:
- наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела;
- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
- заголовок дела;
- аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривают место ниже верхнего Поля для наименования государственного архива, в который будут переданы дела данной организации на государственное хранение[6].
Наименование организации указывают на обложках полностью в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она подчинена (также в именительном падеже). При наличии официально принятых сокращений наименований организации и вышестоящей организации их пишут в скобках после полного наименования.
Пример:
Государственная Архивная Служба России (РОС АРХИВ)
Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения
и архивного дела (ВНИИДАД)
Документы дела могут охватывать период, в котором изменялось наименование организации (структурного подразделения). В таком случае на обложке пишут старое и новое наименование организации (структурного подразделения); прежнее наименование заключают в скобки. Также поступают и в случаях, когда организация передается в другое министерство, структурное подразделение организации ликвидируется, а его функции передаются в другое подразделение и т.п.
Индекс дела после переплета переносят на обложку из номенклатуры дел.
Номер дела (тома, части) проставляют на обложке дел постоянного хранения после утверждения описи на дела ЭПК государственного архивного учреждения; на дела по личному составу - после согласования описи с ЭПК архивного учреждения. На обложках дел со сроками хранения свыше 10 лет номер дела проставляют после одобрения описей ЭК организации и утверждения руководителем организации.
Заголовок дела переносят на обложку в соответствии с номенклатурой дел с учетом изменений, которые были сделаны в процессе подготовки дел к оформлению.
Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на обложку каждого тома (части) выносят общий заголовок и заголовок, каждого тома (части).
Пример:
"Приказы директора предприятия по основной деятельности, т.1,с№1 по №85";
"Приказы директора предприятия по основной деятельности, т. 2, с № 86 по № 198".
В заголовках дел делают ссылку на копийность документов, из которых состоит дело.
Пример:
"Приказы директора предприятия по основной деятельности, с №1 по № 60 (копии)".
На подлинность документов в заголовках дел не указывают.
Аннотацию к документам составляют к делам, в составе которых имеются особо ценные документы (ОЦД). В аннотации дают ссылку на вид, дату, номер документа и его краткое содержание.
Дата дела должна соответствовать году заведения и окончания дела. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляют даты каждого тома (части).
Датой дел, содержащих распорядительную документацию (приказы, протоколы, доклады, письма и т.п.), являются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации самого раннего и самого позднего документа, помещенного в дело.
При обозначении дат указывают число, месяц и год. Число и год обозначают арабскими цифрами, а месяц - словами.
Допускается написание даты тремя парами арабских цифр, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.
Пример:
2 января 1998 года или 02.01.98;
2 января 2000 года; 02.01.00 - недопустимое написание даты; 2 января 2001 года; 02.01.01 - недопустимое написание даты; 01.02.2000 - рекомендуемое написание даты начиная с 2000 года.
Если дата содержится в заголовке дел, ее отдельно не указывают.
Если делом является журнал регистрации документов, то датой такой дела будут крайние даты первой и последней записи в журнале.
Например, датами журнала (картотеки) регистрации приказов рук водителя организации будут крайние даты первого и последнего приказов.
Датами протоколов заседаний будут даты составления или утверждения первого и последнего протоколов.
Личные дела датируются в соответствии с датами приема и увольнения лица, на которое оно заведено.
Если дата документа или отдельные ее элементы определены приблизительно, на основании анализа содержания документов, то пределы колебания оговаривают, а дата или отдельные ее элементы заключают в квадратные скобки. Элементы даты, не абсолютно достоверные, сопровождают вопросительным знаком.
Пример:
[не ранее 21 сентября?] 1995 г.
Количество листов переносят на обложку из заверительной надписи.
Срок хранения проставляют в соответствии с номенклатурой дел после сверки с ведомственным или типовым перечнем документов с указанием сроков хранения документов. На делах постоянного хранения пишут "Хранить постоянно".
Архивный шифр дел может быть проставлен на обложках дел постоянного хранения только по согласованию с государственным архивом, в который данная организация передает документы на государственное хранение. На делах по личному составу и других делах со сроками хранения свыше 10 лет архивный шифр проставляет архив организации после согласования описи дел по личному составу ЭПК государственного архивного учреждения, согласования с ЭК организации и утверждения руководителем организации описи на дела со сроком хранения свыше 10 лет.
Надписи на обложках дел производят стойкими черными чернилами или тушью.
6. Составление и оформление описей дел структурных подразделений организации
На все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в каждом структурном подразделении организации по окончании делопроизводственного года составляют описи (рис. 3).
Опись дел структурного подразделения является прежде всего документом, предназначенным для учета и обеспечения сохранности дел. Кроме того опись является основным видом научно-справочного аппарата (НСА), обеспечивающего быстрый поиск документов[7].
При наличии в структурном подразделении дел, за несколько лет, составляют общую опись за несколько лет.
Порядок составления описей структурных подразделений должен быть изложен в инструкции по ведению делопроизводства в организации.
Ответственность за качественное и своевременное составление описей несут руководители структурных подразделений.
Перед внесением заголовков дел в описи проверяют:
- соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
- правильность оформления и группировки документов в деле;
- правильность оформления дел.
_____________________________________________________________наименование организации)
(наименование структурного подразделения или общественной организации)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения (общественной
организации)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ№______
| № п/п | Индексдела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Датадела (тома, части) | Кол-волистов в деле (томе, части) | Срокхранения дела (тома, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
В данную опись внесено ___________ дел с № _________ по №
в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Расшифровка
составителя описи Подпись
подписи
Дата