Анализ организационной структуры предприятия (стр. 3 из 7)
5. Провести ряд мероприятий по внедрению созданных документов в работу организации.
Схема организационной структуры ООО «ГМК».
Общество с ограниченной ответственностью «ГМК» - небольшая организация со штатной численностью 29 человек. Характерной чертой является личное знакомство генерального директора со всеми своими подчиненными, знает характерные черты личности и видит профессиональные способности каждого. Непосредственной ошибкой является, то что поручения выдаются по принципу “кто это может сделать лучше”, а не по принципу “кто это должен сделать”,что не верно. В структуре каждый элемент выполняет свои четко определенные функции. Создавая схему орг. структуры необходимо заострять внимание на следующих параметрах:
- полнота: в орг. структуре указаны все существующие в организации структурные единицы, между единицами структуры распределены все функции.
- оптимальность: количество уровней управления, количество связей у каждой структурной единицы, количество функций, закрепленных за структурной единицей и др.
- согласованность: между руководителями и сотрудниками компании существует согласованность в понимании места каждой единицы в структуре, распределения функций, ответственности и пр.
- однозначность: за каждую функцию отвечает только одна структурная единица, каждая структурная единица в рамках выполнения данной функции подчиняется только одной структурной единице и т.д.
Рассмотрим основные функции, закрепленные за каждой должностью в компании ООО «ГМК».
Функции Генерального директора
- общее управление компанией
- контроль работы персонала
Функции Финансового директора
- видение финансов
- выдача заработной платы
Функции Коммерческого директора
- поиск потенциальных клиентов
- заключение договоров
Функции бухгалтера:
- ведение бухгалтерского учета;
- налоговая отчетность;
Функции автомеханика
-выпуск автомобилей на маршрут;
-проверка автотранспорта до и после маршрута(ТО,ТО1,ТО2)[7]
Функции диспетчера
-составление маршрутного листа;
Функции сварщика
-сварочные работы
Функции слесарей
-устранение не исправностей на автотранспорте
Функции снабженца
-поиск и доставка запчастей
Функции водителей
-выполнение маршрутов
Ознакомившись со структурными звеньями организации и функциями, приступим к созданию схемы организационной структуры.[8]
Рис. 1. Схема организационной структуры ООО «ГМК»
Данная схема отражает как прямое подчинение (сплошные линии), так и функциональные взаимодействия (пунктирные линии).
Данная организационная структура, отображает управленческую иерархию. Более подробно функции каждого подразделения отображается в следующей схеме.
Рис. 2. Схема организационной структуры ООО «ГМК» с указанием функций
Исходя из данной схемы, делаем вывод о том, что данная схема организационной структуру полностью отражает работу организации, а также показывает все функции каждого подразделения.
Разработка положений о подразделениях и должностных инструкций.
Деятельность сотрудников ООО «ГМК» осуществляется согласно трудовым договорам, где не прописаны должностные обязанности, не установлена ответственность. Сотрудники организации не имеют четкого представления об их деятельности в компании. Выполнение ими обязанностей основывается на распоряжениях руководителя. Создание должностных инструкций для сотрудников ООО «ГМК» четко обозначит деятельность и место каждого работника организации, а самое главное установит их ответственность за выполнение должностных обязанностей.
Ниже рассмотрим понятие должностных инструкций и требования к их составлению.
Разрабатывая должностные инструкции, важно соблюдать единый под- ход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности изложения текста. Инструкции должны содержать перечень всех обязанностей и полномочий работника в кратких и четких формулировках с однозначным толкованием, учитывать меняющиеся условия деятельности организации. Как нормативный документ должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника и его взаимоотношения с другими сотрудниками предприятия. Инструкцию разрабатывает руководитель структурного подразделения, он же и подписывает. При отсутствии структурных подразделений текст инструкции составляет специалист, занимающий данную должность, соответственно он и подписывает.
Должностные инструкции относятся к документам, подлежащим утверждению, и, как правило, утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим работу кадровой службы. Во многих организациях принято согласовывать должностные инструкции с юридической службой, что следует признать положительной практикой, позволяю щей существенно улучшить качество данного документа и привести его в соответствие с действующим законодательством о труде. Должностная инструкция доводится до сведения работника под расписку.
В унифицированной форме должностной инструкции, согласно ГСДОУ, отражена структура текста этого документа, включающая следующие разделы:[9]
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
Раздел «Общие положения» дол жен содержать: основные сведения о должности; наименование подразделения, в котором работает сот рудник, занимающий данную должность; его непосредственную подчиненность; порядок приема на работу и порядок увольнения; порядок замещения сотрудника при его отсутствии; перечень законодательных, нормативных и методических материалов, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности; квалификационные требования к претенденту на данную должность, т.е. требования к уровню образования и стажу работы.
В разделе «Функции» определяются основные направления деятельности работника, тот участок работы, за который он несет ответственность.
В разделе «Должностные обязанности» перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста, указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.
В разделе «Права» описываются полномочия работника, необходимые для выполнения предписанных ему действий. Здесь указываются такие права работника, как право принятия решений, получения ин формации, необходимой для работы, право визирования документов и участия в их подготовке и обсуждении и т.п. Работник должен быть наделен правом требовать от других сотрудников организации своевременного и качественного исполнения определенных действий.
После утверждения должностной инструкции она в обязательном порядке доводится до сведения работника, занимающего данную должность. Этот факт фиксируется с помощью от метки "С инструкцией ознакомлен"[10] и подтверждается личной подписью работника с указанием даты ознакомления. Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.
Должностные инструкции рекомендуется разрабатывать с учетом введенных в действие руководящих и методических материалов и других директивных документов, регламентирующих деятельность служащих. Должностные инструкции должны основываться на положениях о структурных подразделениях с тем, чтобы весь комплекс функций был полностью и четко распре делен между работниками данного подразделении. Опираясь на выше сказанным приступим к созданию должностных инструкций для каждого сотрудника ООО«ГМК»
При разработке должностной инструкции автомеханика ООО «ГМК» воспользуемся вышеуказанными рекомендациями, а так же шаблонами заполнения должностных инструкций. Рассмотрим функции, которые выполняет сотрудник в должности автомеханика в компании ООО «ГМК».
Должностная инструкция автомеханика[11] ООО «ГМК»
Общие положения
1.1.Автомеханик относится к категории специалистов.
1.2. Автомеханик назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора .
1.3. Автомеханик непосредственно подчиняется финансовому директору.
1.4. На время отсутствия автомеханика его права и обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
1.5. На должность автомеханика назначается лицо, имеющее среднее специальное образование, высшее техническое образование.
1.6.Автомехани должен знать:
— требования, предъявляемые к качеству выполняемых работ (услуг), к рациональной организации труда на рабочем месте;
— устройство автомобиля;
— основы управления автомобилем;
— назначение и правила применения используемого оборудования;
— расходные материалы, применяемые в ходе ремонта;
— правила пользования средствами индивидуальной защиты;
— виды брака и способы его предупреждения и устранения;
— производственную сигнализацию;
— правила по охране труда;
— правила производственной санитарии и противопожарной безопасности.
1.7. Автомеханик руководствуется в своей деятельности:
— Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
Должностные обязанности автомеханика
Автомеханик выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Ремонтирует системы:
— ABS (система антиблокировки тормозов);
— SRS («подушки» безопасности);
— EDS (система управления пробуксовкой колес);