Статья 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129 - ФЗ «О бухгалтерском учете» рассматривает проведение инвентаризации имущества и обязательств организации как одно из обязательных условий, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации подлежит утверждению одновременно с принятием учетной политики на следующий финансовый год (или ряд лет),
Порядок проведения инвентаризации определяется организацией самостоятельно, за исключением случаев, когда ее проведение является обязательным в соответствии со ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в других случаях, предусмотренных законодательством.
Руководитель организации может принять решение о проведении дополнительных внеплановых инвентаризаций.
Обязательная ежегодная инвентаризация имущества и обязательств организации должна быть начата не ранее 1 октября отчетного года и закончена до его завершения.
Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49
Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи (акты).
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственного лица. При этом не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.
После завершения инвентаризации описи, оформленные в установленном порядке и подписанные членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами, сдаются в бухгалтерию организации.
Анализ результатов инвентаризации в бухгалтерии организации заключается в проверке наличия расхождений между фактическими данными, полученными в процессе инвентаризации, и показателями по данным бухгалтерского учета. При обнаружении расхождений составляются Сличительные ведомости.
В соответствии со ст. 12 Закона о бухгалтерском учете выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
- излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;
- недостача имущества и его порча относятся:
- в пределах норм естественной убыли - на издержки производства и обращения;
- сверх норм естественной убыли - на счет виновных лиц. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.
Если в ходе инвентаризации были выявлены ошибки при отражении операций на счетах бухгалтерского учета, в результате которых неправильно определена налоговая база при исчислении налогов и сборов, то необходимо внести изменения в налоговые расчеты, уплатить недостающие суммы налогов и пени за просрочку платежей.
Инвентаризация кассы
Инвентаризация наличных денежных средств в кассе производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40 и сообщенным Письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18.
Для обеспечения надлежащего контроля за сохранностью денежных средств в кассе целесообразно проводить инвентаризацию кассы ежемесячно перед составлением текущей бухгалтерской отчетности. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «(дата)»», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков средств к началу инвентаризации.
Материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, выбывшие -списаны в расход.
Одновременно проверяется наличие находящихся в кассе других ценностей: бланков строгой отчетности, ценных бумаг, путевок для лечения и отдыха, железнодорожных и авиабилетов, знаков почтовой оплаты, талонов на бензин и других денежных документов( по их видам).
В ходе инвентаризации проверяется соответствие остатков денежных средств и других ценностей на конец отчетного месяца на счетах бухгалтерского учета, указанных в соответствующих учетных регистрах, их фактическому наличию в кассе организации.
Инвентаризационная комиссия полистно пересчитывает денежную наличность и проверяет другие ценности, находящиеся в кассе. Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т. п.
В случае выявления излишков или недостач берется письменное объяснение кассира.
Недостача денежных средств в кассе удерживается с кассира.
Так как счета денежных средств наиболее часто подвергаются и внутренним проверкам , и аудированию, полезно почаще применять инвентаризацию счетов денежных средств, в том числе и счетов безналичного расчета.
Инвентаризация счетов денежных средств безналичного расчета
Инвентаризация денежных средств в пути (Счет 57) производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.
Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах (счетах 51,52 и 55), производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.
При подготовке годовой отчетности и при чрезвычайной инвентаризации может проводиться и проверка законности платежей со счетов и поступлений на них.
Инвентаризация подотчетных сумм
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
Оформление результатов инвентаризации
По окончании инвентаризации составляется акт, производится сравнение фактических остатков денежных средств, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Результатом такого сравнения является составление сличительных ведомостей. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
Денежные средства, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации.
Недостача денежных средств, относится на виновных лиц.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.
Инвентаризация - гарантия достоверности бухгалтерской отчетности.
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете:
Д-т сч. 94 К-т сч. 50-1 - отражена недостача денежных средств в кассе
Д-т сч. 73-2 К-т сч. 94 - недостача отнесена на виновное лицо
Д-т сч. 50-1 К-т сч. 73-2 - внесение виновным лицом наличных денежных средств в погашение недостачи.
Д-т сч. 50-1 К-т сч. 91-1 – Оприходован излишек денежных средств, обнаруженный при инвентаризации.
Глава 6. Порядок отражения операций с денежными средствами в формах бухгалтерского учета и отчетности
При использовании журнально – ордерной формы бухгалтерского учета данные первичных документов систематически накапливаются в журналах-ордерах и вспомогательных ведомостях.
Журналы-ордера, составленные по кредитовому принципу, открываются на отчетный период на отдельный синтетический счет. Записи в журналы ордера производят с первичных документов в хронологическом порядке, либо со вспомогательных ведомостей.