Приём и первоначальная обработка поступающей корреспонденции осуществляется экспедицией, канцелярией или секретарём (в зависимости от категории учреждения), в функции которых входят проверка правильности доставки и целостности вложений, фиксация факта поступления документа в учреждение и подготовка корреспонденции к передаче по назначению.
Проверка правильности доставки осуществляется прочтением адреса на корреспонденции. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Для проверки целостности вложений конверты вскрывают. Не подлежат вскрытию конверты с пометкой «лично».
Документы, поступившие не по адресу, следует немедленно переслать по правильному адресу, одновременно уведомляя об этом отправителя. Если в конверте отсутствует документ, который обозначен в описи, об этом следует поставить в известность отправителя. Специальные поступления (телеграммы, телефонограммы, заказные письма) обрабатываются в первую очередь.
На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп (реквизит «отметка о поступлении документа в учреждение»), фиксирующий факт поступления документа в данное учреждение. Его проставляют на первом листе документа, а правом нижнем углу; если конверт не вскрывают, то его проставляют на любой свободной площади лицевой стороны конверта.
В момент поступления документа в организацию в штампе проставляется только дата поступления, а входящий номер – в момент регистрации.
Процедура регистрации документов состоит из двух этапов:
- первый – проставление индекса в штампе для регистрации документов;
- второе – заполнение соответствующей регистрационной формы.
Регистрация документов – процедура регистрации документов состоит из двух этапов: первый – проставление индекса в штампе для регистрации документов и второй – заполнение регистрационной формы.
Регистрация документов – это запись учетных данных о документах по установленной форме, которая обеспечивает учет, контроль и быстрый поиск документа, а также фиксирует факт их создания, отправления или поступления и на основании которой в последующем проставляются на этих документах делопроизводственный индекс и дата регистрации.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях. Среди них – присылаемые из других организаций и от физических лиц и создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Основным принципом регистрации является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в учреждении только один раз, когда проставляется его индекс. Присылаемые – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
Индексация – это проставление порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место создания (исполнения) и хранения документа.
Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:
- 01 - индекс структурного подразделения;
- 05 - номер дела по номенклатуре;- 134 - порядковый номер документа по журналу регистрации.
Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах – традиционных (карточная и журнальная) или электронных карточках (журналах).
Карточная форма регистрации используется в учреждениях с объемом документооборота свыше 600 единиц в год. Документ регистрируется на карточке, формат которой А5 или А6. На карточках формата А5, как правило, присутствует календарная шкала, на которой секретарь, может отмечать даты поступления или исполнения документа.
Журнальная форма регистрации применяется в учреждениях с объемом документооборота не более 600 единиц в год. Содержание граф в журнале регистрации аналогично графам регистрационной карточки.
Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью, которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
Исполнение предложений, поручений, решений вопросов, содержащихся в документах, должно постоянно контролироваться. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Контроль бывает двух видов:
1. контроль по существу решения вопроса – это оценка правильности ведения работы, определение её эффективности и качества. Этот вид контроля осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения), а также специально уполномоченные лица или вышестоящие организации путём проведения проверок, ревизий, отчётов;
2. контроль срока исполнения заданий (сроковый контроль) – ведётся секретарём или службой ДОУ.
Категории документов, подлежащих контролю, устанавливаются в соответствии с действующими нормативными актами и с учётом специфики деятельности конкретного учреждения. Они закрепляются в перечне. По указанию руководства на контроль могут быть поставлены документы, не включённые в перечень, а также отдельные устные указания. Определяющим критерием постановки документов на контроль является его содержание.
Контроль по существу решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решён вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".
При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:
- отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;
- обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
- выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.
Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.
Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
- постановку документов на контроль;
- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- снятие документов с контроля;
- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Срок исполнения – это период времени, который отводится на исполнение документа, или календарная дата, на которую назначено завершение его исполнения.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях: с даты поступления документа в организацию (для входящих документов), для внутренних и поступивших из вышестоящих органов государственной власти – с даты подписания (утверждения).
При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:
- отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;
- обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
- выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.
Сроки исполнения могут быть типовые и индивидуальны.
Типовые сроки исполнения устанавливаются для определённых, наиболее массовых категорий документов, подлежащих контролю в соответствии с действующим законодательством и Примерным перечнем документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения. Индивидуальные сроки устанавливаются для наиболее важных документов руководством учреждения; они указываются в самом документе или фиксируются в резолюции.
При определении продолжительности срока исполнения документа учитываются его содержание и практические возможности учреждения по решению конкретного вопроса. Срок исполнения документа может быть продлён, только одним лицом или учреждением, которые его установили. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за три дня до его истечения. В противном случаи документ считается неисполненным в срок.
Если последний срок исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествовавшего нерабочему дню. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.