Дт 70 "расчёты с персоналом по оплате труда"
Кт 50 "Касса" или "Расчётные счета" - при перечислении удержанных сумм по инициативе работника;
Кт 73 "Расчёты с персоналом по прочим операциям" (субсчёт "Расчеты по предоставленным займам", "Расчёты с негосударственным пенсионным фондом" и др.) - при предварительном удержании сумм из заработной платы с последующим перечислением средств в зависимости от принятого порядка платежа.
С целью создания специальных фондов материального обеспечения работников во время болезни, при потере нетрудоспособности и в других случаях каждая организация сверх оплаты труда ежемесячно перечисляет единый социальный налог (взнос) в соответствии с установленными в централизованном порядке ставками налога (взноса) в процентах к начисленной заработной плате работников организации по всем основаниям. Полагающаяся к начислению сумма отражается записью:
Дт 20 "Основное производство", Дт 23 "Вспомогательные производства", Дт 25 "Общепроизводственные расходы", Дт 26 "Общехозяйственные расходы", Дт 44 "Расходы на продажу" и др.
Кт 68 "Расчёты по налогам и сборам"
В то же время установлены различные ставки налога для перечисления в Фонд социального страхования РФ, Пенсионный фонд РФ, фонды обязательного медицинского страхования.
Начисленный налог (взнос) в Фонд социального страхования РФ используется частично в самой организации для выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.
Начисленные пособия отражаются по дебету счёта "Расчёты по социальному страхованию и обеспечению" и кредиту счёта "Расчёты с персоналом по оплате труда". Суммы выплаченных пособий относятся на дебет счёта "расчёты с персоналом по оплате труда" и в кредит счёта "Кассы".
Использованные организацией средства Фонда социального страхования относятся с кредита счёта "Расчёты по социальному страхованию и обеспечению" в дебет счёта "Расчёт по налогам и сборам".
Предварительный контроль в организации. Контроль за оплатой труда и расходованием средств фонда заработной платы осуществляется, прежде всего, в организации, где, используя данные первичного учёта выработки и оплаты труда, нормировщики, бухгалтеры и внутренние аудиторы проверяют правильность документов на выполненные работы, соответствие указанных в них сумм расценкам, окладам, сигнализируют о случаях незаконного использования средств, предназначенных на оплату труда, и добиваются устранения причин их перерасхода.
На предприятиях малого бизнеса внутренний контроль за оплатой труда могут осуществлять сами владельцы-учредители (собственники) при расчёте размера заработной платы и составлении расчётных и платёжных ведомостей.
Контроль со стороны. Предварительный и последующий контроль за рациональным использованием фонда оплаты труда в пределах заработанных средств и за правильностью выдачи со счетов организаций денежных средств на оплату труда осуществляют учреждения банков. Они проверяют на основе получаемых от организаций справок соответствие начисленного фонда заработной платы объёму заработанных ими средств.
Выдача средств на оплату труда (на потребление) учреждениями банков производится в пределах заработанных средств. Этот предел определяется исходя из планируемых (прогнозируемых) затрат на оплату труда в стоимости продукции (работ, услуг) и фактически выполненного объёма продукции (работ, услуг) за отчётный квартал.
Не могут быть направлены на потребление такие средства, как арендная плата, выручка от продажи основных средств, амортизационные отчисления, средства целевых кредитов.
Структурные подразделения организации, имеющие отдельный бухгалтерский баланс и расчётный счёт, но не наделенные правом юридического лица, расходы на потребление осуществляют в пределах заработанных ими средств на сновании самостоятельного представляемой в банк справки.
Организации в качестве источника формирования средств на потребление могут использовать прибыль прошлых лет, оставшуюся в их распоряжении, за вычетом произведённых расходов на производственное и социальное развитие и другие цели, кроме выплат, входящих в фонд потребления.
Определённый вклад в контроль за составом фонда заработной платы вносят органы государственной статистики. Показатели по оплате труда и выплатам социального характера содержатся в формах федерального государственного статистического наблюдения № П-4 "Сведения о численности, заработной плате и движении работников" и № ПМ "сведения об основных показателях деятельности малого предприятия".
Раскрытие информации в бухгалтерской отчётности. Информация по учёту труда, численности работников по их составу, затратам, размеру затрат в себестоимости отдельных видов продукции (работ, услуг) относится как к бухгалтерскому (финансовому) учёту, так и к бухгалтерскому (управленческому) учёту. На этом участке бухгалтерского учёта трудно найти границы между его подсистемами отнесение той или иной информации к тому или иному виду учёта организация определяет самостоятельно исходя из соображений коммерческой тайны, взаимоотношений между наёмными работниками и работодателями и других факторов её деятельности.
Что касается раскрытия информации для внешних потребителей, то организации обязаны:
в бухгалтерской отчётности привести данные о затратах на заработную плату в целом по организации за отчётный период;
в формах федерального государственного статистического наблюдения привести информацию о составе фонда заработной платы и выплат социального характера, численности и движении работников.
На каждого работника в бухгалтерии открывается лицевой счёт, в котором проставляются общие сведения о работнике (Ф.И.О., должность и место работы, назначения и перемещения, размер тарифной ставки или оклада, характер удержаний и др.) и накапливаются сведения о начислениях заработной платы, удержаниях и выплатах нарастающим итогом в течение календарного года. На каждый календарный год открывается новый лицевой счёт.
Данные лицевых счетов являются основанием для исчисления среднего заработка при расчёте отпускных, для оплаты больничных листов, пособий, выплаты компенсации при увольнении, для начисления пенсий.
Сведения о начисленных суммах заработной платы и произведённых удержаниях ежемесячно переносятся из лицевых счетов в расчётную ведомость, и таким образом, в этом документе суммируются данные о начисленных суммах и произведенных удержаниях по всем работникам предприятия.
Результаты расчётов сумм, причитающихся каждому работнику к выдаче, переносятся в платёжную ведомость; по ней выдаётся заработная плата.
На малых и средних предприятиях может использоваться единая расчётно-платёжная ведомость, которая служит одновременно для расчёта заработной платы и для выдачи причитающихся работникам сумм из кассы.
При выдаче заработной платы из кассы предприятий каждый работник должен расписаться в ведомости, по которой производится оплата (платёжной или расчётно-платёжной). Если работник получает заработную плату не наличными, а путём перечисления на его лицевой счёт в банке, то в ведомости нужно указать номер и дату платёжного поручения на перечисление (в графе, где должна стоять его подпись).
Таким образом, аналитический учёт заработной платы ведётся на лицевых счетах и в расчётно-платёжных ведомостях.
Для синтетического учёта заработной платы предназначен пассивный балансовый счёт 70 "Расчёты с персоналом по оплате труда" (приложение 1). По кредиту этого счёта отражается начисленная за отчётный период (за месяц) заработная плата, а по дебету - все удержания из заработной платы за этот период. Разница между кредитом и дебетом счёта - это сумма заработной платы, которая подлежит выдаче на руки всем работникам предприятия.
Следовательно, в пассиве баланса на каждое первое число месяца, следующего за отчётным, будет числиться сумма кредиторской задолженности предприятия по заработной плате работникам, начисленной за отчётный месяц, но не выданной в этом месяце. Сумма кредиторской задолженности равна сумме заработной платы, причитающейся к выдаче на руки.
При выдаче заработной платы кредиторская задолженность предприятия перед работником будет погашена. На сумму выданной заработной платы в бухгалтерском учёте делается проводка:
Дт 70 "Расчёты с персоналом по оплате труда"
Кт 50 "Касса".
Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ, денежные средства, предназначенные для оплаты труда и выплаты пособий, можно хранить в кассе не более трёх дней, включая день получения денег в банке. В течение этих трёх дней производится выплата заработной платы. Против фамилий работников, не получивших заработную плату в эти сроки, ставится штамп или отметка от руки: "Задепонировано". В конце ведомости кассир делает запись о Фактически выплаченной сумме, подлежащей депонированию, ставит свою подпись и штамп или отметку от руки: "Расходный кассовый ордер №…".
Составляется реестр депонированных сумм, на них выписывается общий расходный кассовый ордер, и сумма неполученной заработной платы сдаётся в банк. Депонированная заработная плата может быть востребована работником в течение трёх лет. Для этого нужно получить с расчётного счёта требуемую сумму и выдать её через кассу. Невостребованная заработная плата по истечении трёх лет зачисляется в прибыль предприятия (в бюджетных организациях перечисляется в доход бюджета).