3. Внутренняя среда организации и ее элементы
Основными элементами организации считаются цели, ресурсы, разделение труда, культура, технологии, структуры, каналы обмена информацией, нормы поведения сотрудников и проч. Их совокупность образует ее внутреннюю среду.
Разделение труда представляет собой разграничение и обособление различных видов деятельности, закрепление их за отдельными людьми и группами. Оно бывает горизонтальным и вертикальным. Горизонтальное имеет в основе технологии, профессии, выпускаемую продукцию и определяет общую организационную структуру.
Вертикальное разделение труда, связанное с обособлением исполнителей и руководителей разного уровня, служит основой структуры управленческой.
Технология определяет связь между отдельными видами работ, в том числе по управлению, последовательность их выполнения во времени и пространстве.
Существует четыре типа технологий.
Складывающаяся технология заключается в том, что все участники относительно независимо друг от друга работают на кого- то одного, кто создает конечный продукт. Так часто происходит при написании книг, когда каждый из авторов приносит составителю свой раздел, а тот уже компонует из них произведение.
Последовательная технология предполагает, что работы в организации вытекают друг из друга, ни одна не может начаться раньше, чем закончится предыдущая. На основе такой технологии работает конвейер.
Связанная технология означает, что работы взаимно обусловливают друг друга, но при этом не обязательно в строгой последовательности. Так, например, происходит работа над сложным документом, который руководитель может многократно после уточнений вновь передавать исполнителям.
Групповая технология заключается в том, что работы выполняются на одном стационарном объекте многими участниками. Так строится судно на стапеле.
Важнейшим элементом внутренней среды является организационный порядок. Под ним понимается совокупность автоматически действующих правил и норм (прохождение документов, прием посетителей, начало и окончание работы, перерывов и проч.). В соответствии с ними исполнители могут самостоятельно принимать значительную часть решений, не обращаясь каждый раз за указаниями к руководителю. Такой порядок может складываться стихийно либо конструироваться искусственно, но в любом случае закрепляется официально в приказах, инструкциях и проч.
Внутреннюю среду организации составляет также отношение между ее участниками. По содержанию эти отношения могут быть либо деловыми (между должностными лицами), либо эмоциональными с учетом симпатий и антипатий, а по форме- силовыми или партнерскими. Партнерские отношения более открыты, стабильны, основываются на осознании взаимозависимости людей. Организации, где они господствуют, напоминают рынок, в то время как предыдущие- гладиаторскую арену.
Постоянное изменение соотношения сил внутри организации придает отношениям между ее участниками динамизм.
Т.о. внутренняя среда- это совокупность элементов самой организации, к которым относятся:
1. разделение труда (горизонтальное и вертикальное);
2. технология деятельности (складывающаяся, последовательная, связанная, групповая);
3. организационный порядок;
4. отношения в коллективе.
4. Внешняя среда организации
Внешнюю среду (окружение) образует совокупность условий, складывающихся за пределами организации, с которыми она взаимодействует. С деловым окружением (поставщиками, потребителями, конкурентами и т.п.) такое взаимодействие происходит непосредственно, что позволяет организации оказывать на него активное влияние.
К фоновому окружению (например, законодательству) можно только приспосабливаться. Это предполагает либо подчинение, либо “уход” от влияния, либо нейтрализацию его неблагоприятных последствий.
Окружение организации характеризуется многообразием, сложностью, постоянным изменением и в целом оказывается неустойчивым. Это обстоятельство наряду с непредсказуемостью поведения персонала и менеджеров придает деятельности организации, особенно в перспективе, неопределенность.
Руководство организации должно быстро улавливать изменения во внешней и внутренней среде, понимать их роль в настоящем и будущем и выбирать наилучший вариант реакции на них в пределах существующих материальных и людских ресурсов.
Поскольку последние ограничены, особенно в краткосрочном периоде, на деле организация может реагировать лишь на некоторые изменения среды, а остальные- игнорировать. И от того, как она сумеет это сделать, зависит ее будущее.
Т.о. внешняя среда (окружение)- совокупность объектов и условий, с которыми организация взаимодействует непосредственно (деловое) или которые должна учитывать (фоновое).
5. Закрытые и открытые типы систем
Существует два основных типа систем: закрытые и открытые.
Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия
независимых от среды, окружающей систему. Часы - знакомый пример - закрытой системы. Взаимозависимые части часов двигаются непрерывно и очень точно, как только часы заведены или поставлена батарейка, и пока в часах имеется источник накопления энергии, их система независима от окружающей среды.
Открытая система характеризуется с взаимодействием с внешней средой.
Энергия, информация, материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы.
Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от
информации, материалов, поступающих из вне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить своё функционирование.
Руководители в основном занимаются системами открытыми, потому что все
организации являются открытыми системами.
Крупные составляющие сложных систем, таких как организация, зачастую сами являются системами. Эти части называются подсистемами. В
организации подсистемы – это различные отделы, уровни управления,
социальные и технические составляющие организации.
Теория систем говорит, что организация состоит из многочисленных
взаимозависимых подсистем и является открытой системой, которая
взаимодействует с внешней средой. Эта теория конкретно не определяет
основные переменные, влияющие на функцию управления. Не определяет она и того, что в окружающей среде влияет на управление и как среда влияет на результат деятельности организации. Очевидно, что руководители должны
знать, каковы переменные организации как системы, для того, что бы
применять теорию систем к процессу управления. Это определение
переменных и их влияния на эффективность организации является основным
вкладом ситуационного подхода, являющегося логическим продолжением
теории систем.
Заключение
Длительное время в России вообще не уделялось внимание менеджменту.
Экономическая стабильность организации, ее выживаемость и эффективность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с ее непрерывным совершенствованием и развитием. При этом совершенствование организации должно осуществляться по принципу адаптации к внешней среде.
Организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, капитала, а также потребителей, от руководителя зависит выживет его организация или нет. Поэтому ему необходимо выявит факторы внешней среды, которые оказывают влияние на его организацию. Факторы внешней среды принято делить на факторы прямого и внешнего воздействия.
К прямым относят: поставщиков, трудовые ресурсы, законы и учреждение государственного регулирования, потребителей, конкурентов.
Косвенными называются факторы, которые не могут оказывать прямого воздействия на деятельность организации, но тем не менее сказываются на ней. Это такие факторы как состояние экономики, научно-техническая революция, социокультурные и политические изменения. Влияние групповых интересов и существенные политические и экономические события в других странах.
Факторы внешней и внутренней подсистем организации взаимосвязаны. Изменение любой внутренней или внешней переменной может сказаться на другой, изменение одного фактора окружающей среды может обусловить изменение другого.
Сегодня четко прослеживаются факторы, определяющие необходимость постоянного совершенствования и адаптации организации. Это: рынок сбыта производимой или продаваемой продукции и вида услуг;
рынок поставщика или рынок потребителя исходных материалов, энергии, товаров и услуг; финансовый рынок; рынок труда; окружающая природная среда.
Без учета этих факторов невозможно планировать стратегию развития. Поэтому успех любого предприятия или организации и возможность их выживания зависят от способности быстро адаптироваться к внешним изменениям. В постоянном стремлении поддерживать соответствие организации условиям внешней среды заключается принцип адаптивного управления.
При этом естественно не следует забывать о внутренних факторах влияющих на деятельность фирмы. Внутренняя среда организации формируется под воздействием явлений, оказывающих влияние на процесс производства продуктов (услуг), структуру предприятия, его культуру и ресурсы, в составе которых первостепенное значение принадлежит персоналу, его знаниям, способностям, взаимоотношение - все эти факторы имеют место в любой организации. Но они не всегда находятся под контролем менеджера, поскольку деятельность фирмы зависит от информации и других ресурсов поступающих из вне.