2. Условия, влияющие на эффективность коммуникаций
Эффективность определяется как мера достижения поставленных целей, проявление каждого типа эффектов разумно оценивать с точки зрения их функциональности - дисфункциональности. Первое свидетельствует о положительной эффективности, т.е. достижении коммуникатором своих намерений, а второе – об обратном. Большинство исследований коммуникации, проводимых социологами направлены на изучение результатов коммуникации и имеют конечной целью повышение ее эффективности. При этом используется своего рода «элементный подход», при котором воздействуют на один или большее число элементов коммуникационного процесса для получения большего эффекта.
Для успешного осуществления эффективной коммуникации необходимо осознать, какие базовые элементы лежат в ее основе. Рассматривая продвижение информации от отправителя к получателю, не следует забывать о помехах – тех случайных целенаправленных конкурирующих сообщениях, которые могут заметно повлиять на ваше обращение. Чтобы обращение было эффективным, кодирование, осуществляемое отправителем, должно быть адекватно расшифровано получателем. Так, наиболее удачные обращения – это те знаки, которые хорошо знакомы получателю. Чем больше опыт отправителя совпадает с опытом получателя, тем эффективнее будет обращение.Чем большей монополией обладает источник коммуникации, тем выше вероятность положительного отклика получателя.
Коммуникации являются более эффективными тогда, когда обращение соответствует мнениям, убеждениям и предпочтениям получателя.
Легче осуществлять воздействие, если человек увлечен или интересуется темой.
Коммуникации будут более успешными, если источник считается профессиональным, обладает высоким статусом, если известны его цели и ориентация, и особенно в том случае, если источник влиятельный и легко идентифицируется.
При любой коммуникации необходимо учитывать социальный контекст, который всегда влияет на восприятие.
Наличие обратной связи – важное условие эффективных коммуникаций. Повторение содержания задания подчиненным позволяет дополнить его, если что-то упущено, и скорректировать, если что-то неправильно понять. Следует учитывать, что наибольшее доверие вызывает непосредственное и эмоционально окрашенное информирование. Конкретные сообщения с хорошими, ясными примерами предпочтительнее абстрактики. Сообщения не должны содержать больше информации, чем может воспринять получающий ее человек в определенный промежуток времени. Предпочтительнее осуществление обратной связи в тот момент, когда получатель информации готов к ней.
Необходимо обеспечить:
· объективность (беспристрастность) обратной связи;
· целенаправленность обратной связи;
· своевременность обратной связи.
Обратная связь – это реакция получателя на сообщение источника. Источник может учесть обратную связь при изменении последующих сообщений. Таким образом, обратная связь делает коммуникацию динамическим двусторонним процессом. Обратная связь может рассматриваться как сообщения источнику, которые содержат данные об эффективности предыдущего акта коммуникации. Положительная обратная связь информирует источник, что желаемый результат был достигнут. В этом смысле отрицательная обратная связь информирует источник, что желаемый результат сообщения достигнут не был. В этом смысле отрицательная обратная связь плохо влияет на отношение между источником и получателем и может породить между ними конфликт. С точки зрения повышения эффективности коммуникации отрицательная обратная связь имеет большое значение, чем положительная. И тем не менее из-за ее разрушительного действия инициатор такой связи, вероятнее всего, останется не поощренным или даже будет наказан. Например, попробовать сказать начальнику, что предложенная и ценимая им идея не работает.
Словом «шум» мы называем помехи и искажения в процессе коммуникации, которые препятствуют достижению заданного результата коммуникации. Примером может служить попытка вести разговор во время громкой музыкальной радиопередачи. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может измениться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.
Хотелось бы добавить о том, что эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо уметь слушать. К несчастью, немногие научились слушать с той степенью эффективности, которая в силах людей.
Многим кажется, что слушать это означает лишь вести себя спокойно и дать другому человеку говорить. Однако это лишь незначительный фрагмент процесса сосредоточенного слушания. Как показывают исследования, управляющий по сути дела слушает лишь 25 %–ой эффективностью. Согласно, другому исследованию, эффективное слушание является важнейшим качеством эффективного функционирующего менеджера.
3. Коммуникативные барьеры – проблема, требующая решения
Источниками коммуникативных барьеров выступают как индивиды, так и организации в целом.
Существуют следующие виды индивидуальных барьеров.
Во-первых, барьеры в общении между людьми могут быть связаны с различиями в эмоциях и типах восприятия. Например, если человек склонен разделять людей на группы (классы), его мнение будет трудно изменить. Если человек жестко определяет свою позицию еще до начала дискуссии, возможности достижения успеха в коммуникации резко уменьшаются. Более того, люди с различным прошлым или уровнем знаний, как правило, по-разному интерпретируют одну и ту же информацию.
Во-вторых, проблема может заключаться в неправильном выборе канала или средства коммуникации. Например, когда сообщение имеет эмоциональную окраску, целесообразно передавать его лично, при встрече. А не в письме. Письменные сообщения лучше подходят для рутинных сообщений, но они не обеспечивают достаточно быстрой обратной связи. Кроме того, письменные сообщения нецелесообразно использовать для передачи множественных информационных сигналов.
В-третьих, коммуникативные трудности часто связаны с семантическими различиями. Семантика - это смысл слов и контекст, в котором они используются. Так, слово "эффективность" для директора фабрики может означать достижение высоких объемов производства, а для специалиста по человеческим ресурсам - удовлетворения работников. Следовательно , успешные коммуникации предполагают тщательный подбор слов, которые призваны точно отображать ваши мысли.
В-четвертых, получатель может не правильно понять отправителя, если тот говорит одно, а невербальными сообщениями указывает совсем на другое. Если выражение лица человек не соответствует его словам, в коммуникациях будут присутствовать "шум" и неопределенность. Интонации, жесты, действия - все это не должно противоречить произнесенному вслух.
Организационные коммуникативные барьеры связаны с факторами, присущими организации в целом. Прежде всего, это проблема разного статуса и уровня полномочий. К примеру, будь вы сотрудником первой линии, сообщили бы вы менеджеру о какой либо проблеме, если ваше обращение создаст у менеджера отрицательное впечатление о вашей работе? С другой стороны, наделенные властью менеджеры не редко воспринимают рядовых сотрудников как не способных к серьезным мыслям и поступкам индивидов.
Значительное влияние на коммуникации оказывают различия в целях и потребностях отделов. У каждого из них свои проблемы. Для производственного отдела главное - показатели производительности, его сотрудники достаточно далеки от интересов работников службы маркетинга.
Третья проблема заключается в том, что коммуникативные потоки могут не соответствовать задаче команды или всей организации. Если при выполнении нестандартных задач применяется централизованная структура коммуникаций, обмен информации между работниками будет явно недостаточным. Организация, отдел или команда максимально эффективны только тогда, когда объем коммуникаций между работниками соответствует поставленной задаче.
И последнее препятствие. Негативное воздействие на эффективность коммуникаций оказывает отсутствие в организации формальных каналов. В компании всегда должны быть адекватные текущей ситуации восходящие . нисходящие и горизонтальные коммуникации в различных формах: опросы работников, политика открытых дверей, информационные письма, записки, специальные команды, даже учреждения специальных "связующих" должностей. Отсутствие формальных каналов означает отсутствие в организации коммуникаций как таковых.
4. Анализ коммуникативной деятельности в учреждении
Юридический отдел районной администрации, являясь структурным подразделением администрации, плохо взаимодействует с другими отделами администрации, осуществляет работу с населением. Задачи юридического отдела: подготовка и юридическая проверка нормативных актов администрации, юридические консультации по вопросам деятельности администрации. Коммуникативные процессы протекают по двум основным направлениям: взаимодействие специалистов отдела между собой и с заведующим отдела, взаимодействие со специалистами других отделов. Часто на практике наблюдаются следующие проблемы в коммуникативном взаимодействии. Во-первых, специалисты отдела не всегда правильно воспринимают указания и рекомендации заведующего отделом, что связано с неумением слушать указания начальства, практически воспринимать его советы. Во-вторых, недостаточно эффективно налажено взаимодействие с другими отделами в плане передачи информации, указаний, часто задерживаются затрагиваемые материалы, тормозится работа из-за неясностей формулировки заданий. Это приводит к нарушению сроков выполнения работы, отсутствию должного управленческого контроля. В-третьих, наблюдаются проблемы в общении между специалистами отдела, высок уровень напряженности, нередко происходят конфликт между ровесниками. Учитывая методику преодоления коммуникативных барьеров, для разрешения указанных проблем рекомендуется: