В описях на товарно-материальные запасы, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных запасов, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.
Товарно-материальные запасы, хранящиеся на складах «Ясли - сад № 53 », заносятся в описи на основании документов, подтверждающие эту сдачу на ответственное хранение. В описях на эти запасы указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.
В описях на товарно-материальные запасы, переданные в переработку другому предприятию (учреждению), указываются наименование перерабатывающего предприятия (учреждения), наименование запасов, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата подачи запасов в переработку, номера и даты документов.
Инвентаризация товарно - материальных запасов в «Ясли - сад № 53» проводится по мере производственной необходимости, но не менее одного раза в год. В обязательном порядке инвентаризация проводится:
- при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- при установлении фактов хищения или злоупотреблений, а также порчи товарно-материальных запасов;
- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при ликвидации (реорганизации) предприятия перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Республики Казахстан.
Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя предприятия. В её состав рекомендуется включать представителей администрации, работников бухгалтерской службы, службы внутреннего контроля и других специалистов.
Инвентаризационная комиссия составляет «Инвентаризационную опись товарно-материальных запасов». В ней отражается фактическое наличие товарно-материальных запасов на основании перерасчета по каждому материально ответственному лицу отдельно. На основании описей бухгалтером составляется сличительная ведомость результатов инвентаризации. Описи подписывает бухгалтер, материально-ответственное лицо своей подписью подтверждает согласие с результатами инвентаризации. Результат инвентаризации выводится не позднее трех дней после проведения инвентаризации. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета признаются: излишки – доходом, недостачи – расходом. Излишки запасов подлежат оприходованию. Возмещение недостач производится по рыночным ценам, но не ниже фактической себестоимости.
После проведении инвентаризации товарно - материальных запасов в «Ясли - сад № 53 » в марте 2006 года были выявлены следующие результаты, представленные в таблице 4.
Таблица 4 - Журнал хозяйственных операций по учету результатов инвентаризации материальных запасов «Ясли– сад № 53»
| Наименование операций | Сумма, тенге | Дебет | Кредит |
| Произведен взаимозачет излишков в результате инвентаризации | 2100 | 206 | 206 |
| В результате инвентаризации оприходованы излишки материалов | 1000 | 201,1 | 727 |
| В результате инвентаризации выявлена недостача материалов | 3000 | 334 | 201.2 |
| Сумма выявленной недостачи списана на виновное лицо | 1500 | 333,2 | 334 |
| Списана недостача материалов в пределах норм естественной убыли, а также недостача, по которой не установлено виновное лицо | 1500 | 821 | 334 |
3 Аудит товарно-материальных запасов
3.1 Оценки системы внутреннего контроля товаров
Основной целью аудита товарно-материальных запасов является установление правильности ведения учета их; получение точных сведений о наличии и движении запасов в местах их хранения, обеспечении сохранности товарно-материальных запасов и соблюдении установленных нормативов их производственного потребления; выявление и реализация ненужных предприятию материальных запасов с целью мобилизации материальных ресурсов.
Основная цель аудитора при исследовании и документировании движения операций - определить сильные стороны контроля, чтобы убедится, что существенные ошибки отсутствуют. Если контроль неадекватен, требуется оценить его слабые стороны для выяснения того, какие процедуры необходимы для предотвращения существенных ошибок.
Проверку системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля начинают с установления соотношения показателей баланса, Главной книги, регистров учета с данными аналитического учета и первичной документацией.
Необходимо сверить сальдо счетов 20 подраздела «Материалы» на первое число в балансе, Главной книге с данными ведомостей.
При оценке вероятности существенных ошибок и нарушений, большая их часть относится к одному из трех типов:
- неправильная оценка товарно-материальных запасов;
- отсутствие первичных документов, подтверждающих ту или иную корреспонденцию счетов при учете товарно-материальных запасов;
- фиктивные операции с товарно-материальными запасами.
Прежде чем приступить к проверке учета ТМЗ по существу был разработан вопросник внутреннего контроля по учету ТМЗ в УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53». С помощью вопросника определяется состояние внутреннего контроля, дается предварительная оценка учета ТМЗ, выявляются более слабые стороны в учете, а также планируется состав основных контрольных процедур.
Вопросник составляется в 3-х экземплярах. На каждом из них проставляется должность, Ф.И.О. лица, с которым будет проведена беседа.
Содержание внутреннего контроля учета товарно-материальных запасов и его результаты на УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» представлены в таблице 5.
Таблица 5 - Организация внутреннего контроля учета товарно- материальных запасов на УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53»
| Вопросы тестирования | Ответы | Прим ечания | |
| Да | Нет | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Проверка наличия и сохранности материальных запасов, своевременности и правильности проведения инвентаризации | |||
| Правильно ли осуществляется подбор и расстановка материально-ответственных лиц? | Да | ||
| Созданы ли условия материально-ответственным лицам для обеспечения сохранности товарно-материальных запасов? | Да | ||
| Отвечают ли склады и места хранения ТМЗ предъявленным требованиям и пригодны ли они для использования по назначению? | Да | ||
| Соблюдается ли установленные сроки проведения инвентаризации и порядок ее проведения? | Да | ||
| Проверяется ли правильность осуществления бухгалтерских записей по результатам инвентаризации ТМЗ? | Да | ||
| Проверка складского учета, правильности оформления первичных документов по движению товарно-материальных ценностей и обеспеченности предприятия производственными запасами на последнюю отчетную дату. | |||
| Своевременно и правильно ли заполняются кладовщиком карточки складского учета? | Да | ||
| Имеются ли отрицательные переходящие остатки по тем или иным видам материалов? | Нет | ||
| Правильно и своевременно ли осуществляется кладовщиками сдача первичных документов и материальных отчетов в бухгалтерию? | Да | ||
| Осуществляется ли главным бухгалтером и руководителями соответствующих подразделений предприятия контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов? | Да | ||
| Проверка полноты и своевременности оприходования поступивших материалов и правильности произведенных при этом бухгалтерских записей. | |||
| Производится ли анализ производственных запасов и обеспеченности ими предприятия для осуществления бесперебойной деятельности? | Нет | ||
| Осуществляется ли контроль за своевременностью поступления и оприходования материалов? | Да | ||
| Правильно ли оформляются приходные ордера? | Да | ||
| Сопоставляются ли данные приходных ордеров, карточек складского учета с показателями счетов-фактур, накладных и других сопроводительных документов поставщиков? | Да | ||
| Осуществляется ли бухгалтерией анализ расчетных документов (счета-фактуры, товарно-транспортной накладной, и др.) поступающих от поставщиков? | Да | ||
| Устанавливается ли достоверность операций и правильность оформления актов при покупке материалов у физических лиц по рыночным ценам, оплаченных наличными деньгами из кассы или из подотчетных сумм? | Да | ||
| Проводится ли проверка полноты и своевременности оприходования ТМЗ? | Да | ||
| Проверка обоснованности операций по отпуску производственных запасов и правильности их отражения на счетах бухгалтерского учета. | |||
| Проверяется ли использование ТМЗ по различным направлениям деятельности? | Да | ||
| Осуществляется ли нормирование материалов и контроль за их расходованием, а также правильностью документального оформления? | Да | ||
| Имеется ли список должностных лиц, которым представлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов и на вывоз их с предприятия? | Да | ||
| Сличаются ли первичные данные о расходе материалов с данными отчета о движении их, производственных отчетов? | Да | ||
| Правильно ли определяется потребность в материалах по действующим на предприятии нормам? | Да | ||
| Определение метода оценки ТМЗ. | |||
| Указан ли в приказе по учетной политике предприятия метод оценки материалов? | Да | ||
| Выделяется ли НДС отдельной строкой в расчетных, товарных и платежных документах? | Да | ||
| Проверка правильности документального оформления и осуществления бухгалтерских записей по операциям, связанным с реализацией материальных ценностей сторонним предприятиям. | |||
| Проверяется ли обоснованность договорных цен на реализацию материалов? | Да | ||
| Не реализованы ли дефицитные материалы по заниженным ценам и не нанесены ли убытки предприятию по операциям, связанным с реализацией материалов на сторону? | Да | ||
| Изучение актов, решений администрации и других документов на списание недостач материальных ценностей сверх установленных норм естественной убыли вследствие их порчи из-за снижения цен. | |||
| Имеется ли акты, решения администрации и другие документы на списание недостач материальных ценностей сверх норм естественной убыли вследствие их порчи и уценки из-за снижения цен? | Нет | ||
Проведение теста внутреннего контроля учета товарно-материальных запасов показывает, что уровень контроля в УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» -средний.