Система внутреннего контроля по учету товарно-материальных запасов «Ясли - сад № 53» базируется на основных методиках и процедурах (процедуры внутреннего контроля), принятых руководством хозяйствующего субъекта для целей правильного и эффективного осуществления учета товарно-материальных ценностей, включая строгое соблюдение методов руководства, охрану материальных запасов, предотвращение и обнаружение мошенничества и ошибок, точность и полноту учетных записей и своевременную подготовку достоверной информации.
Со всеми работниками УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53», связанными с хранением и использованием товарно-материальных запасов в процессе своей работы, заключены договора о полной материальной ответственности.
К ним относятся: заместитель директора по хозяйственной части, кладовщик, методист, старшая медицинская сестра, кастелянша.
Основные запасы материалов сосредоточены в складских помещениях и находится на материальной ответственности заместителя директора по хозяйственной части.
Товарно-материальные запасы разложены на стеллажах, имеются измерительные приборы - переосвидетельствованные и клейменые весы, а также мерная тара.
Учет товарно-материальных запасов осуществляется в карточках складского учета установленной формы в количественном выражении.
Расход товарно-материальных запасов со склада оформляется накладными на внутреннее перемещение, которые подписывает начальник производства в графе "Принял" и сам кладовщик в графе "Отпустил".
Расход товарно-материальных запасов на сторону оформляется накладными на сторону.
Целесообразность отпуска материала подтверждает своей подписью директор, также накладную на сторону подписывает главный бухгалтер, кладовщик и покупатель. Копии накладных сдаются в бухгалтерию вместе с материальным отчетом.
Заведующий складом ежемесячно сдает в бухгалтерию «Ясли - сад № 53» документы на приход и расход и прилагает к ним материальный отчет, где ставит свою подпись.
Бухгалтер после проверки отчета ставит свою подпись в графе «Принял».
Руководителем предприятия приказом 15/1 от 6.01.2006г. назначена постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
В ноябре 2006 года УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» проводилась сплошная инвентаризация по складам сырья и материалов. Излишков и недостач не обнаружено.
В бухгалтерии УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» ведется журнал учета поступающих грузов, с помощью которого осуществляется контроль за учетом выполнения договорных поставок, здесь же оформляются приходные ордера на прибывшие товарно-материальные запасы, которые визирует главный бухгалтер и кладовщик (принявший товарно-материальные запасы на свой подотчет).
Плана материально-технического снабжения на предприятии нет.
При получении ТМЗ самовывозом в «Ясли - сад № 53» оформляется доверенность на получение материалов.
Выданные доверенности регистрируются в журнале выдачи доверенностей, в которых делается отметка о получении груза. При проверке журнала выдачи доверенностей нами установлено, что журнал регистрации выдачи доверенностей ведется в соответствии с требованиями по бухгалтерскому учету, незаконных доверенностей нет.
Везде есть отметки о получении товарно – материальных запасов. Согласно учетной политике «Ясли - сад № 53» неиспользованная доверенность возвращается в бухгалтерию через 3 дня. Неиспользованные доверенности перечеркиваются и подшиваются в папке «Испорченные доверенности».
На основании материальных отчетов разрабатывается «Отчет движения сырья и материалов» по каждому подотчетному лицу отдельно. Затем на основании отчетов о движении сырья и материалов заполняется ведомость и обороты и сальдо счетов 20 подраздела «Материалы» заносятся в Главную книгу.
Согласно учетной политики УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53», ТМЗ оцениваются по средневзвешенной стоимости. ТМЗ списываются согласно норм расхода сырья и материала. Все нормы разрабатываются на основе сметы затрат на одного ребенка.
Нормы и акты переработки визируются директором УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53». Расчет среднего процента для списания отклонений фактической себестоимости материалов от их стоимости по учетным ценам не используется. Транспортно-заготовительные расходы списываются сразу на поставляемые материалы.
По учету ТМЗ в УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» разработана специальная корреспонденция счетов.
Оценив систему внутреннего контроля, аудитор может приступить к разработке программы аудиторской проверки ТМЗ. Программа аудиторской проверки товарно-материальных запасов, должна включать следующие вопросы:
- проверка правильности отражения в отчетности товарно-материальных запасов;
- проверка наличия и сохранности товарно-материальных запасов;
- проверка складского учета и обеспеченности предприятия товарно-материальными запасами на последнюю отчетную дату;
- проверка правильности оформления первичных документов по движению товарно-материальных запасов;
- проверка полноты и своевременности оприходования поступивших запасов и правильности произведенных при этом бухгалтерских записей;
- проверка обоснованности операций по отпуску производственных запасов на изготовление готовой продукции и правильности их отражения на счетах бухгалтерского учета;
- определение метода оценки товарно-материальных запасов;
- проверка правильности документального оформления и осуществления бухгалтерских записей по операциям, связанных с передачей на переработку и реализацией материальных запасов сторонним предприятиям;
- проверка своевременности и правильности проведения инвентаризации сырья, материалов и других запасов;
- изучение активов, решений администрации и других документов на списание недостачи материальных запасов сверх установленных норм естественной убыли, вследствие их порчи и уценки из-за снижения цен.
Аудиторская проверка ТМЗ в УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» будет осуществляться по программе, представленной в таблице 6.
Таблица 6 - Программа аудиторской проверки по учету товарно-материальных запасов в УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53»
| Действия | Источники информации | Приемы проверки |
| 1 | 2 | 3 |
| Проверка соответствия показателей баланса данным главной книги | Бухгалтерский баланс, Главная книга по счетам подраздела 20 “Материалы” | изучение, подтверждение |
| Проверка правильности ведения синтетического и аналитического учета ТМЗ | Главная книга, Ж/О № 6, 7, 10, ведомости анал. учета, Первичные документы, карточки складского учета | изучение, подтверждение |
| Проверка полноты и своевременности оприходования поступивших материалов и правильности произведенных при этом бухгалтерских записей | Первичные документы (накладные, счета-фактуры, платежные требования, приходные ордера), карточки складского учета, ведомости, Ж/О №6, Главная книга, Ж/О №7 | Выборочная проверка, сопоставление |
| Проверка обоснованности операций по отпуску производственных запасов на и правильности отражения на счетах бухгалтерского учета | Первичные документы (накладные на внутреннее перемещение, отпуск в производство), нормы, отчет о движении материалов по подотчетным лицам, ведомости, Ж/О №10, Главная книга | Выборочная проверка, сопоставление, пересчет |
| Определение метода оценки ТМЗ | Приказ по учетной политике предприятия, ведомости, Ж/О №10 | Выборочная проверка, пересчет, подтверждение |
| Изучение Актов, решений администрации на списание недостач материальных ценностей | Акты и решения администрации на списание материалов, акты инвентаризации | Прослеживание, изучение |
3.2 Аудиторские процедуры по существу
Чрезвычайно велико значение аудиторской проверки сохранности, правильного использования и организации учета сырья, материалов, топлива, запасных частей.
Проверку наличия и сохранности материальных запасов аудитору следует начать с обследования складского хозяйства и проведения их инвентаризации.
При обследовании складского хозяйства аудитору необходимо обратить внимание на состояние и правильное использование складских помещений и измерительных приборов; эффективность работы контрольно-пропускного пункта; наличие пожарной и охранной сигнализации; соблюдение установленных правил приемки, отпуска и хранения материальных запасов; подбор и расстановку материально ответственных лиц, заключение с ними договоров о полной материальной ответственности, наличие залежалых, некомплектных и испорченных материалов; правильность оформления приходных и расходных документов, ведение складского учёта и составления отчетности.
Обследование складов и мест хранения материальных запасов осуществляется с целью выяснения их пригодности для использования по назначению, соблюдения правил хранения запасов и противопожарной безопасности, наличия сигнализации, весового хозяйства, других измерительных приборов и т.д.