Учет и аудит товарно-материальных запасов на примере Управления дошкольных и внешкольных учреждений "Ясли–сад № 53" (стр. 8 из 17)

Согласно Методическим рекомендациям "О порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных запасов и отпуска их по доверенности", утвержденным приказом Департамента методологии бухгалтерского учета и контроля Министерства финансов Республики Казахстан от 6 марта 1998 года № 46, для получения материальных запасов со складов поставщиков работнику складского хозяйства или снабженцу выдается доверенность. Ответственность за правильную выдачу доверенностей, их учет и контроль за выполнением поручений возлагается на главного бухгалтера.

Движение материальных запасов представлено на рисунке 4.

Рисунок 4 – Схема движения товарно-материальных запасов

Доверенность в УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» подписывается директором и главным бухгалтером. Выданные доверенности строго учитываются. Для этого их регистрируют в специальном журнале, который прошнуровывается, пронумеровывается и скреплен печатью. В нем указывается номер доверенности, дата выдачи, срок действия (10 дней), должность и фамилия лица, кому выдана доверенность, его подпись, наименование поставщика, наименование и количество товара или документ, по которому должен быть получен товар. В этом журнале делают расписку в получении доверенности и отметку об ее использовании. Работник, получивший доверенность обязан отчитаться перед бухгалтерией предоставлением документов о выполнении поручения, а неиспользованные доверенности возвратить.

Не допускается выдача доверенностей, которые не заполнены или заполнены частично, без образцов подписей лиц, на имя которых они выписаны.

Доверенность выдают на определенный срок, но, как правило, не более чем на 10 дней.

Материально ответственное лицо, получившее доверенность, приняв и оприходовав товары не позднее следующего дня, независимо от того, получены товары полностью или частями, должен представить в бухгалтерию все оправдательные документы. В журнале учета выданных доверенностей делается соответствующая отметка, то есть указываются номер и дата сопроводительного товарного документа.

Если товар не получен, доверенность возвращают в бухгалтерию не позднее следующего дня после истечения срока действия доверенности. При этом бухгалтер погашает ее надписью "Не использована" и делает отметку в журнале учета выданных доверенностей. Неиспользованные доверенности хранятся в бухгалтерии до конца отчетного года у бухгалтера, ответственного за их регистрацию.

Контроль за соблюдением поставщиком установленного порядка отпуска по доверенности товарно-материальных запасов возлагается на директора и главного бухгалтера. Контроль за своевременным и полным оприходованием материалов (товаров) должен осуществляться систематически на основе соответствующих документов поставщиков бухгалтерией.

2.3 Синтетический и аналитический учет ТМЗ

Синтетический учет товарно-материальных запасов ведется на синтетических счетах материалов, заготовления и приобретения материалов, отклонения в стоимости материалов, на забалансовых счетах товарно-материальных запасов, принятых на ответственное хранение, и материалов, принятых в переработку.

Учет материальных запасов УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» ведется на основных активных счетах подраздела 20 «Материалы»:

- 201 «Сырье и материалы», в который входят субсчета:

- 201,1 «Продукты питания»;

- 201,2 «Мягкий инвентарь»;

- 201,3 «Медикаменты»;

- 201,4 «Канцелярские товары и методическая литература»;

- 203 «Топливо»;

- 204 «Тара»;

- 205 «Запасные части»;

- 206 «Прочие материалы»;

- 208 «Строительные материалы».

В таблице 2 представлена корреспонденция счетов по учету движения материальных запасов за март 2006 года.

Таблица 2 - Журнал хозяйственных операций по учету материальных запасов в УДВУ ГККП «Ясли – сал № 53» за март 2006 года

Наименование операций	Сумма, тенге	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1	2	3	4
Поступление и оприходованиепродуктов питания	405035	201,1	671
Поступление и оприходованиемягкого инвентаря	18370	201,2	671
Поступление и оприходованиепрочих материалов	51610	206	671
Поступление и оприходованиепрочих материалов	51610	206	671
Поступление и оприходование канцелярских товаров через подотчетного лица	3500	201.4	333.1
Оплата счетов поставщиков со специальных счетов в банках	475015	671	423
Списание израсходованныхпродуктов питания связанное с реализацией услуг	405035	821	201,1
Списание израсходованныхканцелярских товаров на общиеи административные расходы	3500	821	201,4

Кроме вышеуказанных операций предприятия могут проводить следующие хозяйственные операции по учету движения материальных запасов, представленные в таблице 3.

Таблица 3 - Корреспонденция счетов по учету движения материалов

Содержание операции	Сумма	Корреспонденция счетов
	(тенге)	Дебет	Кредит
1	2	3	4
Операции произведенные за отчетный период
Приобретение материалов в счет выданных подотчетных сумм	33500	201,203-206,208	333
Приобретение материалов у организации	356700	201,203-206,208	671
Безвозмездная передача и реализация материалов	4500	845	201,203-206,208
Оприходование излишков материалов выявленных при инвентаризации	2480	201,203,205,206,208	722
Безвозмездное получение материаловот организаций	4260	201,203-206,208	727
Возврат поставщику бракованныхматериалов	9600	671	201,203-206,208
Списание материалов на операции,связанные с реализацией услуг	456700	811	201,203-206,208
Списание материалов на общие иадминистративные расходы	128900	821	201,203-206,208
Списание сверхнормативных потерь,порчи и недостачи материалов	523	821	201,203-206,208
Возможная хозяйственная операция
Оприходование материалов, полученных от ликвидации (демонтажа) основных средств по ценам возможного использования	201,203,205,206,208	722
Оприходование материалов, поступивших в результате стихийных бедствий	201,203-206,208	862
Списание материалов в результате стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций, прекращенных операций и израсходованные на ликвидацию их последствий	861-864	201,203-206,208

Как было отмечено выше, учет материальных запасов ведется по фактической себестоимости или по учетным ценам. При учете материалов по фактической себестоимости в дебет материальных счетов относятся все расходы по их приобретению.

При этом способе учета поступление материалов отражают по дебету счета:

- материалов, расчеты с поставщиками и подрядчиками – на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков (без налога на добавленную стоимость) со всеми наценками снабженческих и внешнеторговых организаций и транспортно-заготовительными расходами, включенными в счета поставщиков, в том числе по оплате таможенных пошлин, процентов за кредит, предоставленный поставщиком; на стоимость услуг (также без НДС), транспортных (железнодорожных и водных) организаций, стоимость услуг товарных бирж и др.;

- расчетов с подочетными лицами – на стоимость материалов, оплаченных из подочетных сумм;

- вспомогательных производств – на расходы по доставке материалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства;

- всновного производства или Вспомогательных производств – на стоимость возвратных отходов;

- других счетов (например Краткосрочных кредитов банков – при начислении процентов за кредит).

Прибывшие от поставщиков материалы, по которым не поступили платежно-расчетные документы (неотфактурованные поставки), принимаются по приемному акту, составляемому на складе. Оприходование запасов осуществляется по учетным ценам либо по ценам договора или предыдущих поставок. Если до конца месяца расчетный документ не поступит, указанные поставки остаются в приемной оценке. В следующем месяце при поступлении расчетного документа стоимость неотфактурованных поставок в приемной оценке сторнируется и составляется новая запись по фактическим сумма, указанным в документах поставщиков.

Стоимость акцептованных и оплаченных материалов, не поступивших в течение отчетного периода (материалы в пути), по окончании месяца отражается по дебету счета Материалов и кредиту счета Расчетов с поставщиками и подрядчиками (без оприходования запасов на склад). В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а на поступление ценностей составляется обычная бухгалтерская запись.