-Консультации с руководителем организации и аппаратом по вопросам отношений с прессой и потенциальной реакции СМИ на предложенные решения.
-Контроль за подготовкой выступлений, или, по меньшей мере, пересмотр готовых речей и сообщений.
-Отслеживание (мониторинг) всех материалов (статей и видеоматериалов, по радиопрограммам - название радиостанции, название программы, дата, время выхода и краткое содержание) вышедших в СМИ. Создание архива.
-Анализ эффективности проведенного мероприятия и выработка рекомендаций на будущее.
-Формирование базы данных СМИ и отслеживание изменений на рынке СМИ своего региона.
-Организация транспортного обеспечения и размещения в гостинице приезжих журналистов.
-Аккредитация журналистов.
-Сотрудничество с организациями, осуществляющими защиту прав и интересов журналистов и СМИ в своем регионе.
-Сотрудничество с пресс-службами, департаментами по связям с общественностью органов власти в регионе.
-Сотрудничество с пресс-службами общественных организаций и проведение совместных акций.
-Написание статей в газетах и журналы (по мере необходимости).
-Выпуск собственного печатного издания. (Как правило, выходят небольшим тиражом, и распространяется среди членов организации).
-Участие в создании фирменного стиля, собственной рекламной продукции (бланки, визитки, плакаты, сувенирные календари, буклеты, брошюры и т.д., и т.п.).
Пресс-служба является структурным подразделением аппарата (например, областного комитета). Руководитель пресс-службы и (или) пресс-секретарь подчиняется непосредственно руководителю организации и взаимодействует со всеми структурными подразделениями организации.
Существует множество вариантов состава пресс-службы в зависимости от масштабов деятельности организации и организационной структуры. Но, как показывает опыт, во время текущей работы (когда нет крупных мероприятий) достаточно пресс-секретаря и его помощника. При проведении массовых мероприятий и акций необходимо сформировать пресс-центр, привлекать пресс-секретарей первичных или региональных организаций. Пресс-секретари первичных организаций являются потенциальными сотрудниками пресс-службы. Пресс-секретарь постоянно поддерживает с ними связь: информирует о важных событиях, новых программах, проводит семинары и мастер-классы.
При определении статуса официального представителя ответственность в первую очередь ложится на чиновника или должностного лица, которого он или она представляет. Это должностное лицо совместно со своим представителем должно выработать принципы организации пресс-службы, определить её обязанности.
При этом должностное лицо должно принять решения по следующим вопросам:
·Насколько доступным/ой для прессы он/она хочет быть?
·Каковы будут отношения официального представителя с другими членами аппарата данного должностного лица?
·Необходимо так же рассмотреть более мелкие вопросы:
·Как часто он или она будут давать интервью?
·Как часто он или она будут проводить пресс-конференции?
·Может ли официальный представитель выступать от его/её лица? Или только сам руководитель организации будет давать брифинг для журналистов?
В идеале руководящее лицо открыто для прессы, часто проводит пресс-конференции и имеет официального представителя, который может говорить от его/её имени.
«Для того, чтобы пресс-секретарь работал эффективно, он должен быть доступен для журналистов, хорошо информирован и должен верить в важность прессы в условиях демократии, - считает Ди Ди Майерс, бывший пресс-секретарь президента Билла Клинтона. – Демократия без свободной печати невозможна, и хотя пресса иногда может казаться навязчивой, ей необходимо оставаться свободной. Пресс-секретарь должен понимать миссию прессы и работать, исходя из этого».
Проблема полномочий представителя по связям со СМИ по отношению к другим сотрудниками должностного лица так же является важной. В данном аспекте возникают следующие вопросы:
- Осуществляются ли все контакты с прессой на начальном этапе через представителя по связям со СМИ, и имеет ли он/она больший приоритет перед другими членами аппарата во взаимоотношениях со СМИ?
- Уполномочены ли другие службы отвечать на вопросы, не касающиеся их непосредственной деятельности, не проконсультировавшись первоначально с пресс-службой? Например, если журналист звонит в офис личного секретаря с простым вопросом о времени проведения какого-либо мероприятия, нужно ли переадресовать этот вопрос пресс-службе, или личный секретарь может сам на него ответить?
- Кто должен просматривать пресс-релизы, тексты выступлений и официальные заявления пресс-службы?
- Должен ли другой высокопоставленный сотрудник администрации, например, начальник отдела, иметь полномочия по утверждению официальных заявлений?
- Будет ли официальный представитель иметь доступ к высокопоставленным сотрудникам офиса?
Лучше всего, когда пресс-секретарь координирует все связи персонала со СМИ. Как минимум пресс-секретарю необходимо как можно скорее узнать, общался ли какой-либо сотрудник с представителями прессы и какие темы обсуждал. В отсутствии чётких процедур администрация может давать прессе противоречивую информацию, общественность останется в замешательстве и, в конечном счёте, перестанет доверять организации.
Для должностного лица и его/её пресс-службы должно быть установлено правило: никаких неожиданностей или, по крайней мере, как можно меньше неожиданностей.
Важно определить, какая деятельность на уровне кабинета вписывается в общую программу отношений организации и СМИ, и какая роль в этом принадлежит официальному представителю.
Координация является ключевым пунктом для большей части пресс-служб. Например, целесообразно проводить еженедельную тематическую телефонную пресс-конференцию с отделами по связям с общественностью своих подразделений. Посредством телефонных совещаний можно скоординировать и проконтролировать ключевые вопросы, с которыми придётся иметь дело в ближайшие недели.
1.3. МЕТОДЫ И ПРИЕМЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ДЛЯ ФОРМИРОВАНИЯ ПОЛОЖИТЕЛЬНОГО ИМИДЖА ОРГАНИЗАЦИИ
Информационное взаимодействие является одним из ключевых моментов эффективной деятельности пресс-служб. В целях своевременного предоставления информации журналистам с СМИ для обеспечения качественного информационного взаимодействия между организацией, которую представляет пресс-служба и масс-медиа, следует отметить следующие моменты: формирование базы данных по СМИ.
База данных СМИ – это список всех средств массовой информации, работающих в вашем регионе.
Их можно разделить на:
·Региональные. Выходят только в вашем регионе.
·Центральные. Присылаются из столицы и в регионах только распечатываются. Как правило, содержат некоторый процент региональной рекламы. В регионе обычно функционирует лишь рекламный отдел.
·Региональные приложения центральных СМИ.
База данных СМИ должна содержать следующую информацию:
-Наименование СМИ, адрес и телефоны редакции, тираж.
-Ф.И.О. главного редактора и журналистов, занимающихся определенной тематикой или ведущих определенной полосы, т.к. в некоторых газетах есть, например, молодежные полосы, а в некоторых журналист, который занимается молодежными темами. К телекомпаниям и радио это, как правило, не относится, за исключением молодежных редакций.
-Основная тематика и направленность СМИ (развлекательные, политические, экономические и т.д., как правило, это относится к печатным СМИ).
-Какие рубрики содержатся в газете, и кто их ведет. Не вся молодежная информация обязательно попадает на молодежную полосу. Например, информация экономического характера может быть размещена в экономическом разделе.
-Какие программы существуют на местном ТВ и радио.
-Периодичность выхода газет и молодежных полос в них, программ на ТВ и радио.
Главная задача пресс-секретаря организации заключается в том, чтобы об организации не только знали, но и не забывали. Поэтому необходим творческий подход к работе и правильное использование внутреннего информационного поля организации. Информационным поводом может стать и удачно сказанная фраза руководителя организации, если ее правильно подать. Информация должна быть подана так, чтобы она интересовала читателей, зрителей, и слушателей. Поэтому грамотно составленный информационный повод является залогом успеха.
Есть несколько правил при создании информационных поводов:
·Необходимо подавать социально значимые новости.
·Меньше официоза, больше живого, эмоционального текста, интересного для восприятия целевой аудитории.
·Не врать и не говорить лишнего.
При помощи чего можно подавать информацию:
-Пресс-релизы.
-Статьи и репортажи.
-Собственные издания (вкладыши в солидные издания – покупают место в газете)
-Выставки, дни открытых дверей.
-Бегграундер – постоянно выходящая информация о существовании и деятельности той или иной организации.
-Пресс-пакет: пресс-релиз, буклеты, информационные листовки.
-Биографии известных личностей в организации.
-Факт-лист: краткая справка об организации.
-Вопрос-ответ: инициированные самой же организацией вопросы, запущенные в СМИ.
-Заявление, меморандум: в основном используется в критических ситуациях.
Каналы распространения информации:
1. Прямая почтовая рассылка. Как правило, создается собственная база данных потребителей, представителей СМИ и пр. или даже несколько, в зависимости от целей, которые преследует организация.
2. Раздаточный материал. Листовки, проспекты, каталоги, буклеты, плакаты, календари могут, как раздаваться непосредственно потребителю, раскладываться в почтовые ящики, так и быть вывешены в местах наибольшего скопления потенциальных потребителей (естественно, при наличии специального разрешения).