Бизнес процессы учебной организации. типы и особенности, организационные структуры, эффектив

Реферат Тема: Бизнес процессы учебной организации. типы и особенности, организационные структуры, эффективность План 1. Описание и оптимизация бизнес-процессов

Реферат

Тема:

Бизнес процессы учебной организации. типы и особенности, организационные структуры, эффективность


План

1. Описание и оптимизация бизнес-процессов

1.1 Понятие о процессном подходе

1.2 Описание процессов

1.3 Этапы анализа и оптимизации бизнес-процессов компании

Литература

1. Описание и оптимизация бизнес-процессов

1.1 Понятие о процессном подходе

Бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы. Такая деятельность может быть любого рода: планирование, производство, торговля, исследование, администрирование и т. д.

Впервые схему процесса в виде модели «черного ящика», в котором есть вход и выход, предложил известный кибернетик Н. Винер еще в середине прошлого века. При этом входы в общем случае представляют собой сырье, энергию, исполнителей, документацию и информацию, инструменты и оборудование, условия окружающей среды, а выходами служат продукция, услуги, решения, информация и прочее.

Понятие «процессная ориентация» впервые было описано М. Портером. Он считал, что взаимодействие между звеньями цепи, в которой создается ценность, - главный принцип деятельности организации. Э. Деминг в процессную ориентацию внес свой вклад, введя понятие поточной диаграммы, отражающей взаимосвязи внутри фирмы - от поставщика до потребителя - как процесс, который может быть измерен и улучшен подобно любому другому процессу.

В дальнейшем подход ориентации на бизнес-процессы был оценен известными специалистами в области качества (Т. Д евенпорт, Д. Шорт, М. Хаммер) как особо важный шаг для достижения успехов в деятельности организации. М. Хаммер ввел термин «реинжиниринг» для описания развития организации, ориентированной на потребителей и базирующейся на стратегических бизнес-процессах. Он считал, что процессная ориентация поможет организации преодолеть проблемы перехода от функциональной к перекрестно-функциональной деятельности, как ключевой деятельности организации. Хаммер также считал, что внутрифирменная культура, ориентированная на бизнес-процессы, базируется на системном мышлении и нацеливает процессы фирмы на потребителя и перекрестно-функциональную деятельность.

Т. Девенпорт расширил это понятие, представив взгляд на процесс как на совокупность элементов, касающихся структуры процесса, его направленности, способов измерения, а также владельцев и потребителей процесса. Он подчеркнул особое значение обязательств по постоянному улучшению процессов и систем сбора информации о них, считая процессы основными компонентами корпоративной (внутрифирменной) культуры. М. Хаммер описал процессное мышление в виде четырех категорий, базирующихся на перекрестном функционировании и нацеленных на конечные результаты организации:

· бизнес - процессы,

· выполняемые работы и структуры,

· процессы измерения и системы измерения,

· ценности и убеждения.

Заслуживают также внимания взгляды Б. Андерсена [3] на функциональный и процессный подходы к управлению. Отвечая на свой же вопрос: «Что же представляет собой организация (компания): совокупность отделов или совокупность процессов?», автор отмечает, что с ростом индустриализации, когда появились крупные предприятия со значительным числом работников, стало нецелесообразно содержать универсальных работников для выполнения любой работы. Сама работа стала настолько сложной, что каждый рабочий, чтобы повысить производительность труда, был вынужден специализироваться на выполнение каких-то отдельных операций. Стало логично организовывать отделы, состоящие из работников родственных специальностей. Такие отделы стали называть функциональными, а саму структура управления - функциональной (или линейно-функциональной).

Такая система давала определенные преимущества:

· сотрудники получили возможность специализироваться в избранной ими профессии и, таким образом, выработать профессиональные навыки высочайшего уровня,

· вследствие централизации разных функций затраты организации снизились,

· труд стал более безопасным, так как каждый теперь знал свое рабочее место, а также ту работу, которую он должен выполнять,

· стало легче формировать организационную структуру компании и т.д.

1.2 Описание процессов

Основные характеристики процесса, которые необходимо зафиксировать, следующие:

1. Наименование процесса (оно должно быть кратким и по возможности выражено отглагольным существительным).

2. Код процесса.

3. Определение процесса (формулировка, раскрывающая сущность и основное содержание процесса).

4. Цель процесса (необходимый или желательный результат процесса).

5. Владелец процесса (лицо, ответственное за перспективное планирование, ресурсное обеспечение и эффективность процесса).

6. Участники процесса (лица, принимающие участие в выполнении процесса).

7. Нормативы процесса (документация, содержащая показатели норм, в соответствии с которыми осуществляется процесс).

8. Входы процесса (материальные и информационные потоки, поступающие в процесс извне и подлежащие преобразованию).

9. Выходы процесса (результаты преобразования, добавляющие стоимость).

10. Ресурсы (финансовые, технологические, материальные, трудовые и информационные, посредством которых осуществляются преобразование входов в выходы).

1.3 Этапы анализа и оптимизации бизнес-процессов компании

Анализ и оптимизацию бизнес-процессов компании можно разделить на два блока:

1. Описание бизнес-процессов компании «As Is»

2. Разработка моделей процессов «ToBe»

Цель первого блока - структуризация и формализация деятельности компании за счет решения следующих задач:

· Выделение бизнес-процессов компании «As Is»

· Диагностика и выбор приоритетных бизнес-процессов

· Описание бизнес-процессов компании «As Is»

Работы блока по описанию бизнес-процессов компании «As Is» согласно сформулированным задачам разбиваются на 3 этапа, описание каждого из этапов представлено в таблицах 1.1. – 1.3.

Таблица 1.1. Описание этапа «Выделение бизнес-процессов компании «As Is»

Работы Результаты
1. Разработка перечня бизнес -направлений компании Схема бизнес - направлений
2. Выбор инструментов и методов анализа бизнес-процессов Выбранные инструменты и методы анализа
3. Описание организационной структуры компании верхнего уровня Схема организационной структуры верхнего уровня
4. Идентификация бизнес-процессов предприятия «As Is» Перечень бизнес-процессов предприятия «As Is»
5. Классификация бизнес-процессов на основные, обеспечивающие и управленческие Дерево бизнес-процессов
6. Определение границ и описание первичных входов и выходов бизнес-процессов Перечни первичных входов и выходов
7 Идентификация и описание первичных потребителей и поставщиков бизнес-процессов Перечни первичных потребителей и поставщиков

Таблица 1.2. Описание этапа «Диагностика и выбор приоритетных бизнес-процессов»

Работы Результаты
1. Формализация и согласование целей компании Перечень целей
2. Проведение диагностики и выявление проблем и слабых мест бизнес-процессов Отчет с результатами диагностики, включающий перечень выявленных проблем и слабых мест бизнес-процессов
3. Анализ и ранжирование проблем и слабых мест бизнес-процессов Отчет с результатами анализа
4. Выбор приоритетных бизнес-процессов для дальнейшего описания «As Is» Перечень приоритетных бизнес-процессов
5. Разработка целей описания приоритетных бизнес-процессов «As Is» Цели описания приоритетных бизнес-процессов

Таблица 1.3. Описание этапа «Описание бизнес-процессов компании «As Is»

Работы Результаты
1. Уточнение и конкретизация целей описания бизнес-процессов Цели описания бизнес-процессов
2. Уточнение и конкретизация границ и первичных входов и выходов бизнес-процессов Перечни первичных входов и выходов
3. Уточнение и конкретизация первичных потребителей и поставщиков бизнес-процессов Перечни первичных потребителей и поставщиков
4. Описание вторичных входов и выходов бизнес-процессов Перечни вторичных входов и выходов
5. Описание вторичных потребителей и поставщиков бизнес-процессов Перечни вторичных потребителей и поставщиков
.6. Уточнение и конкретизация схем окружения бизнес-процессов Схемы окружения бизнес-процессов
7. Описание функциональной структуры бизнес-процессов «как есть» Перечни функций по бизнес-процессов
8. Описание информационных и материальных потоков бизнес-процессов Схемы информационных и материальных потоков

Цель второго блока – улучшение ключевых показателей выбранных бизнес-процессов за счет решения следующих задач:

· Определение значений ключевых показателей бизнес-процессов «To Be»

· Анализ бизнес-процессов «AsIs» и разработка решений по их совершенствованию

· Разработка моделей бизнес-процессов «To Be»

Работы блока по описанию бизнес-процессов компании «To Be» согласно сформулированным задачам разбиваются на следующие 3 этапа, описание каждого из этапов представлено в таблицах 1.4. – 1.6.

Таблица 1.4. Описание этапа «Определение значений ключевых показателей бизнес-процессов «To Be»

Работы Результаты
1. Определение ключевых показателей бизнес-процессов «As Is» и их текущих значений Таблица ключевых показателей бизнес-процессов «As Is» и их значений
2. Разработка значений ключевых показателей бизнес-процессов «To Be» Таблица ключевых показателей бизнес-процессов «To Be» и их значений

Таблица 1.5. Описание этапа ««Анализ бизнес-процессов «To Be» и разработка решений по их совершенствованию»

Работы Результаты
1. Анализ взаимодействия бизнес-процесса с другими бизнес-процессами компании Результаты анализа взаимодействия процессов
2. Определение степени удовлетворенности первичных клиентов бизнес-процесса его результатами. Определение требований первичных клиентов бизнес-процесса к его выходам/результатам Степень удовлетворенности и требования первичных клиентов бизнес-процесса
3. Определение степени удовлетворенности вторичных клиентов бизнес-процесса его результатами. Определение требований первичных клиентов бизнес-процесса к его выходам/результатам Степень удовлетворенности и требования вторичных клиентов бизнес-процесса
4. Анализ функциональной структуры бизнес-процессов «As Is» Результаты анализа функций бизнес-процесса
5. Анализ информационных и материальных потоков бизнес-процессов «As Is» Результаты анализа потоков процесса
.6. Выявление и детальный анализ проблем и слабых мест бизнес-процессов Перечень и результаты анализа проблем и узких мест бизнес-процессов
7. Ранжирование проблем и слабых мест бизнес-процессов Перечень ранжированных проблем и узких мест бизнес-процессов
.8. Определение возможных способов и методов улучшения значений ключевых показателей бизнес-процессов Предложения по способам и методам улучшения бизнес-процессов
9. Анализ и выбор наилучших способов и методов улучшения значений ключевых показателей бизнес-процессов Решение по способам и методам улучшения бизнес-процессов

Таблица 1.6. Описание этапа «Разработка моделей бизнес-процессов «To Be»

Работы Результаты
1. Определение границ и первичных входов и выходов бизнес-процессов «To Be» Перечни первичных входов и выходов
2. Определение первичных потребителей и поставщиков бизнес-процессов «To Be» Перечни первичных потребителей и поставщиков
3. Определение вторичных входов и выходов бизнес-процессов «To Be» Перечни вторичных входов и выходов
4. Определение вторичных потребителей и поставщиков бизнес-процессов «To Be» Перечни вторичных потребителей и поставщиков
5. Разработка схем окружения бизнес-процессов «To Be» Схемы окружения бизнес-процессов
.6. Разработка функциональной структуры бизнес-процессов «To Be» Перечни функций бизнес-процессов
7. Разработка информационных и материальных потоков бизнес-процессов «To Be» Схемы информационных и материальных потоков

Литература

1. ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ (СРЕДНЕМ СПЕЦИАЛЬНОМ УЧЕБНОМ ЗАВЕДЕНИИ) Утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 июля 2008 г. N 543

2. Ефимов, В. В. Описание и улучшение бизнес-процессов: учебное пособие - Ульяновск: УлГТУ, 2005. - 84 с.

3. Андерсен, Бьерн. Бизнес - процессы. Инструменты совершенствования / Б. Андерсен. - М.: РИА «Стандарты и качество», 2003. - 272 с

4. Булатович, М. Проектирование продукции на основе метода декомпозиции // Методы менеджмента качества. - 2002. - № 6. - С. 29-31.

5. 25. Маккормик, К. Ориентация на бизнес-процессы. Есть ли она у вас? // Стандарты и качество. - 2002. - № 2. - С. 86-88.

6. Адлер, Ю. П., Щепетова, Е. С. Что нам стоит процесс построить?// Методы менеджмента качества. - 2002. - № 6. - С. 4-8.

7. Владимирцев, А. В., Марцынковский, О. А., Шеханов, Ю.Ф. Внедрение процессной модели на предприятиях // Методы менеджмента качества. - 2002. - №8.-С. 15 -21.

8. Всеобщее управление качеством: учебник для вузов / О. П. Глудкин, А. И. Гуров, Ю. В. Горин. - М.: Горячая линия — Телеком, 2001. - 600 с.

9. И. Голубев, М. П., Маклаков, С. В. Эффективное управление компанией: создание организационной структуры на основе анализа бизнес-процессов // Машиностроитель. - 2003. - № 9. - С. 38-44.

10. Гарднер, Роберт. Десять уроков по улучшению процессов для руководителей // Методы менеджмента качества. - 2003. - № 7. - С. 16—21.

11. Елиферов, В. Г. Стандарт ИСО 9001:2000 и процессный поход // Все о качестве. -2004. -№1 (28 ). -С. 19-31 .

12. Ефимов, В. В. Улучшение качества проектов и процессов / В. В. Ефимов. - Ульяновск: УлГТУ, 2004. - 185 с.